文書檔案管理中存在的問題及對策分析

房麗英

摘 要：文書檔案指的是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案。檔案管理是確保機關團體以及企事業(yè)單位的工作能夠實現有序推進的一個重要途徑。文書檔案管理應該要和現代接軌，為企業(yè)事業(yè)企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的理論依據，提高企事業(yè)單位的管理效率。

關鍵字：文書檔案；檔案管理；發(fā)展對策

文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現[1]。文書檔案管理工作的好壞，不僅直接影響到一個單位整體檔案管理工作的質量，也關系到整個單位的檔案管理水平。本文結合實際工作，對文書檔案管理工作存在的問題及解決對策進行了分析。

1 文書檔案管理工作的特點

1.1 文書檔案豐富多彩[2]。

文書檔案是各個單位各個方面真實地記錄與記載，涉及行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體，形成了檔案內容的豐富多彩。

1.2 文書檔案管理的重點

文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要是用載體記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中[3]。

1.3 主要相關工作

與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用[4]。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，文書檔案主要來自于文書。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在的問題

在實際的工作當中，文書工作與檔案工作之間是存在區(qū)別的，有其統一性也有分工明確性，在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統。如果文書人員檔案意識薄弱，檔案人員很少顧及文秘工作，就會導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節(jié)，這是很多單位在檔案管理方面存在的問題。

2.2 各部門的配合

各部門對文書檔案工作的配合不夠，制約了文書檔案管理水平的提高。歸檔工作需要從各部門收集資料和文件，有些部門只圖自己工作方便，不愿意將文書檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致文書檔案管理工作進展緩慢，使文書檔案管理人員感到心有余而力不足，這些問題制約了文書檔案管理工作水平的提高[5]。

2.3 文書檔案管理的規(guī)范程度

文書檔案管理的規(guī)范程度不夠。很多單位存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，主要體現在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多文書檔案文件內缺少卷內目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也時有發(fā)生。此外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題，當前很多單位所采用的檢索方式仍然是人工檢索。

2.4 文書檔案員的培訓

文書檔案員的培訓工作有待提高。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經過檔案專業(yè)培訓就直接接受管理文書檔案，這樣的工作人員對于文書檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業(yè)素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距[6]。

3 提高文書檔案管理水平的對策分析

3.1 做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

首先，文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。其次，文件的處理必須及時、準確。收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現缺少要及時查找。最后，要強化立卷工作。公文立卷歸檔是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是文書工作與檔案工作的銜接點。

3.2 加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動了解業(yè)務部門的工作，使檔案工作圍繞單位的中心工作開展。加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。要著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發(fā)展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

3.3 規(guī)范文書檔案的立卷歸檔

一是要熟悉文件，從而了解文件的形成和使用，明晰文件的種類以及掌握文件的性質、特點和作用。二是將收集的資料整理成案卷。將收集起來的文書材料組成有聯系、有規(guī)律的案卷，從而達到規(guī)范文書檔案管理和在日常工作中提供資料和有力依據的目的。三是做好歸檔工作。要確保文件材料的完整和安全，就要做好歸檔工作，把應該保存的文件材料按時移交、歸檔。

3.4 學習交流是做好文書檔案工作的保證

在實踐中總結的經驗尤為可貴，文書檔案管理工作也不是封閉的，需要彼此的交流和互相學習。這就要求文書檔案管理人員從以下三個方面做起[7]：一是自我學習提高，各單位可以對文書檔案工作人員規(guī)定一些學習內容，提出要求，到時檢查考核；二是盡可能參加文書檔案管理方面的培訓班進行學習和交流；三是對口交流，相互激勵。

參考文獻

[1]趙淑娜. 文書檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 黑龍江檔案， 2014（5）.

[2]王柏峰. 對文書檔案管理工作的粗淺認識[J]. 黑龍江檔案， 2015（5）.

[3]耿漢卿. 淺析文書檔案的管理和利用[J]. 湖北檔案， 2010（7）：27-28.

[4]肖興輝 劉新萍. 文書與檔案管理[M]. 對外經貿大出版社， 2014.

[5]荊雪飛. 文書檔案管理中的問題及優(yōu)化措施[J]. 山西科技， 2015（5）：38-39.

[6]周暉蓉. 高校文書檔案管理中存在的問題及其對策[J]. 邊疆經濟與文化， 2010（5）：188-189.

[7]鐘曉蕓. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探[J]. 檔案天地， 2013（1）：56-57.