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      辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院黨務工作中的實踐應用

      2016-05-14 16:06:16沈文婷
      中國管理信息化 2016年4期
      關鍵詞:黨務工作辦公自動化醫(yī)院

      沈文婷

      [摘 要]隨著計算機技術與網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展,越來越多的企業(yè)及事業(yè)單位都開始將辦公自動化系統(tǒng)運用到日常的辦公事務的處理當中。將辦公自動化系統(tǒng)運用到醫(yī)院黨委工作中,能有效改變傳統(tǒng)的辦公模式,實現(xiàn)自動化的管理方式。從而有效提高醫(yī)院黨務管理者的工作效率,實現(xiàn)醫(yī)院黨務管理的標準化及規(guī)范化。

      [關鍵詞]辦公自動化;醫(yī)院;黨務工作

      doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.118

      [中圖分類號]TP317.1;R197.324 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2016)04-0-02

      辦公自動化(OA),是一種將現(xiàn)代化辦公與網(wǎng)絡技術相結合的新型辦公方式。建立現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng),通過各種先進的設備和信息系統(tǒng)的結合,來實現(xiàn)各種信息的收集、整理、傳遞與分析,達到對信息的高效率、低成本的共享及利用,從而提高工作效率。在醫(yī)院中對辦公自動化系統(tǒng)的使用者主要由醫(yī)生、護士及醫(yī)技人員等組成,這些工作人員相對于其他企業(yè)單位的工作者,具有工作時間、地點不固定等特點,這在一定程度上加大了黨務工作的難度。在黨務工作中通過建立自動化系統(tǒng)實現(xiàn)對醫(yī)院黨務工作的處理,進行電子歸檔,能夠高效、大范圍地開展工作。

      1 醫(yī)院黨務工作的基本流程概況

      在黨務工作流程中,首先需要讓入黨申請人提交相關資料,填寫基本信息和進行思想?yún)R報等,然后通過相關黨務工作者對其進行考察和審批。在這一過程中,要求相關的黨務工作者對入黨申請人各方面的表現(xiàn)進行相應的鑒定和評價,并進行有效填寫,填寫完成后還要提交到上級部門進行審核,最后結束相關流程。在整個過程中,一般要求入黨申請人親自找醫(yī)院黨務人員進行鑒定和評價。但是在實際的工作中,由于醫(yī)院黨務人員組成的特殊性,這些醫(yī)生、護士及醫(yī)務人員等可能因為夜班、搶救、出外勤等各種原因不在辦公室,這就使入黨申請人有時候不能找到黨務審批人,審批人也不能隨時查看相關材料,這對于雙方都很不方便。

      因此,這就需要實現(xiàn)審批流程的電子化,實現(xiàn)審批流程的高效化、快速化。通過利用電子文件的方式逐漸取代傳統(tǒng)的紙質審批方式。當申請人開始流程后,相關工作者就可以按照已經(jīng)設計好的路線對其進行鑒定和評價,并填寫審批意見,最后結束整個流程。在整個工作流程中,不再需要申請人來回跑空趟子,只需要在網(wǎng)絡中對審批事務進行相關處理,這對于申請人和審批人員來說,都在很大程度上節(jié)省了時間,并且也有了更多的時間對相關信息進行了解,有效提高了工作的效率,并且也不再需要對這些復雜的文檔進行人工的歸檔。

      2 辦公自動化設計的原則

      在醫(yī)院黨務工作中應用辦公自動化系統(tǒng),以信息化來處理醫(yī)院黨務工作,更加方便地進行存檔、查檔及歸檔,從而實現(xiàn)高效率、大范圍、快捷的工作開展。因此,在系統(tǒng)的設計和開發(fā)過程中,為了滿足使用者的需求,需要堅持以下原則:一是堅持標準化原則,也就是模塊與模塊間的數(shù)據(jù)要實現(xiàn)共享并相互聯(lián)通,并且要求體現(xiàn)出兩者間的邏輯關系,同時,還要求數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間要相互聯(lián)系、相互制約;二是堅持實用性原則,在進行系統(tǒng)的設計時,要求考慮系統(tǒng)的需求;三是堅持安全性原則,為了防止用戶密碼和口令被破解,這就要求系統(tǒng)對其進行安全認證,確保系統(tǒng)的安全運行。

      3 辦公自動化黨務流程的設計和實現(xiàn)

