陳　璐，李子華，李文珍，劉靜天津航天長征火箭制造有限公司

軍工制造企業(yè)檔案資料管理的信息化發(fā)展戰(zhàn)略趨勢

陳璐，李子華，李文珍，劉靜天津航天長征火箭制造有限公司

隨著科技的進步，傳統(tǒng)檔案資料管理模式已不能滿足企業(yè)發(fā)展對其的利用需求。檔案資料資源的開發(fā)利用和共享，已成為檔案資料管理發(fā)展的趨勢。在此背景下，本文主要探討軍工制造企業(yè)急需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，借助信息化科技開發(fā)一體化管理系統(tǒng)以實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。

軍工制造企業(yè)；檔案管理模式；一體化管理系統(tǒng)

引言

傳統(tǒng)檔案管理模式更多的是重保管，沒有把檔案作為信息資源去合理開發(fā)利用；這種只重視收集、保管而放松利用的檔案管理意識已遠不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式還存在管理分散，檔案資料數(shù)據(jù)零散缺乏系統(tǒng)性等弊端，不僅加大檔案資料管理人員工作量也不便于提供借閱利用，不能發(fā)揮檔案資源的最優(yōu)價值。

一、企業(yè)檔案資料信息化管理發(fā)展建設(shè)的趨勢和必要性

首先，很多檔案文件已采用電子方式進行存儲。計算機管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面，在現(xiàn)在的企業(yè)中，絕大多數(shù)文件資料已實現(xiàn)電子化和數(shù)據(jù)庫。其次，原有檔案資料管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新的檔案管理形式的要求，檔案資源不能充分被開發(fā)利用，難以實現(xiàn)檔案資源的再利用和共享。再次，信息化管理更有利于檔案資料提供借閱利用，充分發(fā)揮檔案資源利用價值。基于以上三點，企業(yè)檔案資料管理急需打破傳統(tǒng)管理模式，向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。

二、軍工制造企業(yè)檔案資料信息化管理的發(fā)展趨勢

（一）軍工制造企業(yè)檔案資料概述

軍工制造企業(yè)中，各類檔案資料不同程度都涉及企業(yè)秘密甚至國家秘密，其中科技文件占據(jù)企業(yè)檔案資料的絕大部分?？萍嘉募苯佑涗浛蒲猩a(chǎn)的全過程，它是在生產(chǎn)、設(shè)計科研、管理中形成的，本身蘊含著許多商業(yè)秘密和技術(shù)專利，軍工制造企業(yè)的科技文件、科研檔案，記載著我國許多極端技術(shù)、武器裝備的研制過程、技術(shù)方案和技術(shù)指標等，其內(nèi)容涉及國家機密和武器裝備的使用安全。

（二）軍工制造企業(yè)開展檔案資料管理信息化需要注意的問題

1.注重信息安全建設(shè)。軍工制造企業(yè)檔案資料涉及行業(yè)利益和國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案資料關(guān)系到國家安全。信息安全管理是軍工制造企業(yè)檔案資料管理信息化建設(shè)的核心要素，其中最重要的原則是在國家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，按照國家及企業(yè)有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標準認真開展工作以確保企業(yè)秘密和國家機密萬無一失。

2.加強企業(yè)檔案資料的標準化和規(guī)范化。注重加強企業(yè)檔案資料的標準化和規(guī)范化是推動軍工制造企業(yè)檔案資料管理信息化的前提條件。檔案資料標準化，就是科學(xué)地制訂、貫徹、修訂各項標準使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。具體說來就是檔案工作需要制訂統(tǒng)一的專業(yè)名詞術(shù)語、統(tǒng)一的著錄規(guī)則、統(tǒng)一的檔案工作分類標準和統(tǒng)一的標引方法等來規(guī)范檔案的管理。軍工制造企業(yè)檔案資料信息化管理需借助企業(yè)信息化科技，開發(fā)或選擇一體化管理系統(tǒng)，將企業(yè)檔案資料納入一體化管理。

