高校檔案信息化建設(shè)的問題分析與對策

高桐　胡艷

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全的不斷成熟，傳統(tǒng)的檔案管理模式正逐漸的被現(xiàn)代化的檔案管理模式取代。檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文分析了高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題，結(jié)合實際工作提出了一些改進(jìn)的觀點。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；檔案信息化建設(shè)；問題；對策

高校檔案信息化建設(shè)是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以檔案數(shù)字化、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理系統(tǒng)化為工具，以更好的保存檔案、服務(wù)高校師生利用為目的系統(tǒng)工程。筆者結(jié)合本校檔案信息化建設(shè)過程中獲得的一些工作經(jīng)驗，對高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行粗淺的分析并提出具體的實施對策。

1 高校檔案信息化的重要性

1.檔案管理雙軌制，對紙質(zhì)檔案起到保護(hù)作用。檔案的數(shù)字化，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案的利用過程不再僅限于對紙質(zhì)檔案的依賴。師生可以通過數(shù)據(jù)庫中的電子檔案獲得所需的檔案信息，不必再翻閱紙質(zhì)檔案，這無形中對紙質(zhì)檔案起到了保護(hù)作用。

2.檔案工作管理服務(wù)模式改變，工作效率顯著提高。由于檔案保管方式的改變，從原來的只有紙質(zhì)檔案變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存，徹底改變了檔案的檢索方式和利用方式。提高了工作效率，拓寬了服務(wù)領(lǐng)域，對學(xué)校檔案的編研工作也起到了很大的促進(jìn)作用。

3.檔案信息化是學(xué)校整體發(fā)展的需求。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷成熟和高校校園網(wǎng)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化、信息化勢在必行。檔案管理系統(tǒng)和校園網(wǎng)互接，實現(xiàn)學(xué)校整體的辦公自動化的同時，也將學(xué)校檔案工作的整體水平提升到了新的層次。

2 影響高校檔案信息化建設(shè)的主要因素

1.檔案信息化法制滯后，規(guī)范化制度不完善。我國在檔案管理工作方面頒布了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是對于新興事物檔案數(shù)字化和信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)很少。檔案信息化過程中，很多的細(xì)節(jié)需要規(guī)范統(tǒng)一。檔案具有保密的特有屬性，對檔案信息化建設(shè)中檔案的安全問題有很高的要求，這也需要相關(guān)的全國性的規(guī)章制度進(jìn)行保障。規(guī)章制度的不完善，影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.檔案信息化專門人才缺乏。檔案信息化建設(shè)，需要既懂檔案的專業(yè)知識又懂計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的專門人才才能順利的開展工作。檔案工作整體上存在人員年齡偏大，專業(yè)人員單一，同時具備檔案知識和計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的人員少的現(xiàn)狀。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，雖不需要獨(dú)立完成整個系統(tǒng)的開發(fā)編碼，但專門做檔案管理系統(tǒng)的軟件公司對檔案的業(yè)務(wù)，尤其是適應(yīng)本單位檔案工作需求的具體內(nèi)容并不了解，所以需要檔案工作人員提出適合本單位需求的可行性方案。適合的檔案管理系統(tǒng)，是檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行的有力保障。例如檔案管理系統(tǒng)功能模塊越全面、越符合實際工作需求，在使用過程中發(fā)揮的作用越大。

3.本單位上層領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。檔案信息化建設(shè)由硬件、軟件和人員共同來實現(xiàn)。高校的資源分配首先滿足教學(xué)和科研，有些高校自然存在對檔案工作重視程度不夠的問題。資金的投入可以解決檔案信息化建設(shè)中硬件的問題，可以一定程度上解決軟件系統(tǒng)的問題，人員的問題則需要本單位長期的重視培養(yǎng)和建設(shè)，這樣才能在本質(zhì)上推動檔案信息化的發(fā)展。

3 高校檔案信息化建設(shè)對策

1.檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一規(guī)劃，完善規(guī)章制度，做到有章可循。高校檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源科學(xué)的整合，方便統(tǒng)計和查詢，更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)。說大了，是為社會服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。如果本省、市檔案局有相關(guān)的規(guī)章制度，應(yīng)以上級管理部門的規(guī)章制度為依據(jù)展開工作，以便所使用的檔案管理系統(tǒng)能和上級業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng)兼容，實現(xiàn)共享。如果上級業(yè)務(wù)部門沒有明確的規(guī)定，本單位應(yīng)制定符合本單位實際情況的，盡量向上級業(yè)務(wù)部門靠攏的規(guī)章制度，規(guī)范檔案信息化工作，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。本單位應(yīng)制定詳細(xì)的檔案歸檔制度和檔案工作流程。檔案的信息化過程不可能將全部的歸檔檔案數(shù)字化，這就要求在制定規(guī)章制度時，詳細(xì)的將哪些檔案進(jìn)行數(shù)字化，比如具有本單位特色的、利用率高的、歷史性重要節(jié)點的檔案。檔案的工作流程也同樣重要，在人力、物力有限的情況下，將數(shù)字化的工作分配到單位各部門是必要的，前提是做好前期的培訓(xùn)工作，使兼職檔案員能夠熟練的使用檔案管理系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)需要本單位各部門的密切配合協(xié)作，做到有章可循，有利于檔案信息化建設(shè)工作的開展。

