企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

潘楊靜

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟體制的逐步完善，企業(yè)的管理核心由產(chǎn)品管理變?yōu)橹R管理。新世紀(jì)企業(yè)間的競爭歸根究底是人才的競爭，人力資源管理成為企業(yè)管理中重要的部分，企業(yè)內(nèi)的人力資源管理水平?jīng)Q定著企業(yè)的發(fā)展進程。在企業(yè)人力資源管理的改革中，人事檔案管理和人力資源管理相輔相成，二者的關(guān)系也隨著社會的進步而不斷發(fā)生變化。在現(xiàn)今的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r下，企業(yè)管理中人力資源管理對人事檔案管理具體工作做出了新的要求，為保障企業(yè)的長遠發(fā)展，人事檔案管理體制的改革工作迫在眉睫，筆者從企業(yè)人力資源管理的角度，對人事檔案管理工作做出的新要求進行了詳細(xì)的闡述。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；企業(yè)人力資源管理；人才

前言：

隨著我國對企業(yè)的扶持力度，企業(yè)的建立在質(zhì)和量上有了很大的飛躍，隨之而來的競爭愈演愈烈，企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，所以，企業(yè)的人力資源管理成為企業(yè)管理中重要部分。而人力資源的管理是否有效主要取決于人事檔案管理工作。因此人事檔案工作又成為企業(yè)人力資源管理的重要部分，人事檔案管理和人力資源管理是統(tǒng)一的整體，二者的工作密不可分，尤其在當(dāng)下的經(jīng)濟體制的變化下，企業(yè)人力資源管理管理對人事檔案管理工作做出了新要求，人事檔案管理工作的改革勢在必行。

一、企業(yè)人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要性

（一）為企業(yè)人力資源管理提供有效數(shù)據(jù)

人事檔案管理工作作為企業(yè)人力資源管理的數(shù)據(jù)庫，能為企業(yè)人力資源管理提供在人力調(diào)整的資料依據(jù)。在人事檔案中記錄企業(yè)員工的工作狀況，對員工進行合理的工作安排，發(fā)揮其工作優(yōu)勢，根據(jù)現(xiàn)在的工作做出分析，預(yù)測其未來的發(fā)展?jié)摿?，避免人才的流失，為企業(yè)輸送高素質(zhì)人才。由此可見，人事檔案管理的有效工作簡化了人力資源管理的繁瑣步驟，提高了企業(yè)人力資源管理的工作效率。

（二）預(yù)測潛在的人力資源需求

以企業(yè)現(xiàn)狀為依據(jù)，通過對人事檔案資料的整理和分析，能夠得出在企業(yè)發(fā)展中對人才的需求。企業(yè)需要哪種類型人才，由此來提供員工的詳細(xì)資料，制定有效的人力資源計劃。在現(xiàn)今的經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r下，一個企業(yè)的發(fā)展離不開人才。所以，企業(yè)只有首先通過對人事檔案的分析，才能獲取所需的數(shù)據(jù)和資料，然后進行更科學(xué)、更精準(zhǔn)預(yù)測企業(yè)的人力資源需求。

（三）輔助人力資源管理的配置

人事檔案是人力資源管理中的信息載體，是企業(yè)識人用人的重要依據(jù)，所以，合理有效的人事檔案管理能使企業(yè)間的各個部門檔案資源共享，避免資料信息的狹隘性，保障了信息資料的實時性。使人事資料在各部門機構(gòu)間流動，避免人才的浪費和過剩等不均衡的配置，使企業(yè)內(nèi)各部門的人才分配平均，不僅使人才得到了用武之地，也使企業(yè)各部門的工作更高效的進行。

二、企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案資料不完整

在企業(yè)人事檔案管理管理工作中，大多數(shù)的檔案資料太過于表面化，對員工的記錄和評判只有積極贊揚的資料，沒有按照員工在工作中真實的狀態(tài)來記錄，往往只記錄優(yōu)秀的方面，對于出現(xiàn)的工作過失避而不記，嚴(yán)重缺乏了人事檔案資料的真實性，導(dǎo)致了人事檔案資料和數(shù)據(jù)的不完整。這樣不利于企業(yè)對人力資源狀況的深入分析，使人力資源管理工作出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致對人才的錯誤評估和做出不合理的工作安排。此類情況在企業(yè)管理中普遍存在，勢必影響企業(yè)的發(fā)展和進步。

