[摘要]電子檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的一種形式，而且這種形式在很多的單位都采用。此種管理方式較為先進(jìn)，而且還能有效的管理，同時(shí)電子檔案管理要比傳統(tǒng)的檔案管理有較多的優(yōu)勢(shì)，本篇文章主要是分析了電子檔案管理的工作要點(diǎn)。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；傳統(tǒng)方式；工作要點(diǎn)

一、電子檔案管理體系

1、集中統(tǒng)一管理電子檔案 現(xiàn)在的各個(gè)單位在辦公的時(shí)候，基本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，也是因?yàn)檫@個(gè)原因，出現(xiàn)了更多的電子檔案，但是檔案需要簽署之后才能進(jìn)行保存，可是大多數(shù)原有電子檔案，還是留在最初形成的部門，其中有大量的檔案沒(méi)有被歸檔，仍屬于分散狀態(tài)。這種狀態(tài)與檔案發(fā)展不符，因此各單位要對(duì)電子檔案有效的管理。如果沒(méi)有條件可以為電子檔案創(chuàng)造條件，將所有分散的檔案集中，在最后統(tǒng)一的管理。統(tǒng)一管理主要是為了方便，電子信息的搜索，也簡(jiǎn)化了人們利用電子信息的步驟，還能方便各個(gè)單位對(duì)電子檔案的規(guī)劃。各個(gè)單位在管理電子檔案的時(shí)候，要有一個(gè)統(tǒng)一的管理方式，在此基礎(chǔ)上建立管理制度，以便能夠?qū)﹄娮訖n案統(tǒng)一管理，然后開(kāi)發(fā)利用檔案，這樣也可以讓電子檔案保持完整。而統(tǒng)一的管理也能讓管理部門節(jié)省管理的花銷，同時(shí)還能加強(qiáng)與其他部門的交流。各部門以及各單位對(duì)電子檔案的管理不是強(qiáng)調(diào)形式的統(tǒng)一，而是要求本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。2、紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔。現(xiàn)在很多的電子檔案在歸檔的時(shí)候，都向紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，然后以紙質(zhì)檔案的形式保存。主要是因?yàn)殡娮訖n案還是存在一些不足，尤其是管理技術(shù)以及方法上，有著一定的缺陷，而且點(diǎn)在檔案的管理需要使用到管理設(shè)備，但是很多的單位并沒(méi)有管理設(shè)備，因此只能轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案。盡管目前為止還是沒(méi)有找到一個(gè)恰當(dāng)?shù)姆绞?，可以徹底的解決這個(gè)問(wèn)題，但是采用兩者雙套歸檔的方式還有有效的。這種雙套保存的方式在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都會(huì)存在。這并不是重復(fù)的工作，只是不能避免的現(xiàn)象。采用這種歸檔的方式即使沒(méi)有強(qiáng)大的技術(shù)水平支持，管理人員也不能隨便的將所保存的檔案變?yōu)榧堎|(zhì)檔案，仍舊保留電子檔案的形式進(jìn)行保存。雙套歸檔的形式有合理性，但是還是有不利的一面，用這種方式歸檔，就要需要使用兩種管理系統(tǒng)，而且這；兩種系統(tǒng)之間還有有一定的聯(lián)系。紙質(zhì)檔案的目錄中，也要有電子檔案中的有關(guān)信息，例如存在的地質(zhì)以及方式等，還有檔案的編號(hào)。而且電子檔案的信息要與紙質(zhì)檔案的信息保持一致，一方的信息要更改，另一方也要隨之改變，這無(wú)形之中增加了檔案管理的工作量。

