優(yōu)撫檔案管理

羅萍

摘 要：優(yōu)撫對(duì)象指軍人本身或軍人家屬，主要指因公傷殘軍人及因公逝世的軍人家屬。優(yōu)撫人員為我國(guó)的和平發(fā)展獻(xiàn)出了生命或健康，因此我國(guó)的憲法特別規(guī)定要保正優(yōu)撫人員的生活安定。但是由于優(yōu)撫對(duì)象較多，適用的法律條規(guī)也較多。因此對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的清理及做出優(yōu)撫保障工作變得不太容易。對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的人數(shù)清理，是民政部門(mén)當(dāng)前最關(guān)切的重點(diǎn)。因此民政部門(mén)急需一個(gè)全自動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提升優(yōu)撫工作的管理水平。

關(guān)鍵詞：優(yōu)撫對(duì)象；檔案管理；民政

我國(guó)的優(yōu)撫政策自古有之，最早萌芽于西周。新中國(guó)成立后，我國(guó)更加重視優(yōu)撫工作，并將優(yōu)撫政策當(dāng)作一項(xiàng)國(guó)策長(zhǎng)期執(zhí)行。和平年代也會(huì)因天災(zāi)人禍等原因新增優(yōu)撫人員。因此我國(guó)優(yōu)撫對(duì)象人數(shù)逐年增加，但是相應(yīng)的優(yōu)撫管理工作沒(méi)有相應(yīng)的提高，還是用老方法紙質(zhì)檔案管理，這樣管理水平不能得到提高，而且還相當(dāng)耗費(fèi)人力物力。因此民政部門(mén)應(yīng)統(tǒng)一建設(shè)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理平臺(tái)，以提高政府的工作效率。本文作者對(duì)此提出了自己的建意，供大家參考。

1 優(yōu)撫檔案管理意義

社會(huì)優(yōu)撫工作是我國(guó)社會(huì)保障系統(tǒng)的一部份。我國(guó)多種法律法規(guī)明文說(shuō)明，各級(jí)政府部門(mén)要保證優(yōu)撫人員的正常生活。特別是對(duì)那些因公受傷的軍人或是因公殉職的烈士家屬，他們自己或親人為了保衛(wèi)祖國(guó)奮不顧身甚至獻(xiàn)出了生命，為他們自己或親人提供最低生活保障，是黨和國(guó)家應(yīng)盡的職責(zé)，也是我們的全社會(huì)職責(zé)。當(dāng)前，我國(guó)政府高度重視優(yōu)撫人員，為此出臺(tái)了多種法律條文明確規(guī)定了各種優(yōu)撫對(duì)象的優(yōu)撫措施，各級(jí)政府也積極落實(shí)優(yōu)撫政策。做好優(yōu)撫人員的登記管理工作，扎實(shí)做好優(yōu)撫保障基礎(chǔ)工作。

但是，目前各地優(yōu)撫人員較多，優(yōu)撫紙質(zhì)檔案登記管理特別不易。而且，各種不同法律條規(guī)規(guī)定的情形不同，這些也加大了優(yōu)撫工作的難度。在具體工作中，各級(jí)民政部門(mén)為了將優(yōu)撫工作落到實(shí)處，會(huì)要求特定優(yōu)撫人員提供一段時(shí)間內(nèi)實(shí)際的住院及門(mén)診治療情況證明，然后再對(duì)其提供優(yōu)撫補(bǔ)償。

2 基于優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理

2.1 積極完善優(yōu)撫檔案動(dòng)態(tài)管理制度

建立優(yōu)撫檔案管理，提高優(yōu)撫管理工作效率。建立動(dòng)態(tài)的優(yōu)撫檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)、科學(xué)共享的原則。而且還要將這項(xiàng)工作作為部門(mén)的考核指標(biāo)對(duì)待。動(dòng)態(tài)檔案管理應(yīng)重視資料的動(dòng)態(tài)調(diào)整，及時(shí)準(zhǔn)確的維護(hù)優(yōu)撫對(duì)象的數(shù)據(jù)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。在這個(gè)過(guò)程中管理人員應(yīng)加強(qiáng)審查管控，重點(diǎn)管控人員的增減及補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)的變動(dòng)等情況。

2.2 加強(qiáng)電子優(yōu)撫檔案與紙質(zhì)優(yōu)撫檔案的并存管理

電子優(yōu)撫檔案和紙質(zhì)檔案并存就是電子優(yōu)撫檔案的建立修改增加等信息要有紙質(zhì)的檔案依據(jù)。這樣做既是為了便于管控審核，也是為方便優(yōu)撫檔案管理。這對(duì)優(yōu)撫資料管理工作人員提出了要求，既要做好紙質(zhì)資料登記，而且還要將紙質(zhì)資料登記的內(nèi)容按要求錄入電子優(yōu)撫檔案管理系統(tǒng)。要求一個(gè)優(yōu)撫對(duì)象一份紙質(zhì)資料，一份電子資料而且兩份資料內(nèi)容吻合。紙質(zhì)資料一般由優(yōu)撫對(duì)象申請(qǐng)人填寫(xiě)，因此優(yōu)撫檔案管理人員要提供必要的幫助尤其是那些理解能力較差或是識(shí)字不多的優(yōu)撫人員，確保紙質(zhì)資料的完整準(zhǔn)確。然后對(duì)照紙質(zhì)資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，在錄入過(guò)程中要特別注意身份證等證件信息的準(zhǔn)確性，還要注意優(yōu)撫對(duì)象的審請(qǐng)?jiān)?，醫(yī)療情況、生活及住房情況等重點(diǎn)信息的錄入。并在后期及時(shí)更新優(yōu)撫信息數(shù)據(jù)資料。切實(shí)達(dá)到統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)管控、方便查閱的要求。真正做到資料完整、資料清晰、資料排列有序的檔案管理模式。資料完整就是指每個(gè)優(yōu)撫對(duì)象的電子檔案信息錄入完整，沒(méi)有漏錄或錯(cuò)錄的情況；資料清晰就是指通過(guò)電子檔案可以很清楚的調(diào)出每個(gè)優(yōu)撫人員的資料；資料在序排列即指優(yōu)撫對(duì)象的資料分類(lèi)管理如優(yōu)撫對(duì)象的紙質(zhì)資料的基本信息、醫(yī)療信息等按一定的順序存放。紙質(zhì)資料與電子資料按一定的規(guī)定存放便于查詢(xún)核對(duì)。

