淺談學(xué)校檔案管理的作用和意義

方紅

摘 要：隨著我國學(xué)校檔案管理手段的不斷發(fā)展與改進(jìn)，學(xué)校檔案管理的工作也越來越受到人們的重視。本文主要探討了學(xué)校檔案管理的內(nèi)容、學(xué)校檔案管理的重要性、學(xué)校檔案管理工作的作用及意義，以期學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；作用；意義

標(biāo)準(zhǔn)化在保證檔案管理的有序性之余，也幫助檔案的有效管理、保存及利用。大大的促進(jìn)了管理工作的效率，為學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 學(xué)校檔案管理的內(nèi)容

一般情況下，學(xué)校的檔案管理工作可以主要是對教學(xué)檔案、行政檔案進(jìn)行管理。其中教學(xué)檔案是指對每一個學(xué)期教師任課情況的安排表、各教育團(tuán)隊(duì)或者科室的具體工作計(jì)劃與總結(jié)、 每一個學(xué)期中考試試卷的質(zhì)量、各類獲獎證書等的分析。而行政檔案主要體現(xiàn)在師生的人事管理、學(xué)校行政管理這兩個方面，師生的人事管理檔案顧名思義分為學(xué)生與老師的人事檔案管理，主要是指每一個學(xué)期分年級分班學(xué)生的基本的情況的登記表以及花名冊、每一個學(xué)期教職員工的基本情況表的登記以及花名冊 ，另一方面也包括各學(xué)年的學(xué)籍登記表，對學(xué)生的休學(xué)、留級、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)讀、畢業(yè)等記錄證件相關(guān)方面進(jìn)行存根，也記錄學(xué)生的獎懲情況；學(xué)校的檔案管理的內(nèi)容涉及很廣，主要包括：往來的公文、工作計(jì)劃、各種規(guī)章制度、校史、會議記錄、財(cái)務(wù)資料等。另外，學(xué)校檔案除了以上兩種之外，還有設(shè)備檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、文書檔案、專門檔案等。

2 學(xué)校檔案管理的重要性

1.反映現(xiàn)有教研水平，促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新

學(xué)校檔案可以真實(shí)的對學(xué)校教研水平進(jìn)行記錄，有效的對學(xué)校軟件、硬件等質(zhì)量方面進(jìn)行反映，反映的范圍包括了各教師等等教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校生源情況、教學(xué)設(shè)備的容納量、設(shè)備的新舊程度等等。如今，伴隨著我教育體制的發(fā)展，越來越強(qiáng)調(diào)教學(xué)的改革質(zhì)量，擴(kuò)大了教職工人員隊(duì)伍的管理力度。另一方面，學(xué)校也可以在進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)上，充分的利用檔案數(shù)據(jù)與檔案管理信息，可以對教師的教學(xué)效果進(jìn)行專業(yè)的分析，在對前期教學(xué)經(jīng)驗(yàn)與教學(xué)規(guī)律的總結(jié)上，有效的對教師的人員隊(duì)伍進(jìn)行整合發(fā)展，合理的對教學(xué)課程進(jìn)行設(shè)置，促進(jìn)教學(xué)效果的實(shí)現(xiàn)。

2.建立真實(shí)可靠檔案，促進(jìn)教育評估進(jìn)行

學(xué)校教育評估工作是提高學(xué)校教育水平的關(guān)鍵手段之一，這就需要檔案發(fā)揮好其作用，指導(dǎo)教育 評估工作的順利進(jìn)行。學(xué)校建立的檔案中包含著學(xué)校各項(xiàng)工作的方方面面，有利于學(xué)校教學(xué)工作的評估可以在確立好的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)的基礎(chǔ)上，全面有效的對學(xué)校教學(xué)工作的主要信息進(jìn)行收集，同樣也可以科學(xué)的對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)的水平進(jìn)行客觀等等評估。學(xué)校能夠利用檔案材料，以及包含的真實(shí)檔案信息，來開展教育的評估工作，并且可以從教育內(nèi)容的正確性、教學(xué)程序等等規(guī)范性等問題上來促進(jìn)評估工作的準(zhǔn)確性，做好評估工作的有理有據(jù)。

3 學(xué)校檔案管理工作的作用

對學(xué)校檔案進(jìn)行有效的研究整理，可以幫助學(xué)校深刻的認(rèn)識學(xué)校的發(fā)展學(xué)校的發(fā)展規(guī)律，懂得如何利于自身的特點(diǎn)來開展教學(xué)活動。而檔案的建立可以有效充分對學(xué)校的建立、發(fā)展、改革等各個方面進(jìn)行記錄，可以貫穿于學(xué)校的組織管理、學(xué)校教育教學(xué)工作等。其正確的記述了學(xué)校的整個發(fā)展軌跡，包含了整個學(xué)校的信息資源。在學(xué)校的教育管理工作中學(xué)校檔案發(fā)揮著載體的作用，利于之后教學(xué)工作的開展，也是豐富學(xué)校教學(xué)管理的科學(xué)方法。