2.加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)。實施檔案信息化建設(shè)，檔案人員隊伍的建設(shè)是問題的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)，無論是前期的檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和使用時檔案管理工作由原來的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)輔助完成的智能操作，對檔案工作人員提出了更高的要求。檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，檔案部門應(yīng)盡快建立起一支現(xiàn)代信息技術(shù)能力較強(qiáng)的人才隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

檔案人才隊伍的發(fā)展，可以采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的措施。一要認(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和業(yè)務(wù)骨干必須接受有關(guān)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)；二要積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營造學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識的良好環(huán)境；三要積極引進(jìn)人才，要下大力氣引進(jìn)一批既懂檔案專業(yè)，又懂計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，為他們創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使他們?yōu)闄n案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

在培養(yǎng)專職檔案員的同時，也要重視兼職檔案員的培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要單位各部門的共同支持。如高校的檔案管理部門，負(fù)責(zé)收集、整理、保存、利用全學(xué)校的所有檔案，在學(xué)校的各部門都有下設(shè)的兼職檔案員。在檔案信息化建設(shè)的過程中，對兼職檔案員的培訓(xùn)是至關(guān)重要的。兼職檔案員的工作態(tài)度和認(rèn)真程度決定了檔案數(shù)字化后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以圖片形式存儲的檔案關(guān)鍵詞和檢索詞的設(shè)定，決定了檔案利用的效果。在某種程度上說，兼職檔案員的工作能力和水平影響了學(xué)校檔案工作的整體水平。

3.選擇符合本單位實際需求的合理有效的檔案管理系統(tǒng)。有了完善的規(guī)章制度，符合需求的硬件支撐，精通業(yè)務(wù)的檔案工作人員，上一套符合本單位需求的、實用性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，是檔案信息化建設(shè)的保障。

我了解的很多高校和企事業(yè)單位，由于前期考察和準(zhǔn)備不充分，購買的檔案管理系統(tǒng)多為通用版的檔案管理系統(tǒng)，使用起來不能很好的滿足本單位檔案管理的需求。選擇檔案管理系統(tǒng)，在資金條件允許的情況下，最好選擇有制作檔案管理系統(tǒng)資質(zhì)的軟件公司，并選擇定制版。在通用版的基礎(chǔ)上，提出具體的符合本單位實際需求的功能模塊。比如檔案錄入者的工作模式和流程，查詢者的權(quán)限，根據(jù)檔案密級設(shè)定檔案的加密方法和瀏覽使用權(quán)限等。

在簽訂合同上盡量延長試用期和維護(hù)期的時限，因為隨著檔案信息化建設(shè)的不斷開展，或多或少會出現(xiàn)事先沒有發(fā)現(xiàn)的問題。隨著數(shù)字化檔案的增多，檔案管理系統(tǒng)中各模塊的功能也有可能出現(xiàn)意想不到的問題，這些都是在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的。

在合理的規(guī)章制度的保障下，實用的檔案管理系統(tǒng)，才能夠使檔案工作、檔案信息化建設(shè)有條不紊、順利的開展下去。

4.加強(qiáng)宣傳教育，提高單位領(lǐng)導(dǎo)和同事對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度。檔案工作不是一個能夠立竿見影出成績的工作。檔案用到的時候價值不可替代，不用的時候，沒有人會想起。而檔案工作是一個長期的工作，是一個需要積累的過程。檔案信息化的建設(shè)正是將檔案這個巨大的原始信息源組織起來，準(zhǔn)確查找，方便編研，輔助決策，便于使用。應(yīng)該讓大家意識到檔案的重要性，做好宣傳工作，有利于檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

信息化是一個永不休止的工程，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，隨著信息化應(yīng)用領(lǐng)域在學(xué)校的教學(xué)、科研、辦公等領(lǐng)域不斷深化，檔案的信息化建設(shè)也必須要跟得上學(xué)?？焖侔l(fā)展步伐。高校檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，是數(shù)字化校園的重要組成部分，其最終目標(biāo)是要實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，使檔案的保存、傳遞、利用更加科學(xué)、更加便捷，使檔案發(fā)揮更大的作用。高校檔案信息化建設(shè)是一個長期的、復(fù)雜的過程，與時俱進(jìn)、統(tǒng)籌發(fā)展是檔案信息化建設(shè)必須遵循的原則。相信隨著檔案信息化進(jìn)程的深入，其優(yōu)勢會逐漸顯現(xiàn)發(fā)展，檔案事業(yè)也必將會達(dá)到新的高度。

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作者簡介

高桐（1982-），男，2004年畢業(yè)于遼寧師范大學(xué)，館員，沈陽藥科大學(xué)綜合檔案室工作。

胡艷（1982-），女，2005年畢業(yè)于東北師范大學(xué)，館員，沈陽藥科大學(xué)綜合檔案室工作。