信息化背景下設計院檔案管理創(chuàng)新機制

李瀾楠

摘 要：二十一世紀以來，我國信息化水平不斷提高，信息技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，設計院傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足設計院的需求。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用其改變設計院傳統(tǒng)的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為設計院新的命題。

關(guān)鍵詞：設計院；檔案管理；信息化時代；創(chuàng)新機制

隨著我國改革開放的進程不斷向前推進，國民經(jīng)濟不斷發(fā)展，各種項目和工程的上馬，設計院的重要性越來越凸顯，設計院的工作飛速發(fā)展，設計院的規(guī)模普遍得到擴大，設計院的工程資料及其檔案管理的工作也變得越來越繁重，重要性也越來越大。信息化背景下設計院檔案管理急需要新的創(chuàng)新機制，利用信息化開發(fā)出一套科學的設計院檔案管理系統(tǒng)。

1 設計院傳統(tǒng)檔案管理

1、傳統(tǒng)的設計院檔案管理，因為本身檔案較多，各個項目之間的檔案需要分檔，傳統(tǒng)的檔案歸檔內(nèi)容十分復雜。各種資料有原始文件、圖表、圖紙等等眾多資料，而且因為一般工程或者項目時間較長，資料需要反復的查閱和使用，累積的資料比較多，檔案歸檔的步驟也相對會很復雜，所有的審批材料，施工備份，文檔不僅僅數(shù)量多，種類也多，設計院因為其規(guī)模擴大，工作量變大，庫存的檔案數(shù)據(jù)再利用傳統(tǒng)的方法進行管理，不僅僅容易出現(xiàn)一些錯誤，還會造成工作人員的巨大壓力，總體而言，時代發(fā)展，設計院傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在設計院對檔案管理的要求。

2、時間跨度長，材料變更快，檔案本身體現(xiàn)了設計院的設計水平，許多項目建筑時間較長，時間塊度較大，而需要歸檔的治療不僅僅數(shù)量上很多，同時在施工階段因為一些問題，可能會臨時的對一些工程細節(jié)做出新的調(diào)整和設計，歸檔的資料需要翻閱和進行新材料的檔案入庫，傳統(tǒng)的檔案管理，主要是人工操作，這個過程將會浪費大量的時間和精力。一些項目變更情況，需要設計院進行相應調(diào)整的，增加了檔案管理歸檔工作的人力財力物力。

3、檔案用戶的范圍較廣，設計檔案記錄著設計專業(yè)科學技術(shù)知識，設計院這些檔案有著航企的使用價值，設計檔案有一定的適應性，存在資料共享和相互借鑒的可能，在工程設計。施工、完工階段，及其后期進行新的項目擴建，這些資料都能夠提供一定的依據(jù)，一些項目后期會有維保，同樣這些資料也是可以使用的，因此設計院的資料可能會反復頻繁的再次使用和歸檔，傳統(tǒng)的人工方式針對這種情況，有著很大的壓力，浪費時間和相對應的項目資金，這對檔案管理提出了新的要求。

2 信息化趨勢下的設計院檔案管理的方向

1、首先是檔案內(nèi)容數(shù)字化，之前的檔案包括圖紙、圖表、各種相關(guān)材料，內(nèi)容很多且相對駁雜，檔案的歸類和存檔工作量都比較大，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的契機，把這些材料有文字的、圖表的、紙質(zhì)的編程數(shù)字化的，建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實現(xiàn)電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高設計院資料管理的效率。

2、管理手段由人工項計算機應用轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理，人工分類、歸檔、儲存，不僅僅對人本身提出了很高的要求，同時對于場地的要求也很高，勞動強度較大，但是工作的效率卻很低，計算機應用技術(shù)利用與檔案管理，實現(xiàn)了網(wǎng)上自動歸檔，相關(guān)資料更加容易共享，提高了工作效率，工程進展不會因為檔案問題而增加不必要的成本。

3、管理方式的轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)，管理有人工變?yōu)橐孕畔⒒癁橹鳌Ｓ嬎銠C應用技術(shù)的應用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量，工作人員在完成其檔案管理工作的同時，可以對檔案本身的內(nèi)容進行參考和解讀，各類資質(zhì)需要申報的程序可以盡快完成，以及其他如職稱評定、財務問題等等大量的信息也可以開展查詢工作，這不僅僅完成了設計院檔案管理的信息化，對于整個設計院而言，信息化的進程都有重要的意義，將極大的改善整個研究院的工作效率。

