探討測繪成果檔案管理及利用

吳曉菲

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，測繪檔案與信息的重要性日益突顯。本文簡要介紹了測繪成果檔案的特點、分類、保管措施及利用。

關鍵詞：測繪成果；檔案；管理

測繪檔案是一種專業(yè)性很強的檔案資料，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，測繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強測繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務。測繪成果資料是通過測繪生產所形成的信息產品，形式包括測繪記錄、圖表、照片、文字說明和成果成圖等。測繪檔案是在測繪資料基礎上產生的，具有保存、利用價值，并按一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實物檔案向機讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時期現(xiàn)代測繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設進行規(guī)劃設計、為經(jīng)濟發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測繪檔案在國民經(jīng)濟建設中的作用。

1 測繪成果的特點

測繪成果是指通過測繪形成的數(shù)據(jù)、信息、圖件以及相關的技術資料，是各類測繪活動形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設施的形狀、大小、空間位置及其屬性的地理信息、數(shù)據(jù)、資料、圖件和檔案。測繪成果具有以下幾個特點。

1.1 測繪種類多

目前我國的測繪行業(yè)中種類可謂繁多，而且隨著科技的發(fā)展，還會出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言，測繪行業(yè)的分類大致為：大地測量、攝影測量、遙感測量與其它方法地形測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量、科學研究等。而這其中又可以細分為多種小的類別的測繪信息，如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動等。如大地測量中的三角網(wǎng)、導線網(wǎng)、長度測量、水準測量、GPS測量等。

1.2 測繪載體形式多樣化

隨著科技的發(fā)展，測繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為：觀測手簿、軟盤或光盤、底片、航測內外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測繪技術手段的不斷發(fā)展，新的測繪載體還會不斷出現(xiàn)。

1.3 時空分布廣

測繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在，并且隨著時間的推移、地形的變化，測繪成果的更新又成為必要，這樣就有了不同時間和空間的測繪成果。

2 測繪成果檔案分類

由于測繪成果的種類多、載體形式多、時空分布廣，所以要將測繪成果分類整理歸檔。具體分類方法如下：

（1）按時間分類：按文件產生的時間界限對檔案分類。

（2）按區(qū)域分類：以行政區(qū)域范圍分類。

（3）按專業(yè)類型分類：以不同專業(yè)劃分，如工程測量、地籍測量等。

（4）按載體形式分類：如光盤、紙圖等。

分類的方法有很多不再一一列舉。

3 測繪成果檔案保管的措施

3.1 建立測繪成果保管制度，配備必要的設施

測繪成果是廣大測繪工作者風餐露宿，付出艱辛勞動獲取的成果，是政府管理、國土規(guī)劃、文化教育、科學研究、外交和國防建設不可缺少的地理信息戰(zhàn)略資源和國家的寶貴財富，大部分測繪成果都涉及國家秘密，事關國家安全和利益。因此，測繪成果保管單位應當本著對國家和人民利益高度負責的精神，建立有效的管理制度，配備必要的安全防護設施，防止測繪成果的損壞、丟失、滅殺和泄密。

3.1.1需要建立的測繪成果檔案管理制度

需要建立的測繪成果檔案管理制度，主要是指按照《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》的有關規(guī)定，制定和完善測繪成果檔案存放、保管、提供、銷毀、復制、保密等方面的制度，并要成立相應的測繪成果檔案管理工作機構，明確相應的測繪成果保管人員和職責，確保各項測繪成果檔案管理制度落實到位。

3.1.2配備必要的的設施

測繪成果保管單位配備的測繪成果保管和安全防護設施，主要包括以下幾個方面：

（1）存放載體介質的庫房設施。如紙質介質檔案資料庫房、膠片介質檔案資料庫房、磁介質檔案資料庫房等其他特殊要求的檔案資料庫房。

（2）存放載體介質的柜架設施。如檔案資料密集柜、磁介質檔案資料專用柜等其他特殊要求的檔案資料柜架。

（3）專業(yè)技術設備。如檔案資料修讀與保護設備、磁介質讀取備份與維護設備、檔案資料殺蟲除菌設備、溫濕度檢測控制設備等。

（4）安全防護設施。如監(jiān)視設施、報警設施、防盜設施、防火設施、防磁設施、換風設施等。

（5）管理與服務設備。如日常管理與服務用計算機、檔案資料管理與服務專業(yè)軟件、網(wǎng)絡設備、目錄數(shù)據(jù)采集設備、檔案資料掃描數(shù)字化設備、數(shù)據(jù)存儲設備等。

