“大數據”背景下西部高校檔案工作發(fā)展淺析

摘 要：本文首先簡要介紹大數據概念界定和特征，其次通過描述大數據背景下西部高校檔案工作發(fā)生的新變化，接著對當前西部高校檔案工作的尷尬現(xiàn)狀進行闡述，最后對此提出建議。

關鍵詞：大數據；西部高校檔案；發(fā)展淺析

現(xiàn)今IT業(yè)發(fā)展之快令人應接不暇，“大數據”技術橫空出世可謂炙手可熱，2013年甚至被稱為“世界大數據元年”，開辟時代新局面，賦予時代新內涵。我國政府為搶占新一輪科技競爭戰(zhàn)略制高點，將大數據上升為國家戰(zhàn)略層面，戰(zhàn)略部署輾轉西部，隨之大數據滲透至各行業(yè)，并成為迅猛發(fā)展的新動能。步入“大數據”時代檔案行業(yè)應如何適應并借勢而上、立足潮頭？本文立足于“大數據”背景下，以國家大數據戰(zhàn)略為契機，呼吁西部高校全面推行檔案信息化工作，利用“大數據”的優(yōu)勢充分挖掘有價值的信息，提高檔案管理工作效率，從而提升檔案服務質量。

1 大數據概念界定與特征

（一）大數據概念界定

工信部在《2014年大數據白皮書》[1]中提出大數據，源于2011年5月麥肯錫從經濟和商業(yè)維度詮釋大數據發(fā)展?jié)摿Φ膶ｎ}研究報告：大數據指的是大小超出常規(guī)的數據庫工具獲取、存儲、管理和分析能力的數據集。[2] 維基百科釋義“大數據”，指所涉及的數據量規(guī)模巨大到無法通過人工在合理時間內達到截取、管理、處理并整理成為人類所能解讀的信息。[3] 大數據是一個總稱性概念，它還可以細分為大數據科學、大數據技術、大數據工程、以及大數據應用等不同領域。[4] 如IBM、Teradata和oracle等研究集中于大數據技術研發(fā)，MIT（Massachusetts Institute of Technology，即麻省理工學院）Cal（University of California，Berkeley，即加州大學伯克利分校）這些高校大多聚焦于大數據科學研究，政府企業(yè)更倚重大數據應用方面。雖然目前對大數據沒有很統(tǒng)一的認識，但多數比較認同大數據是指對數量巨大、類型繁多的數據進行采集、預處理、存儲、分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，挖掘新的價值并應用到實踐中，從而提高效率。

（二）大數據特征

2001年，高德納咨詢公司分析員Doug Laney在其研究演講中將數據增長特性歸納為有三個，分別是：量（Volume）即數據多少；速（Velocity）即資料輸入、輸出的速度；類（Variety），即多樣性。在此理論基礎上，IBM提出大數據的4V特征，得到了業(yè)界的廣泛認可。（1）Volume（數據量大），

每年數據量劇增，從PB到ZB數量級甚至更大，IDC的報告指出早在2013全球數據量4.4ZB；（2）Variety（數據類型多），包括傳統(tǒng)的格式化數據，以及來自互聯(lián)網的日志、視頻、音頻、圖片、地理位置信息等數據類型；（3）Velocity）（處理速度快）；（4）Veracity（真實性），即追求高質量的數據。

大數據技術與傳統(tǒng)的數據挖掘技術有著本質的不同，它開發(fā)數據網絡挖掘、特異群組挖掘、圖挖掘等新型數據挖掘技術，從各種類型的數據中快速獲得有價值信息，時間越長大數據分析價值就越低，甚至失去意義。

2 大數據背景下高校檔案工作新變化

大數據滲透各個行業(yè)使得人們進一步認識關注信息資源，并且不斷從深度上挖掘，從寬度上拓展，實現(xiàn)利用最大化，高校檔案作為信息資源的重要組成部分，必然受到影響并已悄然發(fā)生新變化。

（一）高校檔案信息量急劇增長

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。在大數據背景下，高校學生的學籍、選課、成績、借書、上網、論壇、微博、教師的基本信息、上課課件和視頻、遠程教育課程等都會產生大量數據，同時還有設備、機房和圖書信息等也會產生大量數據。[5] 除人才培養(yǎng)方面意外，高校管理活動、科研學術、社會服務等同樣也會產生大量數據，這些數據量大，類型多樣，來源分布廣，變化速度快，明顯具備了大數據特征。以貴州醫(yī)科大學（簡稱貴醫(yī)）為例，

