新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化措施分析

楊燕玲

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，我國的人口流動性十分巨大，這就意味著檔案管理工作在各行各業(yè)都顯得十分重要。檔案管理工作的完善不僅關(guān)系到資料的真實性、可靠性，同時還是領(lǐng)導(dǎo)決策、員工升職等的重要依據(jù)。但是在實際的檔案管理工作中，明顯的缺乏規(guī)范化，從而使得檔案管理工作的效率受到了非常大的影響。因此在新形勢下，對于檔案管理工作的規(guī)范化措施分析有著不可或缺的重要意義。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化；措施

從日常的生活中，可以了解到檔案管理工作對于國家政府、學(xué)校、企業(yè)都有著十分重要的影響。這就意味著在各行各業(yè)的發(fā)展中一定要重視檔案管理工作，并且不斷的提升檔案管理工作的效率[1]。隨著我國漸漸步入高科技的新形勢下，做好檔案管理工作的關(guān)鍵就是實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

一、新形勢下檔案管理工作中所存在的問題

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)都在不同程度上進行著改革，這就意味著各行各業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作也有一定的改革，但是由于我國歷史原因，各行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的規(guī)范化落實沒有給予足夠的重視。正是由于這種不重視，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)范化沒有得到有效的落實[2]。與此同時，由于各行各業(yè)雖然一直在自身的經(jīng)營和管理體制上進行不斷的完善、改革，但是對于檔案管理工作，卻沒有實質(zhì)性的改善，究其原因是檔案管理工作的體系不健全，從而致使檔案管理規(guī)范化得不到有效的落實。嚴(yán)重的影響了檔案管理工作效率的提升，也在一定的程度上限制了新形勢下我國經(jīng)濟在國際上的競爭力。隨著我國科技的不斷進步，計算機技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到我國各行各業(yè)當(dāng)中，同時在特定的環(huán)境下帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，但是在檔案管理當(dāng)中，迫于時代的發(fā)展要求，各行各業(yè)將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中去，正是由于這種現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致了應(yīng)用效率的降低，也沒有根據(jù)企業(yè)的發(fā)展、檔案管理工作的需求，構(gòu)建有效的檔案管理系統(tǒng)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的效率。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化措施

（一）提高各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視

在新形勢下，要想提高檔案管理工作規(guī)范化措施的前提，就是要提高各行業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作規(guī)范化的重視度，讓各行業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)充分意識到只有加強檔案管理工作的規(guī)范化措施，才能將檔案管理的作用發(fā)揮到最大[3]。在新形勢下，由于我國國門的開放，從而使得我國的市場和國外的市場融合在了一起，逐漸形成了全球經(jīng)濟化發(fā)展趨勢，促使了各個行業(yè)之間激烈的競爭，所以作為行業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者，一定要充分的意識到只有不斷的加強檔案管理工作的規(guī)范化，才能不斷的提升行業(yè)企業(yè)的市場競爭力，其中主要的是提高行業(yè)的檔案管理效率，因為只有不斷地提升檔案管理工作的效率，才能有效的促進檔案管理規(guī)范化的落實，為領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供重要的依據(jù)；在學(xué)校中加強檔案管理工作的，有利于學(xué)生的管理。

（二）完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作中，各行各業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)為了落實檔案管理的規(guī)范化，就應(yīng)該先認(rèn)識到檔案管理中存在缺陷的體系，認(rèn)識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現(xiàn)進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證[4]。與此同時，在企業(yè)的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設(shè)備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學(xué)性，但是值得注意的是一定要根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)制定相關(guān)的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（三）提高信息技術(shù)水平

在新形勢下檔案管理工作中，為了實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，最關(guān)鍵的就是提高檔案管理信息技術(shù)水平，從而有效的落實檔案管理的信息化。這就意味著，各行各業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)一定要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，但是切記，在檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建過程中一定要根據(jù)實際情況以及檔案管理的需求，在將國外先進的檔案管理信息系統(tǒng)充分的研究之后，通過進行小規(guī)模的試驗，根據(jù)試驗的結(jié)果，再決定是否推行，當(dāng)結(jié)果不理想的時候，一定要不斷的進行摸索、總結(jié)、試驗，從而建立適合我國國情，或者是適合本企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，切記盲目行事，追求形式，構(gòu)建一個華麗的檔案管理信息系統(tǒng)外殼，但是不對其進行科學(xué)、合理的使用，這樣從根本上就阻礙了新形勢下檔案管理規(guī)范化的落實。

（四）加強檔案管理人員的考核

在新形勢下檔案管理工作中，為了實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，檔案管理總部應(yīng)該進行相對應(yīng)的績效考核活動，具體的就是指讓領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)中所有的員工客觀的評價檔案管理工作的高效性，以及檔案管理人員在工作當(dāng)中的高效性。通過績效考核方式，檔案管理人員可以快速的將檔案管理部門，以及檔案管理人員在工作中所存在的問題找出來，進行改正，或者是讓企業(yè)的員工對存在的問題提出針對性的措施，進而檔案管理人員對其進行及時的改正或者是完善。從日常的管理中可以發(fā)現(xiàn)，一定要將檔案管理工作作為重點，不能將經(jīng)濟利益看的太過重要，否則會給整個企業(yè)帶來巨大的損失，嚴(yán)重時甚至可能導(dǎo)致企業(yè)面臨倒閉。

三、結(jié)束語

新形勢下，隨著科技的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)漸漸跟不上時代的步伐，但是檔案管理工作對于政府、企業(yè)、學(xué)校等起著非常重要的作用，所以一定要落實檔案管理工作的規(guī)范化，從而有效的提高檔案管理工作效率，減輕檔案管理人員的工作量，在新形勢下更好的推動我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，進而提高我國在國際市場上的競爭力。

參考文獻：

[1]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技，2014，03：119.

[2]徐進康.新形勢下檔案管理工作規(guī)范化探析[J].商，2016，07：78.

[3]趙志玲.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，23：93.

[4]姜福寧.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].黑龍江史志，2015，09：140.