高校辦公室精細化管理內(nèi)涵、特征及價值

陳煒+王渝華+魯巍

摘要：高校辦公室是學校中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位[1]。本文將通過厘定高效辦公室精細化管理內(nèi)涵和剖析其特征，把握其內(nèi)在規(guī)律。本文認為深入推進高效辦公室精細化管理是提升辦公室管理協(xié)調(diào)服務(wù)價值、政策研究價值和督察督辦價值的必由之路。

關(guān)鍵詞：精細化管理；協(xié)調(diào)服務(wù)；政策研究；督察督辦

上世紀50年代，精細化管理思想發(fā)軔于日本企業(yè)，是一種企業(yè)管理理念，而后被其他領(lǐng)域所借鑒和移植。它是社會分工精細化和質(zhì)量服務(wù)精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，建立在基礎(chǔ)管理之上。上世紀90年代該思想被世界各國所接受并全面推廣應(yīng)用，取得顯著成效。入世以來，精細化管理思想深刻地影響著我國各個領(lǐng)域，高校便是其中之一。本文將從高效辦公室視角出發(fā)，對其進行內(nèi)涵的厘定、特征的分析和意義的探索。

一、高校辦公室精細化管理的內(nèi)涵

精細化管理是一種理念而非一種方法；是一種追求而非一種標準；是一個過程而非既定目標。精細化管理“精”在高標準、高質(zhì)量，精益求精、追求完美，“細”在細節(jié)、細致，工作細化、管理細化[2]。精細化管理是一個由粗放到精細的長期進化過程，是一個不斷追求完美的過程，是一項系統(tǒng)性的工程。高校辦公室是學校的中樞神經(jīng)，其所具有的事務(wù)性、參謀性、突發(fā)性等內(nèi)在特點，需要其持續(xù)不斷地改進管理方法，提升管理效能以實現(xiàn)協(xié)調(diào)內(nèi)外事務(wù)、服務(wù)科學決策、督導工作落地，促使學校工作有序開展。準確把握精細化管理內(nèi)涵，是促使高校辦公室管理工作有效開展的前提。

（一）精細化管理是一種理念而非模式方法

精細化管理作為一種管理思想，培養(yǎng)人們用心做事、注重細節(jié)的品質(zhì)，倡導認真的態(tài)度和科學的精神。高校辦公室精細化管理基于基礎(chǔ)管理之上，要求辦公室人員恪盡職守，認真地將每一項工作事無巨細地落實到位，確保工作的精確度，形成良好的職業(yè)習慣和職業(yè)態(tài)度。因此精細化管理并非一種模式或者方法，而是在理念上提出更高的要求。

（二）精細化管理是一種追求而非具體標準

精細化管理要求精益求精、追求完美，破除常規(guī)和經(jīng)驗桎梏，對原有工作流程實施優(yōu)化再造，不斷完善組織系統(tǒng)、明確崗位職責，將工作進行切塊劃分、責任到人，再將單元式的工作通過系統(tǒng)整合，形成完備工作鏈。高校辦公室工作量大、事情繁雜，既包括內(nèi)外協(xié)調(diào)、公文起草、政策研究、督察督辦等日常工作，又包括大量突發(fā)性事件，因此在管理上不能有絲毫懈怠和馬虎，需要業(yè)務(wù)人員不斷追求完美、精益求精。

（三）精細化管理是一個過程而非既定目標

精細化管理是一個漸進式的過程，由粗放到精細，由低層次到高層次，身處其中的每個人的意識都是由不自覺到自覺，行為從不習慣到習慣的一個過程，循序漸進，在此過程中并不能也不可能一蹴而就達到某個既定目標。高校辦公室精細化管理是在基礎(chǔ)管理前提下，從管理理念、管理制度、員工素質(zhì)等各項工作逐步建立起來，是一個持續(xù)改進、不斷完善提高的過程。

二、高校辦公室精細化管理的特征

精細化管理是以避免浪費為著眼點，提高效能，消滅無用損耗，尋找持續(xù)改進的機會。高校辦公室精細化管理可以理解為以避免浪費人力成本為著眼點，精湛、準確、細致、嚴謹開展辦公室各項工作，消滅無用功，尋找持續(xù)提高工作效能、提升服務(wù)中心工作水平的機會。通過這樣類比擴展理解，筆者認為可以將高效辦公室精細化管理的特征歸結(jié)為四個字，即“精、準、細、嚴”。

（一）高校辦公室精細化管理注重業(yè)務(wù)能力精湛

業(yè)務(wù)能力精湛要求不斷提煉，精心篩選，尋找解決問題的最佳方案。高校辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力精湛與否直接關(guān)乎精細化管理水平是否上得去[3]。在精細化管理要求下，高校辦公室工作人員在工作中應(yīng)當具備精湛的業(yè)務(wù)能力，能夠精心設(shè)計工作方案，解決紛繁復雜的工作問題，提升工作效能。

（二）高校辦公室精細化管理強調(diào)尋找目標準確

尋找目標準確要求找準目標并準確執(zhí)行，保質(zhì)保量按時完成。高校辦公室在接到上級下達任務(wù)或下級反饋意見后，能夠準確地把握問題關(guān)鍵，并采取行動，提出解決方案或者將問題解決。準確定位目標，是提高辦公室辦文、辦會、辦事水平的關(guān)鍵之所在，也是精細化管理的顯著特征。

（三）高校辦公室精細化管理關(guān)注內(nèi)在聯(lián)系細節(jié)

內(nèi)在聯(lián)系細節(jié)究其根由是找到工作內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，通過對細節(jié)的嚴格把控，實現(xiàn)管理工作由粗放向精細轉(zhuǎn)變，真正將高校工作提升一個層次。

（四）高校辦公室精細化管理要求工作態(tài)度嚴謹

工作態(tài)度嚴謹主要體現(xiàn)在執(zhí)行和控制上，在工作中按照嚴格流程執(zhí)行，明確工作目標，控制工作走向，這才是精細化轉(zhuǎn)化為事實的關(guān)鍵所在。

三、高校辦公室精細化管理的價值

高校辦公室是學校協(xié)調(diào)服務(wù)中心、政策研究中心、督察督辦中心，具有不可忽視的作用，但在傳統(tǒng)管理模式下，高校辦公室普遍存在服務(wù)質(zhì)量不高、督辦力度不夠、制度建設(shè)不完備、只能目標不明確、業(yè)務(wù)能力欠缺等問題。高校辦公室深入推進精細化管理將有利于提升協(xié)調(diào)服務(wù)水平，有利于增強政策研究科學性，有利于提高督察督辦力度，全面提升高校辦公室工作效能。

四、總結(jié)

高校引進精細化管理不是跟風逐潮，而是一項長期，精細的工程。深入體會分析精細化內(nèi)涵及特征，將精細化理念滲透到工作中的方方面面，根據(jù)高校辦公室自身特點制定符合實際的規(guī)范化的合理化的工作流程和制度，打造高效能、優(yōu)質(zhì)量的高校辦公管理模式。（作者單位：西南交通大學遠程與繼續(xù)教育學院）

參考文獻：

[1]梁克東.高校辦公室工作的規(guī)范與創(chuàng)新——與政府辦公室工作比較中的審視和思考[J].浙江師范大學學報（社會科學版）.2013.（2）

[2]張喜愛.試論精細化管理思想及其在高校科技管理中的應(yīng)用[J].科技管理研究.2009.（11）

[3]徐松杰.精細化管理的實現(xiàn)方法及其應(yīng)用[J].河南工程學院學報（自然科學版）.2008.（2）