淺談新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

張向瑋

【摘要】水利工程檔案管理工作目前還存在很多問題，對檔案管理工作的有效開展和水利工程建設等工作都造成了一定的不利影響。隨著時代發(fā)展和科技的進步，檔案資料管理工作也迫切需要進行完善和升級。

【關鍵詞】水利工程；檔案；管理

前言

檔案管理工作對確保水利工程的順利實施有重要的意義，是水利工程建設前后及過程中各項資料的儲備、整理、更新、維護、保管等工作開展的必要途徑。出于保障水利工程科學、規(guī)范、合理、合法的建設推進，必須要進一步完善水利工程檔案管理的工作細節(jié)，做到客觀、公正、嚴謹、細致，為水利工程建設和相關管理等提供詳盡的資料、數(shù)據(jù)等。

1、當前水利工程檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

目前，水利部門一般均設置檔案室，但部分地區(qū)水利部門的檔案室多流于形式，沒有得到單位相關領導的必要重視，在人員、經(jīng)費等各方面得不到保障，所安排的檔案管理人員多為兼職，缺乏專業(yè)的檔案業(yè)務知識和水利知識，計算機操作技能掌握不熟練，難以對移交后的檔案進行科學的分類、整理和錄入計算機實現(xiàn)信息化管理，因而制定的《檔案管理責任制》《檔案歸檔與管理規(guī)定》等很多制度無法真正落實。水利工程檔案管理工作應貫穿于水利建設的各個階段，而在實際的水利工程建設過程中，很多施工單位和監(jiān)理單位重建設輕管理，沒有嚴格按照規(guī)定及時收集水利資料，并對水利工程檔案進行整理和移交，往往等到突擊檢查或竣工驗收才臨時安排人員整理水利檔案，容易造成水利工程檔案管理的不規(guī)范或重要檔案的缺失。

1.2 缺乏有效的管理和監(jiān)督機制，工作難以真正落實

目前，大多數(shù)基層水利部門的檔案管理工作均沿用國家規(guī)范性文件《中華人民共和國檔案法》《水利檔案工作規(guī)定》《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等，沒有結合自身的實際情況出臺可操作性強的管理細則，缺少一套完整的收集、整理、存檔程序，沒有形成有效的管理機制，使得檔案制度形同虛設。有些單位雖然制定了水利工程檔案管理制度，但是缺乏健全的監(jiān)督體系，沒有將檔案管理績效納入干部考核，也沒有相關的激勵措施，工作隨意性大，難以對管理人員有嚴格的約束，導致很多檔案工作者缺少責任感，檔案管理工作難以真正落實。

1.3 檔案管理人員水平有待提高

一般來說，水利工作系統(tǒng)內專業(yè)的檔案管理人員較少，尤其是一些基層單位受于編制的限制，負責檔案管理的人員多從其他部門抽調或同時兼任兩個崗位的工作。他們之前沒有從事檔案工作的經(jīng)歷，缺乏一定的工作經(jīng)驗，缺少良好的專業(yè)訓練，不具備檔案管理等專業(yè)知識，部分同志誤以為檔案管理就是整理和保管文件，工作的積極性和創(chuàng)新性不夠。還有的管理人員對水利專業(yè)知識了解甚少，缺少工程實踐經(jīng)驗，不清楚水利工程建設過程每一個階段產(chǎn)生的資料和文件，以至于在后期和施工方、監(jiān)理方交接資料時易發(fā)生資料丟失造成缺漏；而建設單位和監(jiān)理單位負責檔案工作的人員也多為臨時調配，學歷、管理水平不高、問題多，使得雙方工作交接不規(guī)范。

1.4 檔案資料的信息化建設不夠完善

傳統(tǒng)的水利工程檔案均以紙質載體歸檔，但隨著時間流逝，紙質檔案容易受潮發(fā)黃或遭遇突如其來的自然災害破壞，導致檔案保存質量下降或發(fā)生丟失。由于缺乏水利資料的電子存檔，多數(shù)基層水利部門在檔案室配置了電腦，但水利檔案管理仍以人工為主、計算機為輔，檔案資料的信息化程度不高。一些新開發(fā)的水利專業(yè)應用軟件沒有同步建設水利檔案綜合管理系統(tǒng)，或對已購置的檔案管理軟件未作普及推廣應用，水利工程檔案管理的信息化建設進程滯緩。

