機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的探究

譚芳

摘 要：在當(dāng)今信息高速傳輸?shù)臅r(shí)代，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)勢在必行的管理策略。本文針對機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展歷程，簡要論述了機(jī)關(guān)檔案信息化及其重要性，指出了機(jī)關(guān)檔案管理普遍存在的問題，提出了機(jī)關(guān)檔案建設(shè)工作的建議和思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；信息化；建設(shè)；探究

當(dāng)今時(shí)代是智能化、信息化的時(shí)代，國家大力推行互聯(lián)網(wǎng)“+”的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算技術(shù)已應(yīng)用到社會各團(tuán)體、各領(lǐng)域和普通人民群眾生活當(dāng)中。因此，檔案管理信息化、數(shù)字化是大勢所趨。

1 機(jī)關(guān)檔案信息化及重要性

檔案信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化隨著計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的發(fā)生發(fā)展，到現(xiàn)在已經(jīng)有了豐富的經(jīng)驗(yàn)和歷程。但是，相比于其他發(fā)達(dá)國家，我國檔案信息化建設(shè)仍然屬于發(fā)展初期，在整體工作進(jìn)程上存在一定的問題。

從根本上說，檔案工作機(jī)關(guān)檔案信息化是機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的重要組成部分，是電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容。在檔案供的推進(jìn)發(fā)展中，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)是機(jī)關(guān)適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的需求，也是提高檔案管理和服務(wù)水平的必然趨勢。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的目的是提高檔案管理的科學(xué)性和檔案工作有效性，加強(qiáng)對檔案資源的規(guī)范化管理、促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會價(jià)值。

2 機(jī)關(guān)檔案管理所依據(jù)的工作原則

在機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容中，廣大檔案工作者要建立一套行之有效的工作系統(tǒng)，并依據(jù)相應(yīng)的發(fā)展原則，進(jìn)一步增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展性和前進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)必須圍繞三個(gè)方面開展，具體分析如下：

（一）以檔案信息資源建設(shè)為核心

在機(jī)關(guān)建設(shè)中，檔案代表著機(jī)關(guān)單位走過的發(fā)展歷程，其中包含著各項(xiàng)人事、行政、教育、法律、財(cái)務(wù)等信息資源，所覆蓋的教育面積比較廣泛，因此具有較為分散的形式特點(diǎn)。以檔案信息資源建設(shè)為核心，指的是在日常工作中，對檔案工作進(jìn)行組織和細(xì)化，將各項(xiàng)資源整合在一起，實(shí)現(xiàn)資源存儲和信息共享，進(jìn)一步提高檔案信息工作的資源成效。

（二）以電子文件管理為重點(diǎn)

電子文件檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，在電子文件的內(nèi)容上，包括影音資料、圖片文檔、電子表格等多個(gè)部分。這些繁雜的電子文件構(gòu)成了龐大的檔案管理系統(tǒng)，電子文件的管理也成為制約機(jī)關(guān)檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容。

（三）實(shí)現(xiàn)高效安全的信息同步

在諸多檔案內(nèi)容中，信息化檔案的安全問題一直是檔案工作的發(fā)展重點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)高效安全的信息管理技術(shù)，廣大信息管理者要通過理論重視、技術(shù)扶持、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、科研轉(zhuǎn)化等方面，進(jìn)一步加深檔案信息工作高校發(fā)展和安全存儲的融合。始終堅(jiān)持以檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的指導(dǎo)思想，堅(jiān)持信息技術(shù)與管理并重、檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化同步、確保檔案信息安全的原則。

3 機(jī)關(guān)檔案管理中普遍存在的問題

（一）對檔案管理工作重視程度不高

一直以來，大部分機(jī)關(guān)團(tuán)體在檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，普遍認(rèn)為檔案管理是將重要資料的簡單整理、歸檔保存管理，只要做到不丟失、不泄密并在需要時(shí)可以查閱就行了。檔案管理工作人員一般安排年紀(jì)相對大、業(yè)務(wù)水平和工作能力一般的人員進(jìn)行管理，甚至部分單位聘請合同工進(jìn)行管理。至于檔案歸檔分類是否合理、是否需應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理等問題，基本沒有納入議事日程，更沒有認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，造成檔案管理工作相對落后。