數據來源的主要渠道：（1）各類網站。貴醫(yī)現(xiàn)有1個學校主頁網站，下設多個院系、黨群行政和直屬單位等二級網站；（2）各級管理系統(tǒng)。部分業(yè)務部門有自己的管理系統(tǒng)，如辦公自動化（OA）、教務、學生、財務、人事等系統(tǒng)，每天都會產生大量的數據；（3）科研數據。貴醫(yī)每年在科研中也會產生海量的實驗數據；（4）各類媒體報道。在各個新聞媒體時有關于貴醫(yī)的報道。從上述幾個渠道產生的信息量大且種類多，都具有一定價值，屬于歸檔范疇，可見高校檔案信息量與日俱增。

（二）高校檔案信息需求劇增

當下高校檔案用戶信息需求呈現(xiàn)多元化的發(fā)展，包括教學、科研、校園文化等各個方面。隨著踐行“陽光政府”信息公開，人們對國家的法律政策和學校的相關規(guī)定等需求不斷增加；隨著學校發(fā)展壯大，如今高校更加重視文化底蘊的建設，紛紛開展諸如歷史、名人、校園文化等特色檔案，如貴醫(yī)2014年更名（貴陽醫(yī)學院更名為貴州醫(yī)科大學）期間，利用歷史檔案、名人檔案、特色檔案等總計600余次；時代在進步用戶對高校檔案利用也提出了更高的要求，如近幾年的出國深造、移民等人數逐年增多，有學生要求檔案館出具中英文成績單及學籍證明，如貴醫(yī)2013-2015年期間，有此要求的次數分別是2次、8次、19次，逐年呈上升趨勢?？梢?，大數據促使高校檔案數量增長，同時刺激用戶對檔案信息的需求類型隨之提高。

（三）高校檔案信息價值提高

大數據進行數據挖掘，首先需在從海量信息中，提取真實可靠有價值的信息。高校檔案是指高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種圖文、聲像等不同形式的記錄載體。正因為這類信息資源最真實可靠、最具權威的特性，在進行大數據挖掘和分析技術處理時比其他信息資源更具優(yōu)勢。

3 西部高校檔案工作面臨尷尬現(xiàn)狀

大數據背景下高校檔案信息量與日俱增、種類繁多，傳統(tǒng)的檔案工作方式已無法適應新的變化，實施檔案信息化建設迫在眉睫，然而西部高校檔案工作面臨尷尬的現(xiàn)狀很難跨越第一步。

（一）對檔案信息化建設工作重視力度不夠

高校普遍存在對檔案工作重要性認識不夠，檔案工作未列入學校考核指標范疇，因此對檔案工作缺乏指導、關注少，資金投入不夠、人員配置匱乏，從而導致檔案事業(yè)的發(fā)展滯后。西部高校財政本身的困窘，檔案工作專項資金更少，要實施檔案信息化建設，需要必要的資金投入保障，用于檔案信息化的服務器、掃描儀等相關硬件設備高達數萬元，檔案資料繁多外包成本高達數百萬元，西部各高校檔案館每年可支配經費應付日常開銷尚且捉襟見肘，數百萬資金望而卻步，人員嚴重匱乏情況進行檔案信息化建設顯然是力不從心，如貴醫(yī)檔案館在編4人，在館檔案5000余份。

（二）檔案信息服務能力與方式滯后

檔案部門長期習慣保管重于利用的工作方式，以文書管理為主；館藏結構類型單一；僅限為教職員工生服務；用戶親自辦理相關審批手續(xù)，程序較為繁瑣。部分西部高校沒有設立檔案館，檔案以科室隸屬于人事組織等部門，查閱登記等還是手工方式，沒有引入檔案管理系統(tǒng)，即使應用該系統(tǒng)的高校也普遍存在以下問題：1、在檢索上查全率和查準率低，系統(tǒng)信息更新速度遠遠趕不上每日信息量。檔案利用常通常采用借閱、復印等形式，錄入系統(tǒng)的僅僅是簡單的目錄，很難對檔案信息分析處理，更難挖掘出有價值的信息。如貴醫(yī)檔案館2013年成立，目前還沒有引入檔案管理系統(tǒng)，還是傳統(tǒng)人工收集、整理、登記等工作方式?？梢?，檔案信息服務能力與方式遠遠滿足不了大數據發(fā)展需求。

（三）檔案信息安全問題凸顯

各類信息資源在大數據背景下逐漸開放和共享，同時給檔案信息帶來了安全隱患。西部高校進行檔案信息化的為數不多，國家相關法律法規(guī)滯后于檔案信息化的發(fā)展，因此沒有統(tǒng)一標準進行規(guī)范化控制，無法建立健全的檔案信息安全保障體系。如我國在上世紀90 年代初開始信息化建設，1999 年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，直到2001 年才出臺《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等。

