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      分析財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

      2016-07-18 08:19陶勇張霞
      企業(yè)文化·中旬刊 2016年7期
      關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化管理信息技術(shù)

      陶勇 張霞

      摘 要:財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件,其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù),高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ),并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)。而當(dāng)前我國(guó)財(cái)政管理檔案工作當(dāng)中存在著管理觀念和方式落后、管理隊(duì)伍素質(zhì)不高、沒(méi)有統(tǒng)一的財(cái)政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等不足之處。本文將從這些不足之處入手,通過(guò)認(rèn)真分析其中癥結(jié)所在,提出加強(qiáng)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施。

      關(guān)鍵詞:財(cái)政檔案管理;現(xiàn)代化管理;信息技術(shù)

      隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展,各種檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大,財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件,其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù),高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ),并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù),因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益,對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平,使其發(fā)揮更大的作用。財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法,來(lái)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理,以使財(cái)政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。

      一、財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問(wèn)題

      近年來(lái),隨著財(cái)政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高,檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線,但一些需要解決的問(wèn)題也時(shí)刻提醒著檔案管理工作還需要與時(shí)俱進(jìn),還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。

      (一)檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大

      與紙質(zhì)文件相比,電子歸檔是一項(xiàng)更加艱苦細(xì)致且難度較大的工作,因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。

      (二)檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高

      由于電子文件必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔,這對(duì)不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來(lái)說(shuō),不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟,容易產(chǎn)生煩躁情緒。

      (三)檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一

      目前,檔案工作的現(xiàn)代化管理沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度,各地方也缺乏操作的實(shí)施意見(jiàn)。各單位雖然依據(jù)自己的情況,開(kāi)發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件,但是在遇到問(wèn)題時(shí),還是難免局限于操作的不規(guī)范,所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。

      (四)檔案收集歸檔的不完整

      財(cái)政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案非常多,除檔案部門負(fù)責(zé)接收的檔案外,其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門,而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜,檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范,因而檔案收集歸檔不夠完整。

      二、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的一些對(duì)策

      (一)提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度

      要做好檔案工作,必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持,領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作,在很大程度上取決于對(duì)檔案員工作的滿意度。因此,要加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視,大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí),認(rèn)為檔案工作不是主要工作,可有可無(wú),這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā);另外,要努力做好檔案服務(wù)工作,及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料,為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息,使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視后,檔案工作人員還要注重完善自我,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,做出業(yè)績(jī),做出水平,讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

      (二)建立和規(guī)范新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理制度

      計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展,日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此,各級(jí)檔案管理部門要根據(jù)新問(wèn)題、新要求建立并結(jié)合本單位實(shí)際制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度,切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程,以避免在電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息更改或丟失,從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性,保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。

      (三)提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

      檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”,這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是功能并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),并適時(shí)加以更新和規(guī)范化,為相關(guān)部門的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。

      (四)建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍

      檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)要有兩手準(zhǔn)備,一手抓硬件的投入,一手抓軟件的開(kāi)發(fā),這就需要有一支知識(shí)和能力都過(guò)硬的檔案管理者隊(duì)伍,檔案現(xiàn)代化管理的針對(duì)方向是電腦技術(shù)應(yīng)用,檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平直接影響檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。對(duì)檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)和管理是一個(gè)重要課題,要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計(jì)劃組織學(xué)習(xí),掌握信息技術(shù)的新知識(shí);在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;廣大的檔案工作者通過(guò)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)踐,從而進(jìn)行了知識(shí)更新?,F(xiàn)代化的檔案管理給檔案事業(yè)帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn),財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān),將在實(shí)踐中不斷探索完善,以制度化、信息化促進(jìn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化,適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,充分發(fā)揮財(cái)政檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用,為構(gòu)建和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

      三、結(jié)束語(yǔ)

      財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān),在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有舉足輕重的地位,財(cái)政檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理對(duì)于財(cái)政局的工作高效進(jìn)行具有重大的意義,在財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中,財(cái)政局還要注意對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)工作,以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理設(shè)備、方式方法的更新?lián)Q代,使財(cái)政檔案在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

      參考文獻(xiàn):

      [1]戚艷.信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化芻議[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào),2010.

      [2]馬麗,鄭經(jīng)莉.檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用[J].黑龍江史志,2008.

      [3]高杏,周亞娟.鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013.

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