辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性探討

段志清

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)開始逐漸滲透到人們生活的方方面面中，給人們帶來了極大的便利，尤其是辦公自動化的出現(xiàn)，更是改變了人們的工作。目前，辦公自動化已經(jīng)開始應(yīng)用于醫(yī)院的管理工作中，大大的提高了醫(yī)院管理的效率，在現(xiàn)代醫(yī)院管理體系中，信息化建設(shè)已開始廣泛開展，但醫(yī)院的檔案管理工作還未形成體系，醫(yī)院檔案管理依然存在不少的問題。對此，本文將對醫(yī)院檔案實施辦公自動化管理進行必要性和可行性分析，從而提出幾點醫(yī)院檔案辦公自動化管理的對策。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；必要性；可行性

辦公自動化也就是數(shù)字化辦公，在提高工作效率的基礎(chǔ)上可以增加協(xié)同辦公能力，調(diào)整管理體制，最終實現(xiàn)提高決策效能的目的。當(dāng)今是一個信息化的時代，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，改變了我國的諸多行業(yè)，近年來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到醫(yī)院的管理工作中，許多醫(yī)院正在嘗試著利用辦公自動化來對醫(yī)院的檔案進行管理。這種新型的檔案管理方式在很大程度上提高了醫(yī)院檔案的管理效率，但同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。對于醫(yī)院來說，確保檔案信息的完整非常重要?，F(xiàn)代的大型綜合性醫(yī)院每天的都有數(shù)以千計的工作量，醫(yī)院的行政、醫(yī)療、人事檔案等各類檔案的分類整理工作艱巨，采用辦公自動化的檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的必然選擇。對此，本文將對辦公自動化環(huán)境之下醫(yī)院檔案管理工作的必要性與可行性進行分析，在此基礎(chǔ)上，提出幾點切實可行的利用辦公自動化進行醫(yī)院檔案管理的對策，以便給我國的諸多醫(yī)院提供參考指導(dǎo)作用。

1 醫(yī)院檔案辦公自動化的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院對辦公自動化系統(tǒng)的軟件投入較少，使得辦公自動化系統(tǒng)還不完善，辦公自動化水平得不到有效提高，制約著醫(yī)院檔案管理水平的提高。由于各辦公室自動化系統(tǒng)的開發(fā)商與團隊的技術(shù)水平高低不一，導(dǎo)致某些開發(fā)出來的軟件與實際需求存在不少差距，造成系統(tǒng)中缺乏可以將電子文件運轉(zhuǎn)與電子檔案工作有效契合的電子檔案管理的子系統(tǒng)。

（二）缺乏完善的信息化管理制度

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案的信息化還處在初級階段，缺乏完善的軟硬件設(shè)施，而且電子檔案的存儲缺乏有效保障，容易導(dǎo)致患者的病歷資料泄露，影響患者的正常生活盡管醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理投入了資金，但由于無法建設(shè)醫(yī)院辦公高級自動化的成熟檔案管理系統(tǒng)，軟硬件配套存在差距，始終無法搭建高效的醫(yī)院檔案管理平臺，造成醫(yī)院資金投入的浪費。

（三）缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才

盡管醫(yī)院在引進先進設(shè)備時投入不少資金，但在醫(yī)院檔案管理信息化人才方面的投入不足，檔案信息管理系統(tǒng)相對滯后，操作系統(tǒng)軟件還未得到及時更新檔案管理人員往往缺乏辦公自動化該方面的知識，醫(yī)院缺乏關(guān)于辦公自動化知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案辦公自動化程度較低，影響醫(yī)院檔案管理工作的進行。

2 醫(yī)院檔案辦公自動化管理的必要性

由于醫(yī)院檔案形成時間長，涉及范圍廣，檔案數(shù)量大等特點，加快醫(yī)院檔案辦公自化的管理已經(jīng)迫在眉睫。

（一） 辦公自動化的檔案管理可以大幅度提升檔案的效率

醫(yī)院檔案與電子信息技術(shù)結(jié)合，有效統(tǒng)一了文書處理與檔案管理的關(guān)系，工作人員每天及時對文件材料進行分類整理，使之成為電子檔案，可以減少檔案遺失的問題，保證了檔案文件的完整性和及時傳輸性。尤其對于病歷檔案，需要客觀、完整、連續(xù)記錄病人診療和病情的演變過程，辦公自動化程度的不斷提高，可以幫助醫(yī)護人員及時準(zhǔn)確地掌握病人的病情發(fā)展過程。

（二）辦公自動化的檔案管理更加穩(wěn)定安全

紙質(zhì)檔案的質(zhì)量很容易受到外界環(huán)境的影響，包括溫度、濕度、自然災(zāi)害等，使得紙質(zhì)檔案的壽命較短，時間一長，其完整性受到威脅，而相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的壽命就高很多，并且可以通過備份等手段進行復(fù)制。辦公自動化使檔案電子化，增強了檔案的可讀性和存儲性，還有利于根據(jù)不同的需要選擇不同的存儲載體。此外，辦公自動化下的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時傳輸，避免了檔案在丟失的問題。

3 醫(yī)院檔案實行辦公自動化管理的可行性

現(xiàn)在，辦公室自動化管理的技術(shù)越來越完善，可以通過定期培訓(xùn)人員的方法來實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理的規(guī)范性。醫(yī)院要進行對管理人員的定期培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的專業(yè)性與管理水平，而檔案管理人才既要有計算機操作能力還要有一定的醫(yī)學(xué)知識。醫(yī)院要制定一系列的實行與管理規(guī)定，建立健全檔案管理制度，使得醫(yī)院的辦公室自動化檔案管理進入規(guī)范化的軌道。

4 完善辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的對策

（一）建立檔案管理子系統(tǒng)

醫(yī)院應(yīng)深入研究辦公自動化系統(tǒng)，加大辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，在辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立檔案管理子系統(tǒng)，有效運轉(zhuǎn)電子文件運轉(zhuǎn)，并對電子檔案進行管理，對電子文檔進行歸檔處理，進一步完善辦公自動化系統(tǒng)，較少醫(yī)院檔案管理人員的工作量，并提高其工作效率。

（二）提高檔案管理人員的合素質(zhì)

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正在不斷地發(fā)展和壯大，隨之涌現(xiàn)出各種各樣的新型技術(shù)和內(nèi)容，醫(yī)院檔案數(shù)量也在不斷增加，各類信息不斷豐富，相關(guān)管理方法日趨科學(xué)化，對檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。對此，醫(yī)院要加大對檔案管理人員進行相關(guān)知識培訓(xùn)，為其提供更多的學(xué)習(xí)機會，優(yōu)化器知識結(jié)構(gòu)，提高其綜合素質(zhì)，以便使用辦公自動化環(huán)境的需求。

（三）科學(xué)制定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作主要包括整理、收集、保管、編排、統(tǒng)計和檢索等確保科學(xué)地制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠符合國家和檔案部門頒發(fā)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所以應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案的實際情況，嚴(yán)格地把關(guān)各個環(huán)節(jié)，實施標(biāo)準(zhǔn)化管理。

5 結(jié)論

辦公自動化作為信息社會重要的標(biāo)志之一，運用與醫(yī)院的檔案管理，可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院檔案的特殊性還有時代科技的不斷發(fā)展共同決定對醫(yī)院檔案進行辦公自動化的改革的趨勢，辦公自動化的運用將不斷推動醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化的進程。

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