三、軍工制造企業(yè)檔案資料信息化管理的具體措施

（一）制度建設(shè)

檔案資料信息化制度建設(shè)是法制建設(shè)，為檔案資信息化管理提供依據(jù)和制度保障。按照檔案信息化管理的有關(guān)要求，制定、完善檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有相關(guān)檔案管理、信息化建設(shè)的規(guī)范和標準，建立健全電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度；收集、歸檔、鑒定和銷毀制度；利用和保密制度；安全管理與責(zé)任追究制度。制定檔案資料信息化管理建設(shè)及安全管理辦法，保障各項制度的落實，確保后續(xù)管理的順利實施。

（二）硬件及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)

檔案資料信息化管理最基本的是要在網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器及相應(yīng)的存儲設(shè)備以及操作系統(tǒng)確定的情況下，建造一個集元數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等為一體的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。使用戶可以不受時間和空間的限制，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)到相應(yīng)管理模塊查閱檔案資料信息。

（三）各類管理系統(tǒng)建設(shè)及系統(tǒng)集成建設(shè)

檔案資料信息化管理是基于檔案資料實體管理，對企業(yè)檔案資料信息資源的共享和進一步利用。各類管理系統(tǒng)的建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要平臺，包括檔案管理系統(tǒng)、科技文件管理系統(tǒng)及文件中心管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案、科技文件、圖紙、圖書及標準的管理。此外，應(yīng)建設(shè)庫房管理系統(tǒng)，對庫房進行智能化控制；建立信息資源利用及服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供信息資源的同時，根據(jù)用戶需求提供對應(yīng)的信息資源。最后，借助信息化科技手段將各類系統(tǒng)根據(jù)其內(nèi)在有機聯(lián)系加以集成，將企業(yè)各類檔案資料納入一體化管理。

（四）人員隊伍建設(shè)

建設(shè)復(fù)合型的人員隊伍是檔案資料信息化管理的有力保障。檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

檔案管理部門應(yīng)有計劃的對檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息化工作技能。要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

四、軍工制造企業(yè)檔案資料信息化管理模式將促進檔案資料管理效率的全面提升

軍工制造企業(yè)里，檔案資料的管理最終主要服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)制造。為提高檔案資料利用效率，企業(yè)必須依靠信息化技術(shù)人員開發(fā)一體化管理系統(tǒng)，將各類檔案資料相關(guān)聯(lián)，實行一體化管理以便于整個企業(yè)檔案資料的查閱利用。

1、信息化促進檔案管理效率提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式，耗費大量的人力資源進行服務(wù)管理，每個人的管理范圍和空間都十分有限。信息化管理的引進，可以節(jié)約人力資源，同時擴展管理范圍和空間。此外，檔案資料管理信息化很大程度上縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的實效性。

2、信息化促進檔案使用效率提高。傳統(tǒng)檔案管理模式下，服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)地點、服務(wù)時間、服務(wù)人數(shù)都受到不同程度的限制。實現(xiàn)檔案資料信息化管理，一份電子檔案可以同時為多人服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)使得資源得到充分共享。

3、信息化有利于檔案資料的整理和開發(fā)。一體化管理系統(tǒng)使得檔案資料的檢索利用更加規(guī)范化、自動化、自能化，充分發(fā)揮檔案資料內(nèi)部關(guān)聯(lián)性的優(yōu)勢，便于企業(yè)檔案資料管理人員對企業(yè)檔案信息資源進行三次開發(fā)，開展檔案編研課題，實現(xiàn)企業(yè)檔案資料使用價值的最大化。

綜上所述，企業(yè)檔案資料管理信息化發(fā)展戰(zhàn)略勢在必行。軍工制造企業(yè)檔案資料管理信息化管理模式的實現(xiàn)，將充分發(fā)揮檔案資料的價值，更好地為科研生產(chǎn)及企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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