2.3 整合優(yōu)撫檔案信息資源

各地優(yōu)撫對(duì)象特別是重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象的情況是變動(dòng)的。同一優(yōu)撫對(duì)象今年和去年的補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)就有可能不同。所以，優(yōu)撫檔案資料的優(yōu)化整理特別是重點(diǎn)優(yōu)撫人員檔案資料的管理是各級(jí)民政部門(mén)工作的難點(diǎn)。其實(shí)要做好這項(xiàng)工作，在工作中做到以下幾點(diǎn)即可：一是統(tǒng)一分類(lèi)制表方法，如重點(diǎn)優(yōu)撫人員紙質(zhì)資料信息表格式統(tǒng)一，分類(lèi)存放。二是嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)行每個(gè)優(yōu)撫對(duì)象一份資料，及時(shí)存檔，存放規(guī)則統(tǒng)一按檔案生成時(shí)間順序排列。即從申請(qǐng)時(shí)間開(kāi)始到審核通過(guò)整個(gè)過(guò)程按先后順序存放，并且在每卷之間依照所屬行政劃分存放。做到資料信息全面完整存放有序。三也是最重要的一點(diǎn)就是按一定的規(guī)則將電子檔案和紙質(zhì)檔案聯(lián)系起來(lái)，方便管理查詢(xún)。如可將每份資料的編號(hào)、姓名、類(lèi)別、身份證號(hào)、傷殘證號(hào)或烈士家屬證號(hào)等重要信息做索引，錄入電子檔案系統(tǒng)和紙質(zhì)資料對(duì)應(yīng)起來(lái)。并根據(jù)紙質(zhì)資料及時(shí)變更電子檔案資料，確保兩份資料完全一致。

2.4 加強(qiáng)檔案防護(hù)設(shè)施的配置與保養(yǎng)管理

如果民政部門(mén)資金充足，可以適當(dāng)增加檔案保護(hù)設(shè)備如防盜門(mén)、除濕機(jī)、空調(diào)、防霉驅(qū)蟲(chóng)劑、滅火器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等必須品。各民政部門(mén)要重視檔案資料的保護(hù)工作，以防因?yàn)楸Ｗo(hù)措施不到位而引起檔案資料的缺失和損壞。對(duì)各種配備的檔案資料必須品，工作人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保養(yǎng)，以保證設(shè)備能夠正常使用和適當(dāng)延長(zhǎng)使用周期。

3 基于優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案利用

3.1 建立優(yōu)撫檔案利用制度，整合優(yōu)撫檔案資源

要制定優(yōu)撫檔案資料的查詢(xún)規(guī)章，確保優(yōu)撫檔案資料中的個(gè)人信息不泄露。建立電子擾撫檔案系統(tǒng)，最大的好處是為了優(yōu)撫資料的共享，因此也要有優(yōu)撫資料的共享規(guī)章。方便各部門(mén)在規(guī)章內(nèi)最大限度的共享資源，提高優(yōu)撫工作水平，更好的為優(yōu)撫人員服務(wù)。

3.2 規(guī)范優(yōu)撫檔案利用方式，確保優(yōu)撫檔案信息安全

加強(qiáng)優(yōu)撫檔案資料的保密管理。優(yōu)撫檔案資源共享必須在符合規(guī)定的情況下進(jìn)行，另外在資源共享時(shí)也要嚴(yán)防不法人員偷用這類(lèi)資源從事詐騙違法行為。通常，重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象的電子信息不公開(kāi)對(duì)外查詢(xún)與共享，也不適合用文件拷貝等方式共享。如確實(shí)需要查詢(xún)或共享時(shí)要采取防范措施如文件加密并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞焦蚕?。以防操作不?dāng)造成檔案資料的損壞。

3.3 強(qiáng)化優(yōu)撫電子檔案利用途徑

優(yōu)撫電子自動(dòng)化檔案最大的優(yōu)點(diǎn)是方便查詢(xún)和管理。為優(yōu)撫對(duì)象本人或是管理者提供電子檔案遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案迅速，而且更清晰。有三種方式提供電子資料，一是通過(guò)復(fù)制文件到U盤(pán)或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上的形式。二是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)傳輸。第二種方式已被更多的人接受。因這種傳輸方式既安全又方便快捷?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用廣泛，給這種共享方式提供了可能。因此，網(wǎng)絡(luò)傳輸是目前用于不同部門(mén)或垂直管理部門(mén)之間最快速提供優(yōu)撫電子檔案信息共享的方式。三是直接查詢(xún)處理。電子優(yōu)撫檔案的優(yōu)勢(shì)是可以快速方便的查詢(xún)。在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端登錄電子檔案系統(tǒng)即可查詢(xún)出優(yōu)撫檔案資料，前提是符合查詢(xún)的規(guī)章制度。

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