4.傳統(tǒng)的設計院管理工作，并不一定有專門的檔案管理人員來進行管理，有的就是項目或者工程的相關(guān)負責人來進行檔案的管理，著就讓管理相對比較混亂，傳統(tǒng)的檔案管理人員的素質(zhì)要求也不太高，主要由人工進行管理，效率的要求和能力的要求相對現(xiàn)代信息化管理沒有那么高，但是計算機技術(shù)的應用，信息化管理體系的推廣，對于管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，大量的資料需要管理人員對于檔案管理有一定的專業(yè)知識，檔案管理需要一定的保密性質(zhì)，檔案人員要指導相關(guān)的規(guī)定和法規(guī)，專業(yè)相關(guān)計算局操作，并能夠在檔案管理中不斷學習，不斷的完善其知識結(jié)構(gòu)，滿足信息化時代對于復合型人才的要求。檔案人員要由以前的單一保管箱科學管理轉(zhuǎn)變。

3 信息化背景下設計院檔案管理創(chuàng)新機制

1、首先要加強宣傳，提高認識，增強社會整體的檔案意識，加強設計院內(nèi)部的宣傳，提高認識，構(gòu)建科學的宣傳機制，把宣傳常態(tài)化，于此同時設計院本身構(gòu)建相關(guān)的宣傳平臺。重視檔案管理工作，把檔案管理腦如刀設計院的全年工作計劃中，充分調(diào)重各方面的力量，培養(yǎng)全體的檔案意識，把檔案管理和利用相結(jié)合。加強檔案管理人員和檔案使用人員之間的聯(lián)系。

2、努力推進檔案管理的信息化和制度化建設

在檔案管理中，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息技術(shù)，管理由人工變?yōu)橐孕畔⒒癁橹?。加大計算機應用技術(shù)的應用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量。建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實現(xiàn)電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高設計院資料管理的效率。于此同時，要建立起科學的管理模式，實施整體化的管理。在相關(guān)項目任務下達支出就建立相關(guān)的編號，等到資料進行歸檔，迅速的通過計算機實現(xiàn)檔案的錄入。具體的檔案部門根據(jù)其內(nèi)容進行科學的分類，對這些資料進行分類處理，形成完備、科學、易于查詢的電子檔案。

同時要制定相關(guān)的標準，檔案歸檔要嚴謹和準確，符合國家的相關(guān)要求程序，紙質(zhì)的材料要保證其保存的質(zhì)量，制相關(guān)對于紙質(zhì)材料保存標準要嚴格制定，檔案管理部門要嚴格按照其相關(guān)標準實施。硬件設施要完善，不僅僅是信息化管理體系的建立和計算機需要一定的運行速度，紙質(zhì)的資料保護需要考慮防火、防盜、防潮等等各個方面，真正的做到資料的科學管理。

3、要做好檔案資源的整合利用以及人才的儲備、服務質(zhì)量的提高

整合檔案信息，優(yōu)化資料，對檔案資料本身進行整合提煉，挖掘檔案的各方面價值。和里的檔案整合，可以分析出很多問題，如水利單位相關(guān)資料整合，可以完全變回一些基礎(chǔ)的資料，為工程第一線的后期維保工作提供最基本的便利。不用再浪費大量的時間為一些小問題去早相關(guān)的資料。進行治療的整合，可意識整個檔案的信息價值出現(xiàn)不斷的增值，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的存在本身就是一種財務和資源，整合相關(guān)檔案，檔案慢慢由保管向利用方向轉(zhuǎn)變，將檔案本身變成一種可再利用的資源。

創(chuàng)新服務機制，檔案的管理最終的目的還是為了服務，但是因為傳統(tǒng)檔案的低效率，提供服務有著很大的困難，現(xiàn)在信息化檔案管理模式，需要我們的相關(guān)人員轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，加強其服務理念。建立不同等級的數(shù)據(jù)庫。

4、加強人才的培養(yǎng)，提高管理人員的整體素質(zhì)和個管理員的綜合素質(zhì)，滿足新形勢下對管理人員的要求。

4 結(jié)語

在當今信息化背景下，檔案管理的信息化是時代的必須，同時，檔案管理工作是一項為人民服務，對歷史負責的工作，看似簡單卻有著非同一般的重要性。因此信息化檔案管理需要得到檔案機構(gòu)的重視，相關(guān)工作人員也要勇于奉獻，開拓進取，主動學習專業(yè)知識，并提高信息化檔案管理意識，這樣文書檔案管理的信息化工作才會取得成功。

參考文獻

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