試論機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

姚冰

摘 要：當(dāng)下的機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題較多，主要為管理觀念陳舊、機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施不齊全、檔案管理技術(shù)有待進(jìn)一步優(yōu)化、管理人員綜合素質(zhì)偏低等。一來(lái)造成檔案資料遺失、損壞；二來(lái)降低了管理效率，給資料利用者帶來(lái)了麻煩與不變，使得管理服務(wù)質(zhì)量大打折扣。而本文研究的宗旨正是解決機(jī)關(guān)檔案管理工作問(wèn)題，以改善國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)單位檔案室的工作面貌。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理工作；存在的問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理（file management）亦稱檔案工作，它是檔案館或相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)資料檔案進(jìn)行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內(nèi)部人員提供服務(wù)的原則，以收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等一系列舉措服務(wù)于檔案利用者，檔案館或相關(guān)機(jī)構(gòu)通過(guò)檔案管理可解決檔案分散、雜亂、量大以及孤本等不利于閱覽與查詢的問(wèn)題。尤其是機(jī)構(gòu)單位，檔案資料基本屬于機(jī)密而重要的文件，稍有遺失或損壞都會(huì)造成不可估量的后果。

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.管理觀念陳舊

管理觀念陳舊集中體現(xiàn)在機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)知不足。機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)待檔案一貫保持“使用在前，管理在后”的心態(tài)，更有甚者認(rèn)為檔案應(yīng)重在利用，而所謂的管理不過(guò)是興趣使然，有用之時(shí)便稍加整理，無(wú)用之時(shí)便可束之高閣。這嚴(yán)重違背了管理學(xué)的根本性思想，如此所導(dǎo)致的后果便是檔案在使用時(shí)不是缺頁(yè)少字，便是凌亂不堪而難以查找，直接影響機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作效率。

2.機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施不齊全

影響機(jī)關(guān)檔案管理效率和質(zhì)量的首要因素是管理設(shè)施不齊全。據(jù)調(diào)查可知，機(jī)關(guān)內(nèi)部雖設(shè)有相應(yīng)的檔案管理室，但絕大多數(shù)檔案管理室缺乏較大的存放空間，一部分檔案管理室僅可存放相應(yīng)的檔案資料，而進(jìn)入檔案管理室查詢或閱覽檔案資料的人員卻往往會(huì)無(wú)處落腳。更為慘烈的是，有相當(dāng)一部分檔案管理室內(nèi)無(wú)可供擺放的書架，檔案資料肆意碼放在墻角或沿墻體一溜排開，而且并未做好相關(guān)的防潮、防火措施，以致檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞，部分紙張發(fā)黃，字跡難以辨認(rèn)。檔案室缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)性設(shè)施，存在重大安全隱患，尤其對(duì)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)而言，因機(jī)密文件損壞所造成的損失將是無(wú)法估量的。

3.檔案管理技術(shù)有待進(jìn)一步優(yōu)化

現(xiàn)代化技術(shù)的出現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的一次革命?，F(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理方面或其他辦公室職能范圍內(nèi)主要是“無(wú)紙化”概念的深入。這種辦公模式理所應(yīng)當(dāng)進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理也不應(yīng)例外。但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍有部分機(jī)關(guān)單位未拋棄傳統(tǒng)觀念，所使用的檢索以及查詢方法還能深深折射出時(shí)代落差。這種檢索與查詢方式死而不僵，最直接的后果是降低工作效率，同時(shí)也會(huì)因管理不當(dāng)造成檔案遺失和損壞等現(xiàn)象。令筆者感到吊詭的是，個(gè)別檔案室在管理技術(shù)的應(yīng)用上雖然也表現(xiàn)出了與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，但所采用的計(jì)算機(jī)卻未連接網(wǎng)絡(luò)，無(wú)法掃描，更是無(wú)法查詢與檢索。計(jì)算機(jī)最終被淪為檔案室里的裝飾品，以體現(xiàn)某些機(jī)關(guān)單位的“前衛(wèi)意識(shí)”。

4.管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）缺乏先進(jìn)管理技術(shù)：現(xiàn)代化的管理思維不同以往，它體現(xiàn)的是速度快、操作簡(jiǎn)便、質(zhì)量高、損失小。以上這些本應(yīng)加以利用的優(yōu)勢(shì)，卻由于檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理技術(shù)而終止；（2）檔案管理人員缺乏責(zé)任心：檔案管理不同于其他工作，它要求工作人員保持更大的耐心以及對(duì)工作產(chǎn)生飽滿的熱情，全身心投入到工作中。而檔案管理人員在工作期間會(huì)產(chǎn)生乏味與無(wú)聊之感，甚至認(rèn)為管理工作是最卑賤的工作，沒(méi)有任何技術(shù)含量可言。正是由于對(duì)缺乏職業(yè)認(rèn)同感，以致對(duì)待管理工作興趣索然，繼而導(dǎo)致責(zé)任心大大喪失；（3）大量的兼職人員充斥其間：機(jī)關(guān)單位大量聘用兼職人員從事檔案室管工作，體現(xiàn)出了機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理不夠重視。其結(jié)果只能是上行下效，上級(jí)部門不予重視，基層人員很難對(duì)此另眼相看。另外兼職人員一方面在時(shí)間上難以安排，無(wú)法確保管理工作處在正常的工作狀態(tài)；另一方面兼職人員的專業(yè)水平偏低，卻接受系統(tǒng)性訓(xùn)練，對(duì)管理工作一知半解。管理人員專業(yè)水平偏低、缺乏責(zé)任心也與機(jī)關(guān)單位未組織相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃以及未建立有效的獎(jiǎng)懲制度有關(guān)。

