淺談教育系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：人事檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)是人事管理與服務(wù)，教育要不斷適應(yīng)發(fā)展飛速的社會(huì)，需要不斷提出新的人事人才管理理念，而人事檔案管理工作是實(shí)施強(qiáng)化教育戰(zhàn)略的重要信息資源。隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的提高，我國(guó)教育系統(tǒng)人事檔案建設(shè)也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，檔案管理工作在轉(zhuǎn)變思維觀念、鞏固信息化建設(shè)、以及培養(yǎng)復(fù)合型人才等方面都實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展。本文重新闡述了教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并簡(jiǎn)要分析當(dāng)前教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)存在的一些問(wèn)題和解決措施。希望能夠通過(guò)探究新情況、新問(wèn)題，進(jìn)而提出有利于構(gòu)建教育系統(tǒng)人事檔案管理新的改革方法和策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；創(chuàng)新

檔案管理工作十分重要，我國(guó)人事制度改革不斷深入，對(duì)我們教育系統(tǒng)的人事檔案管理提出了新的要求，同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的變革，人事檔案管理也將面臨許多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加強(qiáng)教育系統(tǒng)檔案工作的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，是教育系統(tǒng)人事檔案管理工作發(fā)展完善的必經(jīng)之路，也是當(dāng)前亟待解決的重要問(wèn)題。從目前教育改革現(xiàn)狀來(lái)看，教育系統(tǒng)人事檔案管理不僅具有專業(yè)性和復(fù)雜性，還具有一定的特殊性，這給教育系統(tǒng)的人事檔案管理帶來(lái)了不小的要求。

1 人事檔案管理面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

1.對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足的情況普遍存在。有些管理人員認(rèn)為，檔案工作是一種常規(guī)性、基礎(chǔ)性工作，出成效慢，成果不明顯，不如抓教學(xué)、抓科研成果來(lái)的迅速，也更顯而易見(jiàn)，顯然沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作在教育發(fā)展過(guò)程中的重要性，沒(méi)有做到透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，思想認(rèn)識(shí)不深刻。

2.檔案設(shè)備投資經(jīng)費(fèi)有限。相關(guān)部門(mén)由于經(jīng)費(fèi)緊張，對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新、添置不太重視，甚至沒(méi)有安裝檔案管理軟件，經(jīng)費(fèi)的不足導(dǎo)致檔案管理計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施老化不更新，設(shè)備落后，無(wú)法提供技術(shù)保證。

3.檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)亟待提高。有些檔案管理工作人員穩(wěn)定性差，隨意變動(dòng)工作崗位；或是未參加專業(yè)培訓(xùn)就上崗，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，拉低檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)。有的教育系統(tǒng)，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員崗位，而是由其他人員兼職，這樣的檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)，缺乏專業(yè)素質(zhì)，甚至缺乏必要的職業(yè)道德，若此類管理人員工作疏漏，后果將不堪設(shè)想。

4.歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范。隨著近年來(lái)人事制度的改革和教育的快速發(fā)展，人才被大量引進(jìn)，人才流動(dòng)頻率也不斷增加，有的單位由于人員變動(dòng)頻繁，相關(guān)工作人員未能及時(shí)整理堆積多年的人事檔案資料，甚至多年未歸檔的檔案導(dǎo)致材料殘缺漏損的結(jié)果。另外，檔案工作人員的不斷變動(dòng)，交接工作不夠完善，也是形成檔案缺漏的主要原因。人事檔案中材料短缺嚴(yán)重，相關(guān)制度不完善，檔案管理執(zhí)行不嚴(yán)格，通常造成檔案材料收集的不完整 [1]。

5.檔案管理團(tuán)體工作有待提高，信息資源難整合。人事檔案管理服務(wù)需要一套完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合檔案信息，通過(guò)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息管理與數(shù)據(jù)加密。但目前由于信息技術(shù)的投入及運(yùn)用并不完善，傳統(tǒng)手工人事檔案管理依然是許多教育系統(tǒng)檔案管理的主要方式。一方面，近年來(lái)隨著教育改革進(jìn)程的加快，人事管理制度不斷深化，人才引進(jìn)大幅增加，人才流動(dòng)不斷加快，檔案管理工作量也在大幅上升。另一方面，目前教育的信息化建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，但從信息資源的整合方面來(lái)看，各個(gè)部門(mén)還因?yàn)楦鞣N原因，以及自身任務(wù)的專業(yè)性而普遍存在各自為政的情況，缺乏信息資源的系統(tǒng)整合，加大了部門(mén)之間人事資源整合的難度，信息交換之間的壁壘加大。相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部所涉及業(yè)務(wù)的高效化、信息化與信息開(kāi)發(fā)的高成本、高浪費(fèi)現(xiàn)象并存[2]。這也是部門(mén)協(xié)作不配合的必然結(jié)果，“地方分權(quán)”十分不利于整體的發(fā)展，教育系統(tǒng)人事檔案管理建設(shè)還需顧全大局。各自管理自己的檔案系統(tǒng)不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也給教育系統(tǒng)檔案信息系統(tǒng)管理和信息資源的整合帶來(lái)了一定的難度。當(dāng)前教育系統(tǒng)人事檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)就是檔案管理人員工作量不斷增大，以及各個(gè)部門(mén)之間信息整合工作的配合度不高。

