淺談檔案管理工作的重要性

白獻(xiàn)陽(yáng)

摘 要：檔案是人類(lèi)文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。檔案的物化延續(xù)了人類(lèi)的記憶，成為聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的信息紐帶。為做好檔案業(yè)務(wù)工作，必須重視檔案管理工作。但隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升和社會(huì)生活的迅速變化，檔案管理及其對(duì)社會(huì)的有效服務(wù)明顯滯后于社會(huì)發(fā)展，為此必須在充分了解檔案管理意義的基礎(chǔ)上，重視檔案管理工作，全面提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性

通過(guò)檔案，我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解中華民族創(chuàng)造的輝煌業(yè)績(jī)，繼承傳統(tǒng)文化的精髓，學(xué)習(xí)歷史上仁人志士的高尚情操，從中感受中華民族歷盡劫難而生生不息、不斷發(fā)展的強(qiáng)大力量。從一定意義上說(shuō)，檔案本身也屬于無(wú)形資產(chǎn)。無(wú)形資產(chǎn)是寶貴財(cái)富，檔案作為無(wú)形資產(chǎn)的重要載體，對(duì)于無(wú)形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來(lái)，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類(lèi)文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨，并隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長(zhǎng)，越來(lái)越深入地滲透到人類(lèi)活動(dòng)的方方面面。

1 檔案管理工作的意義及作用

合理科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)企業(yè)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還可以對(duì)企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)槠髽I(yè)或單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒(méi)有被篡改過(guò)，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí)，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹(shù)立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛(ài)檔案管理工作等。

2 檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對(duì)檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。在過(guò)去的幾年，我國(guó)許多地區(qū)的檔案館對(duì)于全宗學(xué)理論、文書(shū)立卷方法改革的實(shí)踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問(wèn)題進(jìn)行了大膽的創(chuàng)新實(shí)踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗(yàn)。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開(kāi)展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量，相對(duì)于傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)方式得到增大。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實(shí)行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的。這樣一來(lái)就使檔案管理工作得到了保證。

3 檔案管理工作策略

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，改變管理者的內(nèi)外素質(zhì)，增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案共享價(jià)值，才能使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

其一，強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，及時(shí)做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動(dòng)與創(chuàng)造性，因此要加大對(duì)管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行改革，只有具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

其二，加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，要委派專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價(jià)值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)，所以，我們應(yīng)該采用多種形式，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿(mǎn)足工作需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作的重要性也開(kāi)始不斷的顯現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)結(jié)合近些年來(lái)我國(guó)檔案管理實(shí)際工作來(lái)分析，依舊存在多種問(wèn)題。這些問(wèn)題給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了極高的約束力。通過(guò)對(duì)檔案管理重要性需要進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)及分析可以為單位管理優(yōu)化提供現(xiàn)實(shí)建議。

參考文獻(xiàn)

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2013（07）

[2]賈春玲.淺談檔案管理工作的重要性[J].蘭臺(tái)世界.2015（S3）

[3]孟麗君.淺談檔案管理工作的重要性[J].黑龍江史志.2015（10）

[4]孟麗君.提高檔案管理的科學(xué)化水平的路徑選擇[J].赤子（上中旬）.2015（15）