探討學(xué)校檔案管理中強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的策略

[摘要]學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，學(xué)校在建設(shè)之初，就會(huì)有各種各樣的檔案資料被保存起來，尤其是學(xué)生的檔案，對(duì)學(xué)生以后的學(xué)習(xí)和工作都有很重要的作用。所以本文從學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀以及強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)策略兩個(gè)方面闡述了學(xué)校檔案管理中服務(wù)工作的重要性，并提出了強(qiáng)化學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、提高學(xué)校檔案管理工作中的信息化服務(wù)水平、提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等具體措施來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案；管理；服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作質(zhì)量是衡量學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)，而提高學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識(shí)有助于提高學(xué)校信息化管理的工作效率。并且學(xué)校檔案的管理工作對(duì)學(xué)生也有很重要的意義，由此可見提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識(shí)能有效促進(jìn)學(xué)生管理工作的順利開展以及提高學(xué)校管理工作的效率。

一、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1.學(xué)校對(duì)檔案管理工作不重視

長久以來，學(xué)校關(guān)注最多的是學(xué)生的升學(xué)率和就業(yè)率，而并不關(guān)注檔案管理工作。當(dāng)需要查找檔案時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。之所以會(huì)出現(xiàn)這種問題，其主要原因就是學(xué)校管理層人員并不重視學(xué)校檔案的管理。學(xué)校管理人員普遍關(guān)注的是學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活管理，使得學(xué)校檔案管理人員也并不重視檔案的分類、封存以及服務(wù)等工作。比如在網(wǎng)上曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣一條新聞：福建一畢業(yè)生講述調(diào)檔”烏龍劇”校方：系工作疏漏，其主要內(nèi)容就是因?yàn)榻處煹臋n案信息的錯(cuò)誤錄入從而使得學(xué)生無法順利完成調(diào)檔工作。

2.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)落后

很多檔案管理人員并沒有意識(shí)到自己的崗位職責(zé)，而且學(xué)生檔案管理工作長期處于人工階段，使得工作人員只關(guān)注檔案的保存，而并不注重檔案管理的服務(wù)工作。由于檔案管理人員的不重視以及缺乏有效的檔案管理制度，造成了學(xué)校檔案管理工作水平不高的問題。

比如在新華網(wǎng)上曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣一條新聞，因?yàn)閷W(xué)校檔案的記錄有問題，一名初三的學(xué)生自殺。主要就是檔案管理人員的失誤使得其檔案上出現(xiàn)“偷竊”的記錄，無法獲得校方推薦升入心儀高中，受挫之下自殺身亡。由此可見，學(xué)校檔案的管理是一項(xiàng)關(guān)系到學(xué)生切身利益的工作，檔案管理人員應(yīng)該注重采取積極的措施來提高自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水半。

二、強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)策略

1.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的主導(dǎo)，要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)校管理的工作效率，首先就是應(yīng)該增強(qiáng)管理人員的工作意識(shí)，并轉(zhuǎn)變工作的服務(wù)理念。這就要求管理人員應(yīng)該從切實(shí)實(shí)際提高管理水平還要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從而保證檔案管理服務(wù)工作的正常開展。當(dāng)然，學(xué)校各層的管理人員以及各相關(guān)政府部門都應(yīng)該積極配合檔案管理人員開展檔案管理工作中的服務(wù)工作。

比如咸陽市教育局，曾出臺(tái)“三項(xiàng)要求”嚴(yán)格要求趨同高中學(xué)習(xí)管理工作，主要從以下三個(gè)方面，一是嚴(yán)格按招生規(guī)定注冊學(xué)籍，二是切實(shí)加強(qiáng)學(xué)籍異動(dòng)管理，三是加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理及隊(duì)伍建設(shè)。由此可見，不僅僅是學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)校檔案管理工作，相關(guān)政府部門也可以采取積極的措施來強(qiáng)加學(xué)校的檔案管理工作，從而提高檔案管理人員的服務(wù)水平。

2.提高學(xué)校檔案管理工作中的信息化服務(wù)水平

傳統(tǒng)的檔案模式是以紙質(zhì)檔案為主要管理對(duì)象，在近年來信息化技術(shù)發(fā)展的背景下，學(xué)校的檔案管理開始進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。無論是對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息管理還是對(duì)教師檔案的保存都是采用數(shù)字化信息，如果數(shù)字化信息采集不正確或者是管理水平跟不上信息技術(shù)的發(fā)展，勢必會(huì)影響學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)水平。由此可見，提高學(xué)校檔案管理工作的信息化服務(wù)水平是大勢所趨。