2 教育系統(tǒng)人事檔案管理的有效途徑

1.加強(qiáng)建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍。人力資源管理是檔案管理的重中之重。人才是檔案管理工作不斷改進(jìn)和完善的動(dòng)力。不論哪個(gè)行業(yè)，哪個(gè)領(lǐng)域，人才取勝戰(zhàn)略經(jīng)久不敗，因此，教育系統(tǒng)人事檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展在很大程度上要依靠專業(yè)的技術(shù)人才來(lái)管理支持。檔案管理需要管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平[3]。同樣重要的是，一定要加強(qiáng)相關(guān)人員的道德素質(zhì)培訓(xùn)，檔案管理工作不同于其他工作，需要管理工作者具有極高的道德素養(yǎng)，明確檔案管理工作者的立場(chǎng)，具有專業(yè)認(rèn)真的職業(yè)道德和職業(yè)操守，端正思想態(tài)度。檔案材料具有一定的保密性和原始性，要求管理人員不可隨意更改，切實(shí)做到愛(ài)崗敬業(yè)、堅(jiān)持操守、按章辦事。此外，要加強(qiáng)知識(shí)和技能培訓(xùn)，為檔案管理人員提供不斷完善自己，提升自我的平臺(tái)。有關(guān)部門(mén)可以定期請(qǐng)優(yōu)秀人才到單位進(jìn)行演講，更新檔案管理工作人員的理論知識(shí)體系和專業(yè)技能結(jié)構(gòu)、開(kāi)闊他們的視野，鼓勵(lì)他們利用工作之余自我學(xué)習(xí)和提升，適當(dāng)提高他們的福利待遇，讓他們?cè)敢馔蹲⒏嗟臅r(shí)間和精力在工作上，激發(fā)他們的工作熱情。

2.加強(qiáng)組織制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理機(jī)制。個(gè)別教育系統(tǒng)檔案管理制度并不完善，管理體系仍不健全，這樣難以避免在工作過(guò)程中出現(xiàn)狀況和意外。不僅對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，而且檔案管理制度不健全。因此要重視檔案工作就要建立檔案領(lǐng)導(dǎo)工作小組，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，形成一個(gè)上下共同努力，團(tuán)結(jié)進(jìn)取的良好局面。同時(shí)，不斷建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作的行為規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)有規(guī)范制度，有健全體系。

3.整合共享信息資源，加強(qiáng)團(tuán)體協(xié)作。教育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，需要各部門(mén)、各單位的全力配合，教育系統(tǒng)各部門(mén)要進(jìn)行信息資源的有效整合，盡快建立可集成的教育人事管理信息系統(tǒng)。本著顧全大局的心態(tài)，改變以往各自為政、信息整合困難的現(xiàn)象，通過(guò)合作互助，形成人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，不斷提高資源整合能力，進(jìn)而提升資源整合利用效率，減小不必要的勞動(dòng)浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源信息整合的高效化，省時(shí)省力，協(xié)作互助，共同進(jìn)取，創(chuàng)造和諧共贏的良好局面。

3 總結(jié)

當(dāng)今教育改革進(jìn)程不斷加快，加強(qiáng)和完善教育系統(tǒng)檔案管理工作非常重要，必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對(duì)教育系統(tǒng)檔案信息資源加以數(shù)字化處理，在開(kāi)發(fā)利用以及管理檔案信息過(guò)程中加強(qiáng)保密意識(shí)，避免人事信息的泄露。加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，不斷開(kāi)創(chuàng)教育系統(tǒng)檔案事業(yè)的新局面。

參考文獻(xiàn)

[1]劉漢英，淺談高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]，黑河學(xué)刊，2006（3）：97-98

[2]鮑春燕，從人事制度改革看高校人事檔案管理[J]，黑龍江檔案，2009（2）

[3]汪泉，高校檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J]，華章，2012

作者簡(jiǎn)介

姚釤（1980-），女，福建省福州人，在職本科，畢業(yè)于廈門(mén)大學(xué)，二級(jí)教師；研究方向：人事檔案管理。