事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

孟蕊

【摘 要】檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的內(nèi)部管理具有重大的意義。只有不斷完善事業(yè)單位檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部人員的有序管理。但是目前我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理依舊存在很多的問(wèn)題，本文著重探究了事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，并且提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與改革開(kāi)放的深化，事業(yè)單位的改革與發(fā)展也取得了一定的成果，因此事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。為了保證工作的有序進(jìn)行，就必須對(duì)眾多的文件進(jìn)行有效的管理。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分積極的意義。規(guī)范化的檔案管理工作可以推進(jìn)事業(yè)單位的工作效率，提高工作質(zhì)量，使得事業(yè)單位內(nèi)部運(yùn)行更加協(xié)調(diào)有序。但是目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作不容樂(lè)觀，各事業(yè)單位檔案管理工作參差不齊，沒(méi)有形成嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致工作連續(xù)性被破壞，阻礙了檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的平均水平仍然處于由傳統(tǒng)的檔案管理階段向現(xiàn)代化新型檔案管理階段的轉(zhuǎn)型期，由于轉(zhuǎn)型帶來(lái)的檔案管理工作的“陣痛”不可避免，存在些許如下問(wèn)題：

（一）重視程度不夠，認(rèn)識(shí)程度不足

在中共中央的領(lǐng)導(dǎo)下，各大事業(yè)單位逐步基本認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要意義，并且逐步完善檔案管理工作的流程，來(lái)服務(wù)于事業(yè)單位內(nèi)部管理工作，但是許多單位對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還較為局限，科學(xué)性與全面性尚為欠缺，導(dǎo)致檔案錯(cuò)亂、遺失、尋找不便等弊端，使得檔案管理工作效率低下，沒(méi)有達(dá)到工作要求的系統(tǒng)化、集中化、優(yōu)質(zhì)性等特點(diǎn)。同時(shí)也沒(méi)有滿(mǎn)足市場(chǎng)對(duì)于檔案信息的需求，不利于事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）“依法管理”意識(shí)缺乏

我國(guó)針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的《檔案法》和《檔案管理辦法》等一系列規(guī)范檔案管理工作的法律，基本形成了檔案管理工作“有法可依”的局面，但是各事業(yè)單位在運(yùn)行檔案管理工作時(shí)，首先是工作人員對(duì)于國(guó)家設(shè)立的檔案管理法律知之甚少，其次工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案在內(nèi)部管理工作以及事業(yè)單位改革發(fā)展中的重要性，因此檔案管理法律使用成效甚微，沒(méi)有形成“依法管理”的良好局面，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作欠缺合法性、條理性。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

由于對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)性、連續(xù)性以及合理性的認(rèn)識(shí)與重視，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員更換頻繁，在管理人員招聘時(shí)，并沒(méi)有考慮到工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，而是飲鴆止渴，以眼前的利益為主，沒(méi)有為檔案管理工作日后的發(fā)展儲(chǔ)備相應(yīng)的人才。其次，部分事業(yè)單位在檔案管理工作人員招聘時(shí)，沒(méi)有將專(zhuān)業(yè)知識(shí)素質(zhì)進(jìn)行重點(diǎn)考察，但是檔案管理工作本身是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)不高的工作人員會(huì)造成檔案管理工作發(fā)展不順利。例如：在檔案查找過(guò)程中耐心不夠、對(duì)于檔案歸檔工作缺乏專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于檔案手續(xù)完整性審核不到位等等，這些都會(huì)造成部分工作失誤，沒(méi)有形成檔案管理部門(mén)對(duì)于其他部門(mén)的輔助作用。

（四）檔案管理部門(mén)缺乏現(xiàn)代化支持

檔案保存工作需要溫度、適度等多方面適合的條件進(jìn)行協(xié)調(diào)，否則檔案就會(huì)被損壞，但是部分事業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存室條件簡(jiǎn)陋，濕度、防火等設(shè)備配置不全，各種隱患充斥，工作人員感受不到單位對(duì)于自身工作的支持，也會(huì)產(chǎn)生消極怠工的情緒。同時(shí)在傳統(tǒng)檔案管理工作向現(xiàn)代化檔案管理工作的轉(zhuǎn)型階段，檔案管理部門(mén)更加需要資金支持，來(lái)購(gòu)置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，來(lái)實(shí)現(xiàn)電子化辦公，統(tǒng)一檔案管理體系，以方便查詢(xún)與歸檔，但是很多單位對(duì)于該部門(mén)的資金投入稀少，現(xiàn)代化的設(shè)備與人才沒(méi)有落實(shí)到位，因此檔案管理部門(mén)的工作發(fā)展陷入停滯。

