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      基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

      2016-05-14 20:41:39侯榮旭
      經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2016年6期
      關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案管理

      侯榮旭

      摘 要:闡釋基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵,指出檔案信息化建設(shè)的必要性,分析基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性,提出企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略,以期為企業(yè)發(fā)展與建設(shè)提供決策依據(jù)。

      關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化建設(shè)

      中圖分類(lèi)號(hào):G278.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2016)06-0151-02

      一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

      企業(yè)檔案信息化建設(shè)是從資源利用率和資源共享角度出發(fā),利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及現(xiàn)代通訊等技術(shù)手段,把各類(lèi)分散的企業(yè)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行收集、整理、加工和利用,構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái),依托企業(yè)內(nèi)部往來(lái)環(huán)境,以網(wǎng)絡(luò)共享方式供用戶使用,為用戶快速準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的檔案信息而進(jìn)行的正常信息化建設(shè)。

      企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括兩個(gè)步驟,首先,將企業(yè)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化。即將紙質(zhì)文件、文字資料、圖片素材、工程圖紙等原始檔案資料,運(yùn)用數(shù)碼拍照、掃描處理等信息化技術(shù)手段生成數(shù)字資源,為信息化管理準(zhǔn)備數(shù)字素材。其次,運(yùn)用先進(jìn)的軟件技術(shù)建設(shè)企業(yè)檔案信息管理一體化系統(tǒng),通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源存儲(chǔ)與共享,依托企業(yè)信息化網(wǎng)絡(luò),減少人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等資源的耗用,為企業(yè)發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支持。因此,企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程不是某個(gè)具體單一技術(shù)問(wèn)題,而是企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)間融會(huì)貫通、全方位的整個(gè)的過(guò)程,是企業(yè)管理的系統(tǒng)工程。

      二、大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化建設(shè)的科學(xué)性

      隨著電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用快速發(fā)展,特別是大量移動(dòng)智能終端在人類(lèi)日常生活中廣泛應(yīng)用,使得信息數(shù)據(jù)如雨后春筍般快速增長(zhǎng),產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息,因此如何科學(xué)有效地管理與利用這些數(shù)據(jù)為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是企業(yè)迫切解決的實(shí)際問(wèn)題。目前,數(shù)據(jù)發(fā)掘、對(duì)比分析、云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)趨于穩(wěn)定,云計(jì)算主要體現(xiàn)在商業(yè)模式與服務(wù)模式,大數(shù)據(jù)關(guān)注數(shù)據(jù)處理,具有多樣性、海量、快速的特點(diǎn),讓企業(yè)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,開(kāi)創(chuàng)高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù),以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一般大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析等宏觀系統(tǒng)結(jié)構(gòu),同時(shí)也擁有系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)管理、安全管理等常規(guī)軟件功能(如下圖所示)。

      三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

      在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下,檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存發(fā)展的必要條件,隨著企業(yè)管理信息化觀念的不斷深入,檔案信息化逐漸成為企業(yè)重要戰(zhàn)略目標(biāo)。目前,我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定成績(jī),但是在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與綜合利用等復(fù)雜能力方面有待進(jìn)一步加強(qiáng),目前依然處于起步階段,在各個(gè)方面存在著如下幾個(gè)問(wèn)題:(1)受地區(qū)區(qū)域和企業(yè)規(guī)模影響,企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡;(2)落后的檔案管理觀念及傳統(tǒng)的企業(yè)管理體制,影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程;(3)企業(yè)檔案信息化建設(shè)局限于某個(gè)局部,缺乏全局整體規(guī)劃;(4)企業(yè)檔案管理需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù),現(xiàn)有的企業(yè)管理人員無(wú)法勝任檔案信息化建設(shè)工作;(5)缺乏統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)安全無(wú)法得到保障。