4 學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化的意義

1.標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的前提

目前，我國的科學(xué)技術(shù)水平得到了一個突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在學(xué)校的檔案管理工作中也越來越趨于標(biāo)準(zhǔn)化，而標(biāo)準(zhǔn)化也是真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向是為了建立一個主要以電子 計(jì)算機(jī)為主導(dǎo)的管理體系，幫助部門之間、地區(qū)之間、系統(tǒng)之間、全國互聯(lián)網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)信息的資源共享?，F(xiàn)代化的管理 過程中需要用到檔案的檢索工具，而標(biāo)準(zhǔn)化的檔案檢索工具，可以對標(biāo)示符號、標(biāo)引規(guī)則、統(tǒng)一著錄項(xiàng)目、格式等做到手檢、機(jī)檢的統(tǒng)一。由于檔案檢索工作的工作量比較大，若是出現(xiàn)檔案的檢索質(zhì)量達(dá)不到相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，那么就必須要對重新進(jìn)行著錄工作，這就致使了人力、物力的極大浪費(fèi)。另一方面，在計(jì)算機(jī)的軟件、硬件方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，可以在檔案的維護(hù)、建立、配套、聯(lián)網(wǎng)、管理等方面促進(jìn)彼此的資源共享。由此看出，檔案管理工作現(xiàn)代化程度越高就越發(fā)需要工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案科學(xué)管理的重要手段

把檔案工作的科學(xué)管理建立于標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上，這就需要在幫助規(guī)范書寫材料的耐久性、發(fā)文階段的文件紙張的規(guī)格大小、并且制定標(biāo)準(zhǔn)的公文處理程序，使處理的過程有據(jù)可循。在制定接受的檔案的標(biāo)準(zhǔn)上，要明確檔案的質(zhì)量，對于相關(guān)的名詞術(shù)語要進(jìn)行必要的明確，促進(jìn)語言的共同使用，防止概念上的混淆。另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助學(xué)校檔案管理中的每一項(xiàng)工作均可以有章可循。對單位的材料要規(guī)定其保管的期限、歸檔的時間與范圍、具體的歸檔要求等，相關(guān)的檔案管理部門也必要要在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的收集、接收檔案的工作。移交 部門 也需要在標(biāo)準(zhǔn) 化等等基礎(chǔ)上，科學(xué)的對材料進(jìn)行必要的整理，對各個科室與團(tuán)隊(duì)中的兼職檔案工作人員要具體的明確該如何整理、如何收集材料、如何歸檔，進(jìn)一步的促進(jìn)檔案的歸檔效率，有效的提高其工作的準(zhǔn)確率，幫助檔案的案卷質(zhì)量得到提高。由此看來，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案科學(xué)管理的重要手段

3.標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和工作效率

實(shí)際在檔案管理的工作中，工作的具體內(nèi)容可以細(xì)分為分類、組卷、劃分保管期限、接收材料、提供利用、庫房的建立、設(shè)備的組裝等。這些內(nèi)容雖然看起來差別不大，但是并不是單純的進(jìn)行重復(fù)，而是要保證每一項(xiàng)工作內(nèi)容都要達(dá)到具體的質(zhì)量要求。制定一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)可以在檔案管理工作中有關(guān)的工作程序、質(zhì)量、方式、規(guī)格等方面進(jìn)行明確化管理。幫助相關(guān)的工作人員在驗(yàn)收中有參照的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作效率的提升。另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化也可以幫助學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作做到高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求。在檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集工作若是可以將歸檔的材料按照標(biāo)準(zhǔn)化得以進(jìn)行，就可以為檔案管理所需的資源奠定豐厚的物資基礎(chǔ)，也有效的避免了檔案材料的丟失，進(jìn)一步的保證了檔案材料的完整性。再者我國的市場經(jīng)濟(jì)得到了大力的發(fā)展與改進(jìn)，人們的工作效率、工作手段也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變。這就需要對隨時隨地都能夠產(chǎn)生的學(xué)材料，進(jìn)行歸類、整理、歸檔。面對這種靈活性的資源來源，就必須用標(biāo)準(zhǔn)化的整理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行材料的歸檔工作，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來分類、立卷、編目、排架。

5 結(jié)語

綜上所述，學(xué)校檔案管理作為復(fù)雜的一項(xiàng)工程，我們簡析了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下學(xué)校檔案管理的內(nèi)容、學(xué)校檔案管理的重要性、學(xué)校檔案管理工作的作用及意義，分析和探討的目的是為了更好讓學(xué)校檔案管理更有效的進(jìn)行，適應(yīng)新時代發(fā)展需要。

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