高校檔案管理規(guī)范化的幾點思考

趙林勝

（山東建筑大學(xué) 山東濟南 250101）

高校檔案管理規(guī)范化的幾點思考

趙林勝

（山東建筑大學(xué) 山東濟南 250101）

隨著我國對教育事業(yè)越來越高的重視，高校檔案信息量也在信息爆炸情況下愈來愈多，因此，處理好檔案管理是很重要的。隨著教育體制的不斷改革，檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些紕漏，會嚴(yán)重地影響一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，需要對此進(jìn)行改善。本文首先對高校中的檔案管理的重要性做了介紹，其次，針對現(xiàn)階段管理中存在的一些毛病進(jìn)行了反饋，同時，就筆者個人而言，對高校檔案管理的規(guī)范化工作進(jìn)行了思考。

檔案管理；規(guī)范化管理；思考

1 前言

高校檔案管理對高校教育發(fā)展有很重大的意義。隨著教育體制的不斷改革，高校教務(wù)工作對檔案管理工作提出了更高的要求。改革開放至今，信息量不斷增長，對信息的處理難度也自然而然地升級了。

2 檔案管理工作規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理工作是當(dāng)下需要解決的問題。檔案管理工作對高校的教務(wù)工作起著重要的作用，如下：

（1）高校的檔案為校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供了參照作用。檔案包括各種教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)校人事檔案、學(xué)?？萍冀ㄔO(shè)檔案等，這些檔案為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查分析和一些計劃的進(jìn)行提供了依據(jù)。規(guī)范化的高校檔案管理工作可以實現(xiàn)檔案在檔案室的快速和準(zhǔn)確轉(zhuǎn)移，也間接地提高了領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。

（2）高校檔案為教學(xué)管理工作提供了依據(jù)。高校的教學(xué)檔案在教務(wù)工作中發(fā)揮著重要的作用，依據(jù)教學(xué)檔案，教務(wù)處可以了解全面的、系統(tǒng)的材料，根據(jù)這些材料的分析研究，可以指定出符合本校的教學(xué)計劃和制度等，且制定出的這些內(nèi)容都是真實可信、可操作的。這很大程度是都是高校檔案創(chuàng)造的工作效益。

（3）高校檔案為學(xué)生和教師提供了一定的學(xué)歷材料依據(jù)。教務(wù)工作中對教師和學(xué)生的評價材料都會歸檔，因此，可以為教師的晉升提供依據(jù)，同時也可以為學(xué)生提供學(xué)歷學(xué)籍證明，幫助教師和學(xué)生解決世紀(jì)問題。

3 高校檔案管理工作中現(xiàn)存的一些問題

伴隨教育模式的不斷變化，檔案管理工作中出現(xiàn)了很多漏洞，以下列出了一些：

3.1 高校人員檔案材料不全面

許多高校的人員檔案管理材料沒有明確的歸檔界限和要求，致使很多人員的綜合測評工作所需的材料得不到及時存檔，對以后人員的綜合素質(zhì)的考察了解不全面，不到位。就本地的高校來說，高校的畢業(yè)生和未畢業(yè)生的學(xué)生檔案在檔案管理工作中占較大的比重，而一般情況下，學(xué)生檔案的評價材料卻較少，這跟現(xiàn)今教育體制不符合。

3.2 檔案管理制度不完善

目前，我國已有相關(guān)的檔案管理制度，但是，在高校的檔案管理方面，卻沒有統(tǒng)一的、明確的、可參照的管理制度。高?，F(xiàn)階段采用的都是傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，因此，在對檔案進(jìn)行收集整理時就不完整，比較雜亂?？偠灾壳斑€存在一些高校的檔案管理工作不規(guī)范，也沒有統(tǒng)一的形式規(guī)范，在檔案轉(zhuǎn)移過程中，很容易出現(xiàn)問題。