      四、基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化建設(shè)策略

      大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展,促進(jìn)了企業(yè)的合理規(guī)劃發(fā)展,企業(yè)決策分析建立在實(shí)時(shí)海量數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上,而不是傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)與直覺(jué),大數(shù)據(jù)分析成為企業(yè)發(fā)展決策的重要支柱。特別是企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)正在由B2C向C2B和O2O轉(zhuǎn)變,用戶的需求與體驗(yàn)分析是企業(yè)決策發(fā)展的重要依據(jù)。因此,建立基于大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的必然,圍繞我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題,本文認(rèn)為企業(yè)信息化建設(shè)策略應(yīng)該按照以下幾點(diǎn)進(jìn)行:

      (一)建立先進(jìn)的硬件、軟件環(huán)境,為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐

      檔案信息化建設(shè)第一步就是傳統(tǒng)資料的數(shù)字化,涉及檔案收集、數(shù)字處理、數(shù)字存儲(chǔ)、信息傳遞等復(fù)雜工作,需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及配套的軟件及硬件支撐。在硬件建設(shè)方面,需要如計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、路由器等信息處理設(shè)備。在軟件建設(shè)方面,建設(shè)以企業(yè)檔案管理平臺(tái)及企業(yè)檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

      (二)完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系

      大數(shù)據(jù)產(chǎn)生了大量電子文件,因此需要構(gòu)建企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),建立企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制度。企業(yè)既要結(jié)合自身特點(diǎn),同時(shí)又要遵循行業(yè)規(guī)范來(lái)制定企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系。

      (三)信息安全防護(hù)體系是系統(tǒng)健康發(fā)展的基礎(chǔ)

      商業(yè)機(jī)密和企業(yè)核心商業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)是檔案電子化必須重點(diǎn)考慮的內(nèi)容,必須從根本上堵住被泄露的漏洞。除了利用信息化手段建設(shè)反病毒、反黑客等抵御手段外,企業(yè)必須加強(qiáng)機(jī)密信息保護(hù),實(shí)行信息審計(jì),有限的信息資源共享,必要時(shí)采用隔離等手段,保護(hù)企業(yè)信息安全。機(jī)密數(shù)據(jù)全部采用加密算法進(jìn)行加密傳輸與攜帶,并具有自破壞、自破損等保護(hù)功能,同時(shí)盡可能減少機(jī)密信息的接觸者數(shù)量,確保信息安全。

      (四)提高企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍素質(zhì)

      高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案信息建設(shè)的重要保障。從原始數(shù)據(jù)到數(shù)字化處理的轉(zhuǎn)化中,需要相應(yīng)的生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售等方面的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。因此,大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作者提出了新的要求,檔案管理人員是懂技術(shù)和管理的復(fù)合型人才,不僅掌握基本的辦公自動(dòng)化及信息化軟件使用,還需要具有生產(chǎn)流程管理、安全保密、復(fù)雜信息處理檔案的能力。

      五、結(jié)論

      基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)是對(duì)企業(yè)信息資源的深度開(kāi)發(fā)與利用,該項(xiàng)目是企業(yè)運(yùn)行與發(fā)展的復(fù)雜系統(tǒng)工程,企業(yè)需要依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行整體規(guī)劃,確定科學(xué)合理目標(biāo),構(gòu)建檔案元素間的相互關(guān)聯(lián)與關(guān)系,應(yīng)用現(xiàn)代化科技管理手段,建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng),為企業(yè)今后發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù),推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。

      參考文獻(xiàn):

      [1] 陶雪嬌,胡曉峰,劉洋.大數(shù)據(jù)研究綜述[J].系統(tǒng)仿真學(xué)報(bào),2013,(S1):144-145.

      [2] 許勤.企業(yè)檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展[J].中外企業(yè)家,2013,(16):189.

      [1] Yiying Zhang,Cunying Wu,Jinping Cao andXiangzhen Li,A Secret Sharing-based Key Management in Hierarchical Wireless Sensor Network,The International Journal of Distributed Sensor Networks(SCI),2013.

      [責(zé)任編輯 王玉妹]

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