李賀龍

延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院

促進(jìn)就業(yè)視角下的高職院校學(xué)生檔案管理解析

李賀龍

延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的重要信息，既是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，同時(shí)也是直接關(guān)系到學(xué)生就業(yè)的重要載體和形式。本文從高職院校學(xué)生檔案管理內(nèi)容出發(fā)，圍繞當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題展開(kāi)了分析，并著重就其有效措施提出了建議和意見(jiàn)。

就業(yè)視角；高職院校；檔案管理

檔案管理是學(xué)生在校期間的重要履歷表，是學(xué)生在校期間所獲的重要憑證和體現(xiàn)，就業(yè)視角下高職院校學(xué)生檔案管理工作的高效開(kāi)展，不僅直接關(guān)系到學(xué)校管理工作的開(kāi)展，同時(shí)將會(huì)直接影響到就業(yè)期間企業(yè)對(duì)人才的判斷和選擇。本文主要從高職院校檔案管理的內(nèi)容出發(fā)，圍繞檔案管理目前存在的問(wèn)題進(jìn)行詳盡闡述，并就其有效解決措施提出建議。

一、高職院校檔案管理的主要內(nèi)容

高職院校學(xué)生檔案主要包括對(duì)學(xué)生在校期間個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、品德修養(yǎng)、獎(jiǎng)懲情況、身體狀況及誠(chéng)信度等方面的情況。就這幾個(gè)方面來(lái)說(shuō)，都會(huì)直接影響到就業(yè)時(shí)企業(yè)對(duì)人才的判斷和選擇：首先就個(gè)人經(jīng)歷來(lái)說(shuō)，初中至大學(xué)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷基本屬于學(xué)生的自傳性信息，是學(xué)生每一學(xué)習(xí)階段最為原始的體現(xiàn)和反應(yīng)，如果就業(yè)過(guò)程中需要對(duì)這方面內(nèi)容進(jìn)行要求的話，學(xué)生學(xué)習(xí)狀態(tài)和狀況的變化來(lái)說(shuō)是較好的憑證；其次是品德修養(yǎng)的記錄：主要囊括政審材料、黨團(tuán)等鑒定證明材料。隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)在人才選擇的過(guò)程中看重個(gè)人品行，檔案信息是很重要的判斷信息之一；此外，檔案里還記錄了學(xué)生的綜合獎(jiǎng)懲情況，其在校期間受到的各種表彰、嘉獎(jiǎng)及違紀(jì)處分等情況；學(xué)生入學(xué)前和畢業(yè)后的體檢報(bào)告及心理健康狀況，都會(huì)進(jìn)入到學(xué)生檔案中，是對(duì)學(xué)生的身體和心理健康狀況的綜合反映；貧困生簽訂的助學(xué)貸款和高職畢業(yè)生簽訂的就業(yè)協(xié)議、合同等材料，是學(xué)生誠(chéng)信度和信用情況的重要反應(yīng)。綜合來(lái)看，就業(yè)視角下學(xué)生檔案實(shí)際上已經(jīng)可以為學(xué)生的擇業(yè)方向提供基礎(chǔ)判斷了，因此，對(duì)檔案進(jìn)行高效合理的管理也就顯得尤為重要。

二、高職院校學(xué)生檔案特性及管理現(xiàn)狀

從上文論述中，我們已經(jīng)對(duì)高職院校學(xué)生檔案包括的主要內(nèi)容及基本信息有了大概的了解。由于高職院校學(xué)生檔案自身的特殊性和獨(dú)特性，它與本科高校等普通高校學(xué)生的檔案管理也有不同，具有信息材料多樣化、利用頻次高；檔案更新周期短、流動(dòng)性較大等特點(diǎn)?；谶@些特殊性的基礎(chǔ)上，高職院校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也就更多。

（一）管理模式過(guò)于陳舊

管理更新跟不上實(shí)際需求。從目前情況來(lái)看，大多數(shù)高職院校的檔案管理還是采用的傳統(tǒng)紙質(zhì)手工管理模式，電子檔案的應(yīng)用極為有限，幾乎沒(méi)有在學(xué)生檔案管理部門建立起來(lái)，只有個(gè)別高校應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助管理軟件也僅僅局限于學(xué)生基本信息的查詢工作。

（二）造假情況嚴(yán)重

除上述問(wèn)題外，高職院校學(xué)生檔案管理工作還面臨著嚴(yán)重的造假問(wèn)題。由于相關(guān)管理部門重視度不夠，學(xué)生在完成檔案錄入或是相關(guān)工作人員在存檔的過(guò)程中，總是會(huì)存在蒙混過(guò)關(guān)的情況，只圖填寫完成，而不對(duì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核查和檢閱。這一情況大大增加了學(xué)生檔案在使用過(guò)程中的受阻可能，重則影響學(xué)生的成功就業(yè)。