1.5 檔案管理工作的經(jīng)費投入不足

水利工程檔案管理工作離不開財力的支持。由于檔案管理工作沒有得到足夠的重視，投入的經(jīng)費偏少，一來對于現(xiàn)階段負責檔案管理的工作人員，崗位補貼微薄和保障措施不夠，難以激發(fā)工作熱情；二來財力不足，難以引進高素質人才和現(xiàn)代化檔案管理設施，使得檔案管理事業(yè)發(fā)展落后。

2、創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

2.1 完善水利工程檔案管理工作體制機制

2.1.1 堅持統(tǒng)一領導、分級管理原則

水利工程項目的各參建單位由分管的領導全面管理檔案工作，建立健全“一把手參與”的責任制，既負責對檔案室和其他業(yè)務部門配備專職或兼職檔案管理人員，又負責監(jiān)督指導檔案室及其他業(yè)務部門的檔案工作。本級的水利單位既集中管理行政管理部門的檔案，又集中管理工程項目的設計單位、施工單位和監(jiān)理單位及其他參建單位的檔案。堅持不斷完善以水利檔案行政管理部門的領導為主體、各方面參與的檔案工作體制，確保分工明確、各盡其職、密切配合，充分調動和發(fā)揮檔案人員的才華，共同為水利工程檔案的建設承擔義務，負起責任。

2.1.2 建立健全水利工程檔案管理法規(guī)與制度

水利工程的參建單位要認真貫徹《檔案法》《水利檔案工作規(guī)定》等各項法律法規(guī)，根據(jù)工程項目實際情況，結合自身條件，建立健全一套完整的歸檔保管、查詢借閱、檔案保密的崗位責任制，明確檔案管理人員的職責和義務，將檔案管理納入個人工作的績效考核，確定考核準則和獎懲措施，增強檔案工作者的責任感，提高其工作積極性。同時，建立健全一套完整的工程檔案管理工作監(jiān)督制度，由本級的水利部門分管領導組織檔案工作的抽檢，由各工程參建單位組織檔案工作的自檢，自上而下，分級監(jiān)督，切實提高水利工程檔案管理人員的依法履職能力。

2.2 建立健全覆蓋水利系統(tǒng)的工程檔案資源體系

2.2.1 加大工程檔案的收集整理力度

各地方的水利部門要把水利工程檔案工作與其他工作同時規(guī)劃、部署和落實，分級成立專項工作小組，確保工程開展與檔案工作同時進行，做到全面覆蓋。縣級以上的水利單位檔案管理部門要加強對收集整理工作的監(jiān)督指導，特別是對列入國家年度審批的水利工程項目及地方重要的民生建設工程，監(jiān)督指導相關方面及時建立檔案工作制度。

2.2.2 完善歸檔制度

各水利工程參建單位的檔案人員認真履行職責，根據(jù)《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修改本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應歸盡歸，應收盡收。凡是歸檔的文件材料（包括應歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等），在竣工驗收時向項目法人單位或水利部門的檔案機構移交，任何部門及個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對損毀、丟失檔案的，驗收單位應依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補救。

2.2.3 科學整合工程檔案信息資源

水利工程檔案管理應建立以水利檔案行政管理部門為主導、各參建單位密切配合、檔案室集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構。在工程立項、設計、施工、竣工等過程中，相關檔案形成單位及時向水利部門規(guī)范檔案流向，按照歸檔制度移交檔案，防止檔案缺失遺漏。水利檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，支持打破傳統(tǒng)“按一宗工程整理”的界限，善于整合同一工程不同建設階段、同一建設類別不同工程、同一地區(qū)不同檔案室的檔案資源，推動水利工程檔案資源的科學整合和高效利用。

3、結語

綜上所述，水利工程檔案管理是水利工程建設的重要組成部分。本文對水利工程檔案管理工作中存在的問題作了分析，并提出了創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑，希望能為完善水利工程檔案工作提供參考依據(jù)。

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