學(xué)?；蛘呤菣n案管理人員可以合理利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來提高學(xué)校檔案管理的工作效率及服務(wù)水平，比如菏澤?？茖W(xué)校綜合檔案室曾經(jīng)就采取過建立微信公眾號(hào)的方法，來加強(qiáng)學(xué)校檔案的服務(wù)工作，這種方法很好的順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，而且極大的方便了學(xué)生對(duì)檔案的查詢，從而提高了學(xué)校檔案管理的工作效率。所以學(xué)校應(yīng)該采用利用各種信息技術(shù)手段來提高檔案管理人員的信息化服務(wù)水平。

3.提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人是一切活動(dòng)的主體，所以在學(xué)校檔案管理的工作中，最關(guān)鍵的就是提高管理人員的管理水平以及職業(yè)素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化學(xué)校檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的目標(biāo)。提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)可以從兩方面出發(fā)，一是開展相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，二是工作人員在工作中采用積極的措施來提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。

如2015年咸寧市職教集團(tuán)學(xué)校成功舉辦首期檔案管理培訓(xùn)，其培訓(xùn)主題為“增長專業(yè)知識(shí)、促進(jìn)檔案管理規(guī)范化”，主要措施有查找檔案管理工作中的不規(guī)范問題、加檔案的信息化服務(wù)建設(shè)以及選擇管理水工較高的職工充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。由此可見，學(xué)校在提高學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)時(shí)可以采取舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的方法來促使檔案管理人員關(guān)注自身的工作水平。或者也可以開展有關(guān)檔案管理工作的知識(shí)競賽，如在“6.9”國際檔案日到來之際，四川省檔案局在四川大學(xué)舉行全省高校檔案業(yè)務(wù)知識(shí)PK競賽，四川大學(xué)、電子科技大學(xué)、西南財(cái)經(jīng)大學(xué)等高校組隊(duì)參賽。競賽以高校檔案“知識(shí)·創(chuàng)新·發(fā)展”為主題，以《檔案法》、《（檔案法>實(shí)施辦法》、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》、教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件為內(nèi)容。由此可見，開展相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)是提高學(xué)校檔案管理人員工作水平的有效途徑。

4.提高學(xué)校檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

學(xué)校檔案管理工作不僅關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)還關(guān)系到教職工的職稱升級(jí)，因而學(xué)校不僅要培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，更要培養(yǎng)檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。而在實(shí)際的工作中，往往是教職工或者是學(xué)生需要查詢時(shí)，檔案管理人員才會(huì)開展服務(wù)工作，但是這并不符合學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)理念，因此學(xué)校檔案管理應(yīng)該采取積極的措施，從檔案使用人員角度出發(fā)，創(chuàng)建主動(dòng)的便利服務(wù)。

比如南昌市教育局建立中學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，實(shí)行“籍隨人走”。在學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)或升學(xué)時(shí)，檔案會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入新學(xué)校，原來的學(xué)校仍然會(huì)保留學(xué)生學(xué)籍信息的備份。這樣做的好處是能有效減少檔案的出錯(cuò)問題，而且還提高了檔案管理的工作效率，在一定程度了不僅方便了學(xué)生，也方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的采集、歸檔、整體工作，由此可見，采取積極的措施來加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)能有效提高學(xué)生檔案管理的工作效率，從而促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。

又如常州市設(shè)置的高校畢業(yè)生網(wǎng)上檔案查詢平臺(tái)，學(xué)生可以直接登錄常州人才網(wǎng)進(jìn)行檔案查詢。而且中心檔案部也將條形碼技術(shù)引入了高校畢業(yè)生檔案管理平臺(tái)，這樣做不僅能夠提高學(xué)生檔案管理的工作效率也能有效減少檔案管理工作問題。由此可見，學(xué)校、檔案管理人員以及向觀眾政府部門應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，從而為學(xué)生創(chuàng)建出方便、快捷的檔案查詢系統(tǒng)。

三、總結(jié)

綜上所述，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)依賴于學(xué)校、政府部分以及檔案管理人員的共同努力。學(xué)?？梢酝ㄟ^信息技術(shù)、檔案管理政策等方法來切實(shí)提高學(xué)校檔案管理的工作效率，從而促進(jìn)學(xué)校管理工作效率的提高。

作者簡介：涂曉英（1972——）女，四川射洪人，畢業(yè)于四川師范大學(xué)，大學(xué)本科，副研究館員。