人事檔案管理探究

張秀菊

摘 要：人事檔案是人事管理部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。本文將從人事檔案管理方面做簡要概述分析。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，增大了人事檔案的管理與使用范圍。長期保持人才、信息、學(xué)術(shù)活動(dòng)與外部系統(tǒng)的交流，這樣有利于博采眾長，有利于人員內(nèi)部的調(diào)整和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，有利于組建一支具有競(jìng)爭力和創(chuàng)造力的人才隊(duì)伍。要長期保持隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，需要靠事業(yè)心和利益驅(qū)動(dòng)相結(jié)合的人才流動(dòng)機(jī)制來實(shí)現(xiàn)。把高素質(zhì)人才更大范圍地盤活，這一切都增大了人事檔案管理的范圍與作用。

1 人事檔案管理特點(diǎn)

1.對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐和速度起到促進(jìn)作用

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要想取得穩(wěn)健的步伐和高速的發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的素質(zhì)，需要有一支宏大的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已成為決定經(jīng)濟(jì)興衰、事業(yè)成敗、競(jìng)爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素?？v觀世界各國的發(fā)展計(jì)劃或發(fā)展戰(zhàn)略，幾乎都有一個(gè)共同點(diǎn)，即無論是發(fā)達(dá)國家還是發(fā)展中國家，都把社會(huì)、科技、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的依據(jù)放在“人才資源”這個(gè)支撐點(diǎn)上。科學(xué)技術(shù)問題、現(xiàn)代化問題，實(shí)質(zhì)上是人才問題，科學(xué)技術(shù)水平越高，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，人才就越顯得重要。

2.考察和了解人才的重要工具和落實(shí)待遇、澄清問題的重要憑證

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中需要各種人才，從人事檔案中了解人才狀況是重要手段之一。如干部人事檔案，是組織人事部門知人善任的重要依據(jù)。知人是善任的基礎(chǔ)，而要真正地做到知人，就得歷史地、全面地了解入。不僅要了解人的過去，而且要了解人的現(xiàn)在；不僅要了解其才，還要了解其德；不僅要了解其長處及特點(diǎn)，還要了解其短處及弱點(diǎn)。要做到這一點(diǎn)，必須在直接觀察了解干部的現(xiàn)時(shí)表現(xiàn)的同時(shí)，查閱干部人事檔案，系統(tǒng)了解一個(gè)人的過去經(jīng)歷和工作情況。只有這樣全面地歷史地了解干部，才能科學(xué)地用人，才能有效地防止不講德才條件，而憑主觀臆斷和一時(shí)情感任用提拔干部的問題。

3.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中開發(fā)人才、使用新人才，進(jìn)行人才預(yù)測(cè)及制定人才計(jì)劃的重要手段

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級(jí)人才市場(chǎng)的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)人才的流動(dòng)日益頻繁，為人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握調(diào)入者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要作用。如大型外資、合資企業(yè)招聘用人，人事檔案作用不凡。人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家都十分注重人事檔案信息的建立。

4.推行和貫徹國家公務(wù)員制度的重要依據(jù)

按照國家公務(wù)員制度的有關(guān)規(guī)定，用人機(jī)關(guān)可面向社會(huì)直接招考公務(wù)員，但對(duì)所招公務(wù)員的人事檔案，有著嚴(yán)格要求。人事檔案記載著個(gè)人的自然狀況、社會(huì)關(guān)系、歷史和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，沒有個(gè)人檔案的出具，就無法保證今后機(jī)關(guān)工作的嚴(yán)肅性，因此，那些斷檔而參聘的人員，已失去被聘用的可能。對(duì)在機(jī)關(guān)單位工作的公職人員來說，隨著人事制度的改革，各級(jí)組織、人事部門在干部考核、任免、工資調(diào)整等工作中形成了大批反映干部新情況的材料，在機(jī)關(guān)干部辭退職制度逐步推行的現(xiàn)行體制下，無論今后被辭退，還是在機(jī)關(guān)單位留用，這些材料都是繼續(xù)工作的依據(jù)，與自身利益息息相關(guān)。

2 人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作的重要性淡化

很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)力度不夠。

3.缺乏制度化的管理流程，檔案管理工作的不規(guī)范

檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規(guī)范。在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

3 人事檔案加強(qiáng)措施

1.提高思想認(rèn)識(shí)，加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想和行動(dòng)上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時(shí)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

4 結(jié)語

人事檔案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，在這一改變過程中， 改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

參考文獻(xiàn)

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