3.2 基礎測繪成果資料實行異地備份存放制度

基礎測繪成果是測繪成果中的核心成果，是國家直接投資完成的重要資源，屬于公共財政支持的范疇，大多屬于國家秘密，直接關系國家安全?；A測繪成果異地備份存放，就是將基礎測繪成果進行備份，并存放于不同地點，以保證基礎測繪成果意外損毀后，可以迅速恢復基礎測繪成果服務。異地存放的基礎測繪成果資料，應與本地存放的測繪成果資料所采取的安全措施同一規(guī)格，要符合國家保密、消防及檔案管理部門的有關規(guī)定和要求。

4 測繪檔案利用

測繪成果檔案管理的目的是通過對單位內的各種測繪資料檔案進行統(tǒng)一管理，達到充分利用已有資料取得社會效益和經(jīng)濟效益的最大化。說到底測繪檔案管理的目的是為了測繪檔案的利用，而非單純的保管。

隨著經(jīng)濟社會的全面進步，測繪檔案的利用取得了長足進展。用戶范圍不斷擴展，專業(yè)化程度也不斷發(fā)展。用戶需求不斷加大，用戶數(shù)量不斷增加。人們對測繪檔案質量的要求也不斷提高。因此，做好測繪檔案的應用改造，就必須堅持以人為本，建立方便用戶的檔案利用體系，以利用者的需求為出發(fā)點和落腳點。目前，測繪檔案的利用服務還不同程度地存在一定問題。這主要是由于測繪檔案的特點造成的。首先，測繪檔案作為科技檔案的一部分，與文書檔案相比具有很強的專業(yè)性。測繪檔案包括大地測量、水準測量、GPS測量、地形測量等門類，包含了數(shù)學、天文學等多學科的專業(yè)知識，因此測繪成果的形成過程比較復雜，測繪檔案的組織和排序有其特定的規(guī)律和模式。這一特點使得測繪檔案的利用范圍受到很大限制，用戶面十分狹窄。長期以來，測繪檔案的用戶主要是測繪、地質、國土等專業(yè)用戶，而其他的普通用戶對測繪改造和測繪檔案缺乏了解，許多與生活相關的測繪信息并沒得到利用。影響了測繪檔案信息價值的充分發(fā)揮。其次，測繪檔案的保密性也對測繪檔案的利用起到一定的限制作用。測繪檔案中有相當一部分信息涉及國家安全，具有較高密級，測繪檔案的利用范圍也有嚴格的規(guī)定，在一定程度上影響了測繪檔案的利用。

為了促進測繪檔案的利用服務，檔案管理部門應建立完善方便的測繪檔案查詢系統(tǒng)，根據(jù)測繪檔案特點采取多種查詢方式，編制用戶手冊，介紹測繪檔案查詢系統(tǒng)的使用方法，幫助用戶提高查詢效率和查詢質量。

5 總結

隨著科技的發(fā)展，測繪檔案的管理也向前推進。建設數(shù)字化測繪資料檔案館是今后一個時期一項重要的基礎性工作。數(shù)字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數(shù)字化兩種存儲形式，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實現(xiàn)全過程計算機管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡化查詢及多媒體服務。概括地說，包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內容有館藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入；對破損圖件進行修復；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關的測繪檔案管理技術標準；全面開展館藏檔案資料數(shù)字化處理并建庫；開發(fā)數(shù)據(jù)庫查詢檢索系統(tǒng)等。

要實現(xiàn)測繪檔案由資料管理機構向信息服務機構轉變。信息社會的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉到信息管理上來，要通過多種形式、多渠道向社會各界提供測繪檔案信息。因此，測繪檔案工作的重點應該以檔案信息管理為中心，強化檔案信息服務功能，為國家各級領導和決策機關及社會各界提供快速、準確、全方位的地理信息服務。

參考文獻

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