（二）檔案管理方法傳統(tǒng)落后

大部分機(jī)關(guān)單位的檔案管理還是采用較為落實(shí)傳統(tǒng)的人工管理方法為主，以手工查閱檔案資料，基本未引入現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理軟件系進(jìn)行科學(xué)管理，缺乏對檔案資源進(jìn)行整合和規(guī)劃，造成價(jià)值較高的檔案資料被歸檔后沒得到充分利用，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)工作開展的高效性。

4 機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的思路和建議

（一）落實(shí)檔案文件電子化創(chuàng)建和管理工作

1、創(chuàng)建和規(guī)劃好檔案管理電子系統(tǒng)。檔案管理電子系統(tǒng)平臺設(shè)計(jì)、規(guī)劃是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)，廣大檔案管理者必須要按照相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范對電子化檔案系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)定期的檢查。并結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)行政管理的專業(yè)性進(jìn)行設(shè)計(jì)，是檔案信息化建設(shè)能夠扎實(shí)推進(jìn)，不斷提升檔案員對檔案系統(tǒng)的操作、管理水平。以便于在日常的工作中，熟練開展對檔案數(shù)進(jìn)行管理和檢索利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理功能和目的。

2、規(guī)范電子文件歸檔管理流程。在電子文件的出入登記上，要實(shí)現(xiàn)“一條龍”式的出檔、入檔記錄。電子文件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的要求對各類資料進(jìn)整理、鑒定、移交和接收等程序進(jìn)行歸檔，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理電子文件。在電子文件的安全上，要通過網(wǎng)絡(luò)加密、設(shè)備加密、文件加密的形式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的電子管理，對檔案的瀏覽、查閱能夠有所記錄，避免檔案信息發(fā)展中存在的各項(xiàng)問題。

3、檔案必須實(shí)行“雙軌制”管理。檔案信息化并不是檔案“無紙化”，而是“無紙化辦公、有紙化歸檔”。檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“無紙化辦公、有紙化歸檔”的原則，資料歸檔仍以傳統(tǒng)方法歸檔，形成電子信息管理的“雙軌制”模式管理。通過現(xiàn)代檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的相互融合，不斷充實(shí)檔案信息包容性，積極發(fā)揮“紙質(zhì)檔案”、“虛擬檔案”的各項(xiàng)優(yōu)勢和長處。

（二）強(qiáng)化檔案數(shù)字化利用和管理工作

檔案管理信息化管理必須管理好電子檔案、數(shù)字化后形成的圖像文件、紙質(zhì)檔案的電子化備份（掃描件）、與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔的電子文件以檔案過程中形成的檔案目錄信息等數(shù)字格式的信息，在建立域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。并始終按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求和“收得進(jìn)、管得住、用得上、交得出”的原則，按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的有規(guī)定落實(shí)電子檔案接收和歸檔工作，實(shí)現(xiàn)全面落實(shí)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。

（三）加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度

檔案管理人員必須具備專業(yè)化、知識化的發(fā)展素養(yǎng)。在機(jī)關(guān)檔案工作中，檔案管理員既要有檔案管理專業(yè)知識，又要有機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)方面專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代化管理的綜合知識。面對當(dāng)前檔案管理員整體隊(duì)伍水平缺乏的現(xiàn)象，各個(gè)機(jī)關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，加強(qiáng)對檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識、高新技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)；加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案人員信息化知識水平，培養(yǎng)既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。

（四）加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入

在檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入上，廣大檔案管理者首先要設(shè)立一個(gè)季度、年度的建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。按照檔案信息化后期的掛接、數(shù)據(jù)備份工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案經(jīng)濟(jì)資源的調(diào)控和投入，控制、檢查，確保檔案數(shù)字化建設(shè)資金的進(jìn)入、流出質(zhì)量。除了要依附于國家財(cái)政撥款，還要積極開拓檔案資金組織渠道，通過企事業(yè)單位聯(lián)合、科研成果轉(zhuǎn)化等方面籌措資金，不斷提升檔案信息化建設(shè)的技術(shù)能力和硬軟件發(fā)展。

5 總結(jié)

綜上所述，為了進(jìn)一步深化企業(yè)信息化建設(shè)情況，機(jī)關(guān)檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，著力解決檔案管理存在問題和推行過程中的阻力，不斷增進(jìn)技術(shù)指標(biāo)和藝術(shù)成效，進(jìn)一步加快和落實(shí)檔案信息化組織、建設(shè)、應(yīng)用。廣大檔案管理工作者要立足于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)一步提高檔案管理工作的服務(wù)水平和推進(jìn)效率，更好地為機(jī)關(guān)行政管理提供檔案信息服務(wù)。

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