三、就業(yè)視角下高職院校學(xué)生檔案管理的有效措施

從前文論述中我們已經(jīng)對(duì)高職院校當(dāng)前學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及就業(yè)視角下學(xué)生檔案管理工作開(kāi)展的重要性有了了解，結(jié)合高職院校檔案管理工作的特殊性，建議可以從以下幾個(gè)方面采取措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量和檔案本身的有效性及實(shí)用性。

（一）宣傳工作的加強(qiáng)

高職院校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的提升，首先需要進(jìn)一步強(qiáng)化現(xiàn)階段的宣傳力度，加強(qiáng)院校和檔案管理部門對(duì)學(xué)生檔案的重視度，在學(xué)生群體中普及檔案促進(jìn)就業(yè)的意識(shí)，強(qiáng)化學(xué)生在檔案填寫過(guò)程中的慎重性和謹(jǐn)慎度，把檔案信息的完善當(dāng)成重要的事情來(lái)完成。作為相關(guān)管理部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)盡可能的在日常會(huì)議或公示場(chǎng)合中，把宣傳工作當(dāng)成重點(diǎn)來(lái)抓，并與學(xué)校就業(yè)部門聯(lián)合起來(lái)，對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行有效監(jiān)督。

（二）管理力度的強(qiáng)化

除宣傳力度的加強(qiáng)外，高職院校學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展，還應(yīng)對(duì)管理的力度進(jìn)行加強(qiáng)。明確歸檔范圍，理順檔案管理機(jī)制。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)建立完善的管理流程和管理節(jié)點(diǎn)，把好第一道關(guān)卡。作為檔案建立的重要環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，主要包括對(duì)之前檔案的管理核實(shí)以及對(duì)當(dāng)下檔案的收集和整理。作為學(xué)生之前已經(jīng)存在的檔案信息來(lái)說(shuō)，建議檔案管理工作人員可以結(jié)合院校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行檔案的抽樣調(diào)查，檢查學(xué)生之前的檔案信息是否完整，是否存在缺損；而針對(duì)準(zhǔn)備錄入檔案的信息，建議首先應(yīng)進(jìn)行檔案意識(shí)的建立，引導(dǎo)學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案信息準(zhǔn)確的重要性，提高學(xué)生在信息錄入環(huán)節(jié)的認(rèn)真程度，保證信息第一輸出渠道的真實(shí)性；最后，要想保證檔案管理日常工作的高效開(kāi)展，還應(yīng)與輔導(dǎo)員等特殊教學(xué)角色建立有效聯(lián)系，將學(xué)生檔案管理工作與班級(jí)日常工作、就業(yè)指導(dǎo)工作有機(jī)的聯(lián)系在一起，營(yíng)造整體重視的氛圍，最終保證檔案管理工作的實(shí)效性。

（三）信息化管理方式的運(yùn)用

上述措施外，建議高職院校檔案管理工作還應(yīng)對(duì)信息化的管理方式進(jìn)行合理運(yùn)用，將人力從繁瑣的整理工作中解放出來(lái)，提高管理的效率和質(zhì)量。在檔案錄入環(huán)節(jié)，一定要注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)性和準(zhǔn)確性，建立專門的檢查、審核隊(duì)伍，或是設(shè)置專員進(jìn)行錄入監(jiān)督。此外，在對(duì)檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，應(yīng)盡可能減少對(duì)紙質(zhì)檔案的使用頻次，從而保證原始文件的完整度。

總而言之，相比以前，就業(yè)視角下高職院校學(xué)生檔案管理工作的重要性和價(jià)值不斷提升，市場(chǎng)的關(guān)注度對(duì)高職院校的檔案管理提出了更多要求。宣傳力度及管理力度的增加只是從某種層面解決過(guò)去遺留的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作本質(zhì)效率的改善無(wú)法發(fā)揮根本性作用，結(jié)合當(dāng)前高職院校檔案管理特色來(lái)看，對(duì)信息化管理方式進(jìn)行全方位的運(yùn)用才是根本解決途徑，轉(zhuǎn)變思想和管理路徑，與市場(chǎng)需求進(jìn)行匹配才是高職院校學(xué)生檔案管理的最新方向。

[1]張晶.促進(jìn)就業(yè)視角下的高職院校學(xué)生檔案管理探析[J].教育教學(xué)論壇,2015,11∶33-34.

[2]楊軍濤.高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].讀書文摘,2015,08∶40.