3.3 檔案管理信息化系統(tǒng)不健全

21世紀(jì)的今天，各種信息都開始實行軟件信息化管理，由于軟件市場的競爭性，存在一些高校沒有合格的計算機系統(tǒng)或者實用的軟件程序。同時，由于計算機技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，對檔案管理工作需要對信息的存儲進(jìn)行管理，出現(xiàn)了各種存儲方式。信息化系統(tǒng)的不健全無法滿足檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳播，自然無法實現(xiàn)檔案信息的共享，這嚴(yán)重影響了教務(wù)工作的進(jìn)行。

4 高校檔案管理工作的規(guī)范化建議

通過對現(xiàn)階段高校檔案工作中存在的問題的分析，可以看出，規(guī)范化檔案管理工作的重要性，因此，要實現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理，提出了以下合理性的建議：

4.1 加強檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

高校檔案是高等教育持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，只有依靠強有力的法律制度的保障，才能從根本上解決高校教育事業(yè)的發(fā)展問題。因此：①需要強化高校各級人員的檔案管理的意識工作，強化檔案的宣傳工作，比如，通過舉辦各種會議、展覽等，向高校教職工人員宣傳國家關(guān)于檔案的規(guī)章制度和檔案管理工作的重要意義。②要健全本校的檔案管理制度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的工作嚴(yán)格考察，對檔案管理人員的工作嚴(yán)格考核監(jiān)督，定期召開檔案管理工作的會議，對當(dāng)前工作中存在的問題進(jìn)行反饋解決。③高校對檔案管理工作的經(jīng)濟應(yīng)積極地予以支持，加快檔案室的創(chuàng)辦，提高檔案管理工作的服務(wù)能力。

4.2 加強檔案管理中文件歸檔管理

高校檔案管理的通常都是一些文件材料，比如教師的論文發(fā)表信息等，這些材料都是對高校各項工作開展的真實的直接的記錄，是學(xué)校信息的珍貴財富。它對高校其他工作的管理質(zhì)量和效率具有考察參照作用。因此，檔案管理工作需要與高校其他一些相關(guān)工作結(jié)合進(jìn)行，從而保證檔案材料的及時性和準(zhǔn)確性。同時，需要注意的是，這些材料的正確及時歸檔與相關(guān)人員有關(guān)，需要高校各級人員積極配合檔案管理者的工作。

4.3 豐富檔案材料的內(nèi)容

高校主要目標(biāo)就是培養(yǎng)創(chuàng)新型的人才，因此在檔案建設(shè)方面，要豐富其內(nèi)容。比如學(xué)生的檔案材料需要完善其在校的各種積極和消極的表現(xiàn)，對學(xué)生進(jìn)行客觀評價，全面反映學(xué)生在校期間的發(fā)展情況，使得學(xué)生檔案材料為就業(yè)單位提供參考依據(jù)。

4.4 對檔案管理逐步實現(xiàn)信息化的管理

信息量爆炸的時代，高校的檔案成千上萬，若對這些檔案不進(jìn)行信息化的管理，或者其信息化管理不到位，很可以會導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失混亂的現(xiàn)象。信息化的管理也會是未來檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，因此，高校對檔案管理的信息化管理要全面支持，健全和完善信息化管理系統(tǒng)，確保信息的完整性、真實性和準(zhǔn)確性，更有利于其他工作的開展，提高了工作效率和效益。

5 結(jié)束語

高校檔案管理工作是高校正常運作的基礎(chǔ)，是需要各級人員和部門協(xié)作的工作。通過對現(xiàn)階段高校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出了對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化的一些建議，這些建議僅僅是筆者思考到的。高校建設(shè)的主要目標(biāo)就是培養(yǎng)創(chuàng)新型應(yīng)用人才，是國家未來發(fā)展的希望，因此，還需要廣大人員對高校檔案管理工作中的問題積極反饋和建議。

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1004-7344（2016）13-0015-01

2016-4-15