二、電子檔案的管理原則

1、規(guī)范性原則。管理電子檔案需要幾個(gè)原則，其中最基本的原則是規(guī)范性，而且這個(gè)原則也可以保證電子檔案在日后的時(shí)候，有效的利用。在規(guī)范性的原則下管理電子檔案工作要有一定的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)最好可以與國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)相同，在管理的時(shí)候，也要有技術(shù)模式，采用的格式是文本格式。電子檔案在提供服務(wù)的時(shí)候，需要利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的傳遞，因此在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案的整理都要符合規(guī)定，而且傳遞的標(biāo)準(zhǔn)也是統(tǒng)一的。通過(guò)這種方式可以提高電子檔案的利用率，以免在存儲(chǔ)或者是轉(zhuǎn)換的時(shí)候，浪費(fèi)資源，在規(guī)范性的原則基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。2、可靠性原則。對(duì)于電子檔案而言，可靠性是其發(fā)展的動(dòng)力，人們對(duì)電子檔案還存有質(zhì)疑主要是因?yàn)殡娮訖n案還有不確定以及不可靠性。因此人們可以更改電子檔案，而且檔案在更改之后，沒(méi)有任何的痕跡，人們很難判斷，該檔案是否被更改。而且在控制電子檔案上使用的是特殊的技術(shù)，人們不能保證所有的電子檔案都是可靠的。在提高電子檔案的可靠性上，管理人員做了和很多的努力。技術(shù)手段是提高可靠性的一個(gè)必要手段，除了技術(shù)之外，國(guó)家也頒布了有關(guān)的法律，在管理電子檔案的時(shí)候，堅(jiān)持嚴(yán)格的管理制度，封堵一切存在的管理漏洞，保證電子檔案在收集以及保存上都要做到真實(shí)有效。此外，在整理檔案以及鑒定的環(huán)節(jié)，要有備份，以免檔案失真，從而保證檔案的可靠性。3、效率原則。由于檔案工作有難度，因此在對(duì)其的管理上，要保證管理的效率。首先，在開(kāi)始管理工作的時(shí)候，要綜合分析研究管理工作，然后確定一套有效的管理方案，管理方案中要有工作流程以及管理方式，使得管理工作能夠有一定的效率。同時(shí)對(duì)電子系統(tǒng)加工，使其成為推動(dòng)檔案信息的一個(gè)助力。在對(duì)電子系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，投入的較多，但是大多數(shù)都是一次性投入，而且取得效益長(zhǎng)遠(yuǎn)。

三、電子文件的歸檔

1、歸檔要求 （1） 歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整， 凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)歸檔， 不得分散保存。（2） 歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過(guò)一定的整理和編輯， 并劃分保管期限。整理工作由文件形成部門具體負(fù)責(zé)， 整理方案由檔案部門統(tǒng)一決定。（3） 檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定， 各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交， 檔案部門檢查后歸檔保存。2、歸檔范圍 由于電子文件產(chǎn)生與利用的環(huán)境的特殊性， 其歸檔范圍與其它介質(zhì)檔案相比有不同的特點(diǎn)。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身， 而且對(duì)產(chǎn)生電子文件的支持文件、數(shù)據(jù)文件及其它有關(guān)文件一并歸檔。（1）支持性文件， 指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。（2） 數(shù)據(jù)文件， 指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷地變化、更新， 應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)每隔一段時(shí)間定期拷貝， 并將拷貝文件歸檔。（3） 與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有： 產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說(shuō)明、操作手冊(cè)等；電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件， 如設(shè)計(jì)任務(wù)書、程序框圖、技術(shù)鑒定材料等；重要的保管期限長(zhǎng)的電子文件的紙質(zhì)載體打印件以及文件的不同稿本。

四、結(jié)束語(yǔ)

也許現(xiàn)在很多單位的電子檔案管理體制，以及相關(guān)模式技術(shù)的研究仍舊停留在表象和起步的階段。然而我們有理由相信，在今后的工作中隨著系統(tǒng)的完善和推廣應(yīng)用展開(kāi)、知識(shí)管理技術(shù)以及理論研究的進(jìn)步，我們的檔案管理技術(shù)將更加成熟和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].中南大學(xué)，2013.

[2]董智康.電子檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[D].廈門大學(xué)，2013

作者簡(jiǎn)介

陳禹霏，1989年1月5日，女，籍貫山東，碩士研究生，助理館員，黑龍江省第二醫(yī)院辦公室工作，負(fù)責(zé)院內(nèi)的文秘、檔案、印鑒、收發(fā)文件等行政工作。