無紙化辦公條件下檔案管理的實踐與探索

林娟

【摘 要】我們現(xiàn)在的時代是電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機(jī)關(guān)辦公帶來了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題。本文緊密結(jié)合工作實際，就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進(jìn)行了認(rèn)真研究。

【關(guān)鍵詞】無紙化辦公；檔案管理；方法

進(jìn)入20世紀(jì)以后，隨著以電子計算機(jī)為核心的數(shù)字化辦公技術(shù)的普及和運用，電子文檔及部分音像制品進(jìn)入了檔案領(lǐng)域，盡管沒有能夠動搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。但是，我們可以看到，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，辦公逐步實現(xiàn)了無紙化。美國未來學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會將必然進(jìn)入無紙化辦公的時代”。這是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標(biāo)志。現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求。本文結(jié)合無紙化辦公與檔案管理工作實際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。

一、實現(xiàn)無紙化檔案管理的好處

（一）無紙化辦公與檔案管理實現(xiàn)無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。

（二）檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實現(xiàn)高密度永久保存。

（三）檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統(tǒng)檔案管理所不能比擬的。

（四）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料更加安全的加密保護(hù)。

（五）可以實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計和分析。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析及實現(xiàn)無紙化條件下檔案管理的途徑

（一）檔案管理現(xiàn)狀分析

今天數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開通，人們在逐漸習(xí)慣電腦上辦公，政府機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、企業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代化辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多的實現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。通過辦公平臺發(fā)布，實行無紙化辦公，根據(jù)工作實際情況盡量采用電子存檔、網(wǎng)上傳送、網(wǎng)上交換等形式，一般不得再印制紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。在此種情況之下，勢必會對檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，各部門產(chǎn)生的檔案的形式會變的更加復(fù)雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨然現(xiàn)在顯現(xiàn)的還不是很明顯，但隨著辦公現(xiàn)代化程度逐漸深入，由此產(chǎn)生的矛盾和工作瓶頸會逐步加劇。

（二）實現(xiàn)途徑

1.必須擁有一支適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理人才隊伍。我們傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關(guān)工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經(jīng)建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經(jīng)驗。而在現(xiàn)代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，面對檔案管理工作中產(chǎn)生的新問題，那么能夠擁有一支適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理隊伍是更好地完成檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，當(dāng)前檔案管理工作需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化隊伍。一是要做好專門人才的引進(jìn)、吸納；二是對原有檔案管理人員進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握新知識，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作；三是合理的組織形式。

2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。所有的檔案管理制度都是建立在紙質(zhì)載體為主的形式之下，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。需要我們根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)狀，充分進(jìn)行調(diào)研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現(xiàn)狀制度體系，推進(jìn)無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數(shù)字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和已成熟的經(jīng)驗，自上而下逐步展開。規(guī)范制度不能自搞一套，要建立科學(xué)化、規(guī)范化和兼容性強(qiáng)的工作制度來指導(dǎo)檔案管理工作實際。

3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉(zhuǎn)向為紙質(zhì)載體，并形成了現(xiàn)在的關(guān)于紙質(zhì)檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性，可以說“原件”就是傳統(tǒng)檔案的靈魂。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產(chǎn)生電子文檔等以磁盤和光盤等介質(zhì)保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復(fù)制等方面相當(dāng)方便和快捷。

三、具體工作方法

（一）以人為本，注重人才引進(jìn)和培養(yǎng)。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責(zé)之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實性。

（二）檔案管理應(yīng)是實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據(jù)。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數(shù)據(jù)共享相對于紙質(zhì)檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現(xiàn)代化辦公發(fā)展的方向，我們應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理，同時要更好的開發(fā)電子檔案的價值。

（三）電子檔案的形成應(yīng)有一套規(guī)范的制度和程序。在電子檔案形成時就應(yīng)確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時將電子檔案制成光盤或其它數(shù)字承載形式，上交檔案室進(jìn)行歸檔，上交時要上交二份，一份進(jìn)行永久保存，一份備查利用。

（四）檔案室在接收時要認(rèn)真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動。

（五）電子檔案保管應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。配備電子檔案保管設(shè)施和設(shè)備，達(dá)到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場和強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，環(huán)境溫度和相對濕度達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的安全與完整。

四、結(jié)束語

面對網(wǎng)絡(luò)化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視，行動上積極支持，經(jīng)費上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務(wù)，為機(jī)關(guān)辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機(jī)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王佳琳，雷玉芬.辦公自動化對文書檔案管理的意義[J].蘭臺世界，2015，6：51～53 .

[2]燕開良 無紙化辦公中加強(qiáng)檔案管理[J] 《政務(wù)辦公》 2006年4期.

[3]曲衛(wèi)華 王海英 檔案管理的現(xiàn)代化趨向[J] 《中醫(yī)藥管理雜志》 2006年第2期.

[4]張海洋 從檔案管理角度看“無紙化辦公”[J]《中國檔案報》 2006年第3版.

[5]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].機(jī)械工程出版社，2006.

[6]王建國.電子檔案前端管理模式探索—“檔先于文”理念初探[J].中國檔案，2013.