（二）人事檔案管理體制不靈活

隨著社會不斷的進步，企業(yè)用人的方式越來越多樣化，呆板的企業(yè)人事檔案管理體制已經(jīng)不能滿足企業(yè)的靈活任用人才的需求。企業(yè)招聘員工和提拔人才時，更注重的是員工的個人能力而不是該員工的工作履歷、畢業(yè)院校等方面，企業(yè)對員工的管理主要是依據(jù)工作合同，而不是完全地依靠人事檔案，員工只要履行了工作合同上的規(guī)定，可選擇其擅長的工作類別。此外，企業(yè)人員流動性較大，當(dāng)前的人事檔案管理及其連帶的人力資源管理系統(tǒng)不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用和功能，導(dǎo)致不能很好的配合現(xiàn)代企業(yè)識人用人的靈活制度。

（三）記錄人事檔案管理模式落后

隨著信息時代到來，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展給整個社會的生活和工作帶來便捷，并被各個領(lǐng)域廣泛的應(yīng)用。在一些企業(yè)或公司的人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理和資料記錄工作模式仍然被使用，雖然有些企業(yè)在人事檔案管理工作中使用計算機來記錄，但只是做簡單的整理，沒有發(fā)揮出計算機檔案文字記錄的作用，這不僅沒有適應(yīng)現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)發(fā)展環(huán)境，還給企業(yè)的管理工作帶來了繁瑣，降低了人力資源管理工作的工作效率。

三、企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的要求

（一）改善人事檔案管理制度

改善人事檔案管理制度，就要對管理人員和管理資金上進行改革，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對人事檔案管理進行系統(tǒng)的整合，使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時要與企業(yè)實時人才招聘的要求相符，靈活的進行員工的檔案記錄和評估，提高人事檔案工作效率，提升人事檔案管理工作價值和服務(wù)功能。

（二）加強人事檔案資料的真實性

前文闡述了人事檔案資料的作用，做好人事檔案管理的工作，首先要保障檔案資料的真實性。在進行人事檔案信息收集工作時，所有的資料必須實事求是，記錄真實信息，避免含糊不清和信息矛盾。其次，提高對檔案規(guī)定制度的宣傳力度，人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開，要調(diào)動和利用檔案都必須按照規(guī)定程序進行，此外，要對相關(guān)制度進行修正，認(rèn)真貫徹實行和執(zhí)行，不論職位高低都應(yīng)遵守，避免出現(xiàn)虛假檔案。最后，還要做好檔案信息的鑒定和監(jiān)督工作，對已完成的記錄資料進行審核，杜絕人為等不真實篡改，保障檔案數(shù)據(jù)的真實可靠性，才能更好地服務(wù)人力資源調(diào)動。

（三）提高人事檔案管理工作者的專業(yè)水平

人事檔案管理的主體是檔案工作人員，檔案資料的記錄有效性取決于其專業(yè)水平，所以，提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平是必要的。作為人事檔案管理工作人員，要有較高的文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。在進行工作時，加強自身的專業(yè)知識的積累，同時要與時俱進，熟練掌握現(xiàn)代科技技術(shù)，來輔助人事檔案管理工作。樹立有現(xiàn)代化科技知識的快捷、優(yōu)質(zhì)、高效綜合的管理理念。同時還要增強檔案管理服務(wù)的意識，積極主動地與企業(yè)內(nèi)部各個部門做好溝通，更好地為企業(yè)的人力資源管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供實時的人力資料。

結(jié)論：

綜上所述，人事檔案管理工作的水平對企業(yè)選撥高素質(zhì)人才有至關(guān)重要的作用，是評估員工工作能力的數(shù)據(jù)來源，在企業(yè)人力資源管理中是不可或缺的。提高人事檔案管理工作能力和效率能促進企業(yè)人力資源管理的水平，從而提高企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭力。目前，大多數(shù)企業(yè)中的人事檔案管理工作體系不夠完善，存在許多管理漏洞，作為企業(yè)的人力資源管理者，能察覺這一紕漏并積極的改革與完善，使人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中充分發(fā)揮其重要作用，在經(jīng)濟飛速發(fā)展的環(huán)境下，利用科學(xué)的、有效的措施更好的服務(wù)于人事檔案管理工作，提高企業(yè)人才的任用率，促進企業(yè)的飛躍性的發(fā)展。

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