三、事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

針對(duì)目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，并且促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理：

（一）加強(qiáng)全體人員認(rèn)識(shí)與重視

為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理工作的流程，促進(jìn)其現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與規(guī)范性，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視。第一，要加強(qiáng)全體人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員，只有事業(yè)單位管理者對(duì)于該部門(mén)的工作重視起來(lái)，才能調(diào)動(dòng)部門(mén)工作人員的積極性，同時(shí)才能引起全單位對(duì)于該工作的重視，這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行，長(zhǎng)期堅(jiān)持，才能達(dá)到宣傳效果；其次，要加強(qiáng)全體人員對(duì)于該工作的科學(xué)性、合理性認(rèn)識(shí)，要采取一定的科學(xué)方法進(jìn)行檔案管理，提升工作效率，并且要激發(fā)檔案部門(mén)工作人員積極創(chuàng)新管理方法，為部門(mén)工作做出杰出貢獻(xiàn)，不能將工作熱情只停留在重視層面，而要深化認(rèn)識(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化，這需要單位內(nèi)部建立一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并且完善單位內(nèi)部文化來(lái)激勵(lì)員工。

（二）加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳與利用

事業(yè)單位要將“依法管理檔案”這一工作原則進(jìn)行深入強(qiáng)調(diào)與解讀，明確做法，避免工作中的模棱兩可。同時(shí)要嚴(yán)格依照法律規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作，以方便與其他事業(yè)單位的對(duì)接，避免多種管理套路的出現(xiàn)，為工作帶來(lái)不必要的麻煩，加強(qiáng)檔案工作的程序化、規(guī)范化與科學(xué)化。其次，要對(duì)工作人員定期開(kāi)展法律法規(guī)培訓(xùn)，并且要在事業(yè)單位內(nèi)部定期進(jìn)行檔案管理法律法規(guī)宣傳，檔案管理工作的工作人員必須對(duì)于相關(guān)法律法規(guī)爛熟于心，以保證事業(yè)單位檔案管理工作按機(jī)制軌道有序運(yùn)行。

（三）嚴(yán)格甄選工作人員，明確分工

事業(yè)單位在為檔案管理部門(mén)招聘管理工作人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)于其專(zhuān)業(yè)知識(shí)的考察，以及從多個(gè)角度評(píng)判其是否適合這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)從檔案管理部門(mén)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，為部門(mén)挑選真正合適、具有能力和創(chuàng)新意識(shí)的工作人員。其次，在檔案管理部門(mén)內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)明確各位工作人員的職責(zé)，避免工作推諉。例如：整理歸檔、檔案查找、檔案調(diào)配、檔案資格審查等工作分別都由誰(shuí)負(fù)責(zé)，從而加快工作效率，使得工作人員熟能生巧，不僅保證了工作效率，還保證了工作質(zhì)量。如果出現(xiàn)工作錯(cuò)誤，也方便進(jìn)行更正，并且能培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感與工作意識(shí)。

（四）加強(qiáng)部門(mén)資金投入，提供發(fā)展基礎(chǔ)

在加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度之后，應(yīng)當(dāng)著手對(duì)于檔案管理工作室的硬件設(shè)施進(jìn)行更新與檢查，確保珍貴的檔案資料在安全的環(huán)境中保存。同時(shí)應(yīng)當(dāng)定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檢查，確保檔案保存的科學(xué)性。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)加大檔案管理部門(mén)的資金投入，一方面是體現(xiàn)對(duì)于部門(mén)發(fā)展的重視，另一方面是改善檔案管理部門(mén)的辦公環(huán)境，促進(jìn)檔案管理新方法的創(chuàng)新，加快向現(xiàn)代化新型檔案管理的轉(zhuǎn)型。

（五）拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)渠道

事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)打破原有的檔案信息搜集模式，積極利用各種現(xiàn)代化手段完善檔案資源信息，發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)編寫(xiě)屬于單位的檔案發(fā)展史，以形成系統(tǒng)的檔案管理流程，由每一位檔案管理部門(mén)工作人員進(jìn)行總結(jié)完善，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理方法適度創(chuàng)新。其次，各單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)組織定期交流，互換工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)共同發(fā)展。

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