2 完善機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

1.更新管理觀念

更新管理觀念應(yīng)從以下方式入手：（1）體現(xiàn)“以管理為主”的檔案工作指導(dǎo)方針：作為機(jī)關(guān)單位及檔案室負(fù)責(zé)人要在機(jī)關(guān)內(nèi)部倡導(dǎo)管理優(yōu)先的理念，管理人員要在這種工作理念的要求下，時(shí)刻將檔案資料的安全性放在首位，嚴(yán)禁出現(xiàn)資料遺失、損壞等現(xiàn)象，同時(shí)查詢和閱覽人員要妥善保管檔案資料，不得以任何形式或理由破壞檔案資料的完整性，更不得私自將檔案資料借閱給外部人員，以免因資料遺失使得機(jī)關(guān)單位蒙受巨大損失；（2）轉(zhuǎn)變服務(wù)方式：機(jī)關(guān)檔案管理室要向圖書館的管理方式學(xué)習(xí)，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)為受眾提供服務(wù)。內(nèi)部人員在查詢或檢索過(guò)程中，出現(xiàn)任何不便，應(yīng)立即加以解決，以彰顯檔案管理室的人文情懷，突出個(gè)人或團(tuán)體的優(yōu)良品質(zhì)；（3）改變管理方式：管理方式要做到與時(shí)代的發(fā)展同步，不斷更新管理思維，以體現(xiàn)檔案管理室的開放性和包容性，并使之更加多元化和現(xiàn)代化。在管理的基礎(chǔ)上，加大檔案資料的利用面。對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，確保其不丟失、不損壞是管理人員的工作職責(zé)，這無(wú)可厚，但資料的合理利用也十分重要。檔案資料只有體現(xiàn)出利用價(jià)值，才可實(shí)現(xiàn)保管的意義。不然，空留一堆資料只能作為無(wú)人問(wèn)津的垃圾被處理。

2.加強(qiáng)管理工作的資源建設(shè)

資源建設(shè)首先要做好檔案資料的收集工作，完善檔案收藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案內(nèi)容。比如加大多重大事件檔案資料的收集力度，同時(shí)要求機(jī)關(guān)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的支持，帶動(dòng)檔案室全員共同參與檔案收集。開創(chuàng)多種形式的檔案，比如音頻檔案和影像檔案，以擴(kuò)大檔案收集范圍；其次是加大民生檔案與微觀領(lǐng)域檔案的收集力度。比如建立機(jī)關(guān)內(nèi)部人員檔案信息庫(kù)，對(duì)優(yōu)秀員工和知名人士的檔案也要加大收集力度；然后是加大新型載體檔案的收集力度，借助現(xiàn)代化收集技術(shù)，以錄像等形式詳細(xì)記錄機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要事件，包括外部領(lǐng)導(dǎo)的工作視察情況。如此才可豐富檔案內(nèi)容，體現(xiàn)檔案資料的服務(wù)價(jià)值。

3.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

培養(yǎng)方式如下：（1）組織管理人員參加職業(yè)道德培訓(xùn)，以提升其思想覺(jué)悟，增進(jìn)安全意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)意識(shí)；（2）加強(qiáng)對(duì)管理人員的關(guān)心力度，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。機(jī)關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)要市場(chǎng)下基層予以慰問(wèn)，關(guān)心管理人員的生活狀況、工作狀況以及心理狀況，幫助管理人員走出認(rèn)知誤區(qū)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)良的管理人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或提供相應(yīng)的晉升機(jī)會(huì)，從而調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心；（3）輪流選派管理人員去相關(guān)單位交流學(xué)習(xí)，或在機(jī)關(guān)內(nèi)被組織管理技術(shù)培訓(xùn)，以優(yōu)化管理方法，更新管理思維，從而達(dá)到提升工作效率的目的。充分應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，做到管理工作數(shù)字化和信息化。尤其在檢索與查詢方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)給資源利用者提供更快捷、更全面、更具人性化的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)單位檔案室不同于檔案館或圖書館，其所存儲(chǔ)的資料相對(duì)重要，而且機(jī)密性文件較多。無(wú)論是遺失還是損壞，所造成的影響都是巨大的。因此，機(jī)關(guān)單位以及檔案室管理人員要格外引起重視，按照本文所闡述的管理方式，同時(shí)消除可能導(dǎo)致管理效率降低的不利因素，爭(zhēng)取早日抹去在人們腦海里留下的管理不善的印象，確保管理質(zhì)量跨上一個(gè)新的臺(tái)階。

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