新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

楊立君

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中的作用越來(lái)越重要，任何一個(gè)企企事業(yè)單位的發(fā)展，都離不開檔案管理工作的有效進(jìn)行，為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，必須要保證檔案管理的規(guī)范化工作的有效進(jìn)行。筆者通過(guò)對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行介紹，提出在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化工作的重要性，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；信息技術(shù)

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，所以各企事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?cè)械膶?duì)檔案管理工作的看法，要以實(shí)際的工作需要為準(zhǔn)則，規(guī)范原有的檔案管理方法，使其更好地為單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，而實(shí)際的工作中，很多人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，使其在單位中處于可有可無(wú)的位置。

一、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

（一）規(guī)范檔案管理是新形勢(shì)下檔案管理工作的要求。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，原有的生產(chǎn)方式已經(jīng)發(fā)生了改變，其檔案管理工作在單位中的作用也發(fā)生了很大的變化，因此，必須要改變?cè)械膶?duì)檔案管理工作的看法，使其更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。檔案是一種記錄單位發(fā)展的重要信息資源，是單位發(fā)展的足跡的展示，對(duì)其發(fā)展有著重要的影響，是企事業(yè)單位進(jìn)行工作總結(jié)的重要依據(jù)，因此，要想適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求，必須要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）規(guī)范檔案管理是企事業(yè)單位加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，各企事業(yè)的發(fā)展也面臨著新的局面，要想在新形勢(shì)下獲得更好地發(fā)展，就必須要對(duì)日常的工作進(jìn)行總結(jié)整理，這恰恰是檔案管理工作的重要內(nèi)容，所以企事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，這也是提高自身管理能力的必然要求。

（三）檔案管理有助于企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理工作是對(duì)企事業(yè)單位日常工作的總結(jié)記錄，是對(duì)單位開展業(yè)務(wù)的回顧和管理，所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化管理，對(duì)于企事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的作用，任何企業(yè)的發(fā)展都離不開對(duì)日常工作的總結(jié)，只有從總結(jié)中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，這樣才能對(duì)日后的工作進(jìn)行規(guī)劃，有助于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作發(fā)展滯后。受到傳統(tǒng)管理方式的影響，人們對(duì)檔案管理工作一直都不是十分重視，導(dǎo)致一些管理制度和管理方式上十分落后，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理水平在工作中的作用越來(lái)越重要，所以原有的檔案管理方式已經(jīng)不能適合社會(huì)的發(fā)展要求，嚴(yán)重阻礙正常工作的開展。

（二）檔案管理方式落后。我國(guó)的檔案管理事業(yè)起步較晚，在一些管理方式上還是十分落后，一般采用的都是人工管理的方式，隨著檔案管理的數(shù)量逐漸增多，這種方法已經(jīng)不再適合實(shí)際的工作需要。

（三）檔案管理人才缺乏。企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作一直都不是十分重視，使得沒(méi)有安排專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行管理，特別是在檔案管理工作任務(wù)逐漸加大的當(dāng)今社會(huì)，在涉及到一些專業(yè)的知識(shí)時(shí)，檔案管理的工作人員不知道該如何做起，單位也缺乏對(duì)管理人才的專業(yè)化培訓(xùn)，一般都是由工作人員來(lái)進(jìn)行這項(xiàng)工作，使得工作的效率十分低下。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的建議

（一）全新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義。要想提高檔案管理的工作水平，首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員要改變對(duì)該工作的看法，從思想上改變才能在行動(dòng)上采取措施，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在單位發(fā)展中的作用越來(lái)越重要，所以必須要把檔案管理工作提到議事日程上來(lái)，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要通過(guò)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度來(lái)提高員工工作的積極性，近而保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化水平，必須要采用科學(xué)的管理方法，因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的檔案，是工作正常進(jìn)行的重要記錄，也是總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)，所以必須要對(duì)其管理方法加以重視，通過(guò)制定科學(xué)規(guī)范的管理方法，來(lái)保證其檔案管理工作的正常開展，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。

（二）強(qiáng)力防御檔案管理工作的邊緣化。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人們的思維定式，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，日新月異。檔案工作作為一個(gè)傳統(tǒng)性工作，其本身性質(zhì)和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)是，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，無(wú)足輕重，這足以說(shuō)明有很多人對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，相當(dāng)一部分人認(rèn)識(shí)模糊，存在一定的誤區(qū)。這種現(xiàn)象在一定程度上滋生蔓延到整個(gè)檔案管理行業(yè)，是檔案管理工作中的毒瘤，影響了檔案工作前進(jìn)的腳步，必須引起領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，徹底予以清除。

（三）求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，做好檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。凡事有利必有弊，在信息化帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在軟件功能上周密設(shè)計(jì)，加強(qiáng)電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度，其中重點(diǎn)應(yīng)對(duì)最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（四）科學(xué)規(guī)范，提高效能。檔案利用是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。

四、總結(jié)

作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點(diǎn)應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點(diǎn)和實(shí)際需要，編制出切合實(shí)際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過(guò)程中，對(duì)一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復(fù)制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實(shí)需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。

參考文獻(xiàn)

[1]張如.論新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013（18）.