如何做好血站檔案的保密工作

劉寶云

檔案對于血站及血站每一個人來說都是極為重要的。對個人來說，檔案作為個人成長的見證，是最原始的資料記載，所以它具有獨特的法律效力和其他任何證件都沒有的特殊功能。對血站這個事業(yè)單位來說，很多檔案關系到單位的發(fā)展前途甚至國家的發(fā)展前途，重要檔案流失就會給單位和國家?guī)頍o法彌補的損失。就此來看，檔案不論對什么樣的擁有者來說都是十分重要的，因此檔案的保密工作也就成為血站檔案管理的重要組成部分。那么，如何在實際工作中做好檔案的保密工作呢，下面就從檔案的硬件和軟件管理兩方面來談談：

1 加強檔案的硬件管理

1.要做好檔案的審查工作。審查是檔案工作的必經一步，也是檔案室人員工作的重要環(huán)節(jié)，如何判斷檔案管理是否到位是否良好，除了在工作中的比較以外很重要的參考就是與最初狀態(tài)的比較，所以認真審查檔案是做好檔案保密工作的第一步。檔案有絕密檔案和非絕密檔案之分，同時絕密檔案又有一定的時間限制，因此審查好檔案屬于哪一類的才能分門別類的將檔案整理歸類，保存良好。所以做好第一步的審查是對檔案清晰分類的必要步驟，也是提高保密工作效率，合理調動人力資源的重要前提。

2. 加強硬件設施建設，實行規(guī)范化管理。為了血站檔案的規(guī)范化保密管理，使用了計算機管理和專業(yè)的檔案柜儲存，能極大限度地改善檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供良好的物質基礎。在加強物質基礎建設的同時，要堅持不懈地做好以下幾方面的工作：一是在市檔案局的指導下，血站文書材料均按照新的歸檔要求進行整理；二是推行各科室業(yè)務檔案資料由兼職檔案員預先組卷，綜合檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的待完善后再上交；三是認真落實各項防護措施，堅持記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進行安全檢查，發(fā)現問題及時處理；四是在正常管理的同時注重檔案的開發(fā)利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具；五是嚴格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，填寫利用檔案登記簿，建立利用效果登記簿。

2 做好檔案的軟件管理

1.加大對檔案保密工作的宣傳力度。加強保密工作的宣傳是加強檔案保密建設的客觀要求，是我們每個檔案管理人員的神圣職責。能讓檔案利用者受到教育，知曉檔案法規(guī)，明確法律責任與違法行為界限等，就可以少犯法、不犯法。

2.明確職責，強化檔案管理人員的保密意識和管理素質。

檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任。特別擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，要持之以恒，時刻警惕，具備較高的職業(yè)素質，不僅要做到手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸到檔案中涉及的一些未開放的信息（包括國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私等），這些信息隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就可能泄露了一些未公開的信息，所以檔案管理人員無論在什么場合，都應把保守檔案信息的安全作為自己神圣的職責和應盡的義務。

3.加強制度管理和法律約束。檔案不論哪一種都需要保密，是對個人負責更是對集體負責，因此每一個單位都應該對檔案管理問題提供嚴格的檔案保密制度。要完善《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各項制度的建設。加強對檔案保管、利用、保護、保密等規(guī)章制度的落實，實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執(zhí)行各項規(guī)章制度，并按照各項規(guī)章制度的要求認真落實整改。

近年來，由于形勢發(fā)展，工作需要，檔案室配備了電腦，并聯(lián)上國際互聯(lián)網。為加強計算機信息系統(tǒng)的保密工作，建議采取以下措施：一是每臺電腦系統(tǒng)都安裝正版防火墻和殺毒軟件，防止黒客、病毒入侵；二是指定精通電腦、責任心強、受過保密人員上崗培訓的專業(yè)人員來負責電腦管理工作；三是制定電腦安全操作規(guī)范，要求所有人員嚴格按規(guī)范操作，發(fā)現病毒及時報告，由專人處理；四是上網傳輸的重要資料需單位主要領導批準方可上傳，嚴防泄密。

總之，為了本單位檔案管理工作健康的發(fā)展，我們應從加大宣傳力度、強化人員意識、完善工作制度等方面做好檔案保密工作，更好地促進檔案為本單位工作開展，社會的經濟發(fā)展與進步服務。