大數據背景下西部高校檔案工作發(fā)展建議

在大數據背景下，西部高校檔案工作迫切需改變傳統(tǒng)的工作模式，充分挖掘檔案信息的價值，全面建設檔案信息化，改進工作方式，以適應大數據時代的發(fā)展要求。

（一）抓住發(fā)展機遇 加快檔案信息化基礎設施建設

西部高校檔案信息化建設的必要前提是大量資金支持，資金問題一直是制約檔案工作發(fā)展的主要因素，因此檔案部門應緊跟國家發(fā)展腳步，多方尋求支持，抓住發(fā)展機遇。五中全會公報提出實施“國家大數據戰(zhàn)略”，標志著大數據戰(zhàn)略正式上升為國家戰(zhàn)略，我國政府為搶占新一輪科技競爭戰(zhàn)的略制高點，戰(zhàn)略部署輾轉西部，國家級首個大數據綜合綜合試驗區(qū)落戶貴州，IBM在成都建立云計算大數據中心，騰訊云數據中心落地重慶，契合了西部高校檔案工作發(fā)展壯大的迫切實際需求，以此為依托爭取國家支持，全面實現(xiàn)檔案信息化，提升檔案利用價值。同時，應當把檔案事業(yè)納入到學校整體發(fā)展規(guī)劃中，實時進行監(jiān)督管理，給予必須的人財物等資源，為學校的檔案信息化建設堅實后備力量。

（二）提高檔案工作服務能力與方式

挖掘檔案有價值信息，西部高校信息化起步晚，首先就得規(guī)范收集，在原有范圍基礎上，增加對人物、歷史、文化等類型收集，

并且高校檔案工作須實時與各業(yè)務系統(tǒng)對接，確保電子文件的形成、運行和歸檔過程真實可靠性。同時還要關注并主動收集電視、互聯(lián)網等各種媒體上產生的檔案資源。搭建檔案管理系統(tǒng)，確保該系統(tǒng)的擴展性，服務器能承載巨大的數據量，檢索方式延伸至可以搭建內容，確保該系統(tǒng)檢索功能良好。逐步開展檔案信息加工服務，針對用戶提出的需求，通過加工給予有價值的服務，提升檔案服務質量。對外經濟貿易大學檔案館開發(fā)了成績管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能自動翻譯學生成績，并制作統(tǒng)一、規(guī)范的成績單等成品，實現(xiàn)檔案利用高效率，受到師大的好評也值得我們學習借鑒。

（ 三 ） 加強檔案信息安全管理能力

大數據給檔案信息資源帶來隱患，西部高校檔案信息安全還是沿用傳統(tǒng)模式，因此要特別加強信息安全管理，構建信息安全保障體系。首先檔案工作人員要樹立高度的責任感與安全意識，認識數據重要性并確保其安全、保密，這是任何預防任何隱患的必要前提。高校檔案部門從技術著手，通過設立多重不同密碼、全方位進行監(jiān)控、網絡安全技術等嚴格控制訪問，加強隱私管理，保留檢索日志，避免檔案泄密；建立數據備份系統(tǒng)防止信息化資源被毀壞、遺失，實現(xiàn)信息化檔案異質異地、隨時保存?zhèn)浞荨Ｍ瑫r，高校檔案部門應根據學校檔案工作發(fā)展實際需求，制定信息安全方面的規(guī)章制度，確保各項工作有章可循。

總而言之，西部高校檔案信息化較發(fā)達地區(qū)高校起步晚，發(fā)展緩慢。大數據時代到來，不僅給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)與機遇，以國家大數據戰(zhàn)略重心投入西部為契機，贏得相關管理部門與學校的大力支持，結合實際做好統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推動實現(xiàn)高效檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展，提升高校檔案利用。

參考文獻

[1] 工業(yè)和信息化部電信研究院.大數據白皮書 [R].2014.

[2] James M， Michael C， Brad B. Big data： the next frontier for innovation， competition and productivity [R].McKinsey Global Institute.2011.

[3] 維基百科. 大數據[EB/OL]，（2014- 02- 21）[2014- 02- 27]. http：//zh.Wikipedia.org/wiki/大數據.

[4] 黃欣榮.大數據時代的思維變革[J].重慶理工大學學報（社會科學）.2014，（5）：14

[5] 任祎.大數據時代下高校信息化建設思路探究 [J].電子測試，2014，（7）：128-130.

作者簡介

龍宛苡（1986-）女，苗族，貴州銅仁人，貴州醫(yī)科大學檔案館，助理館員。