      3.1 黨務審批的流程

      業(yè)務過程主要是由各種不同的任務所組成的一個流程處理過程,每級的業(yè)務過程中都是一個點線相結合的系統(tǒng),這個結合系統(tǒng)的基本元素就是流程節(jié)點,它的基本導向就是流向。整個流程節(jié)點由開始節(jié)點、中間節(jié)點以及結束節(jié)點,任何一個流程都是從開始節(jié)點開始的,最后終止于結束節(jié)點。將結束節(jié)點排除之外,其余的各個節(jié)點都必須要求至少有一個流向,在黨務流程中,申請人在流程的啟動中所啟動的就是開始節(jié)點,而結束流程就是檔案的歸檔,中間節(jié)點就是相關信息在各級領導中流轉的過程。將傳統(tǒng)中紙質版的醫(yī)院黨務工作流程作為系統(tǒng)黨務流程的設計。在黨務工作中,首先由入黨申請人對整個流程進行啟動,對相關資料完成填寫后,將材料提交到相關介紹人處并對其進行審批,然后完成建議的填寫。接著再將其逐步傳送到上級領導中進行鑒定和審批,整個過程如圖1所示,當完成審批工作后,就可以提交給黨委書記進行審閱,最后的過程就是對結束進行辦理,實現(xiàn)黨務審批的整個流程。

      圖1 醫(yī)院入黨審批流程圖

      3.2 黨務審批過程實現(xiàn)的具體步驟

      申請人要啟動開始節(jié)點,就必須登錄醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)當中,登錄方式已經(jīng)設置好,在職的工作人員都具有醫(yī)院人事科所發(fā)放的相關工號,他們可以通過自己的工號與密碼登錄進該系統(tǒng)中,這時就能對系統(tǒng)流程進行啟動。實現(xiàn)流程的啟動后,就會彈出一個電子表格,該工作人員的姓名、年齡、學歷、科室等基本信息將自動出現(xiàn)在資料表格中。工作人員根據(jù)上面的要求填上相關信息,并將入黨申請書、思想?yún)R報等系列材料進行上傳,完成保存后將其發(fā)送到下一流程的審批人員。然后,就是各個中間節(jié)點的各個領導進行事務的處理了。當相關人員完成接收后,就可以隨時查看審批的事務,并且也有更多的時間對其進行詳細的評價和鑒定。如果在這一過程中出現(xiàn)問題,可以快速傳回給申請人,申請人也能及時進行修正,并再次向上審批,一旦通過一個環(huán)節(jié)的審批,就可以快速進行下一個環(huán)節(jié)。在整個流程中,每個環(huán)節(jié)緊緊相扣,逐步提交,最后根據(jù)系統(tǒng)設計好的流程完成黨務工作的管理。這也省去了很多不必要的麻煩,提高了雙方的辦事效率。

      4 系統(tǒng)流程單的權限管理及表格的打印存檔

      4.1 流程單的權限管理

      由于黨務的審批流程需要多級用戶的支持,不同用戶在流程審批過程中對表單的操作也是有所不同的。為了滿足各個層次用戶的功能需求,因此就需要對表格單進行權限功能的設置。也就是說,當流程進入到某一個節(jié)點時,就只能由該節(jié)點的審批人員對相應的區(qū)域進行意見的填寫和內容的修改,沒有權限的用戶就不能對任何內容進行修改。這樣不僅能有效地對表單內容進行管理,同時也確保了系統(tǒng)的安全性。

      4.2 對表格存檔進行打印

      流程在進行辦理時以及完成辦理后,黨務工作者都可以對表單的內容進行打印和存檔的。為了能打印出表單中的內容,就需要按照表單的樣式設計出相關的Word模板,接著插一個書簽在表格框當中,這個書簽要求與表單內容一致,然后將表單中的各個項目與Word模板中的書簽進行關聯(lián)。這時對表單進行打印時,表單上的相關內容將會與Word表格中的內容相對應,從而生成Word文檔,這時就能對其打印,同時也能存檔。

      5 結 語

      隨著信息技術的快速發(fā)展,傳統(tǒng)的辦公模式已不能適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展。醫(yī)院黨務工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,同時也是一項比較繁雜的工作。通過利用計算機技術將辦公自動化系統(tǒng)應用到醫(yī)院黨務工作的管理中,建立一個安全可靠、使用方便、易于管理的黨務管理系統(tǒng),既節(jié)省了工作人員的時間,同時又提高他們的辦事效率,從而更好地實現(xiàn)醫(yī)院黨務工作的規(guī)范化管理。

      主要參考文獻

      [1]喬艷,任在方,黃佩佩.辦公自動化系統(tǒng)在我院公文處理工作中的應用[J].中日友好醫(yī)院學報,2014(1).

      [2]郭曉玲,張雅茹,周秀梅.醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院圖書館信息服務中的應用[J].中華醫(yī)學圖書情報雜志,2014(12).

      [3]程志偉.淺談OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用[J].電子測試,2014(22).

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      [5]曾霞.OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業(yè)務,2015(4).

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