財務檔案信息化管理的思路探討

楊玉華

摘 要：我國社會主義現(xiàn)代化建設的一項重要組成部分就是建設信息化管理，財務檔案也應與時俱進建設信息化管理，因此，如何建設好、管理好并運用好信息化財務檔案，以達到財務檔案管理工作水平的提升和財務管理工作效率提高的目的，是本文財務檔案信息化管理思路所探索的重點所在。

關(guān)鍵詞：財務檔案；信息化；管理

所謂財務檔案，是各級機構(gòu)及下屬單位干部職工在管理活動、建設、發(fā)展方面所形成的具有保存價值的所有財務支出和收入材料。財務檔案采用現(xiàn)代化的設備與技術(shù)，處理與存儲都是通過電子計算機技術(shù)，形成電子財務檔案。電子財務檔案具有傳遞信息速度快、檔案管理與利用的效率高的特點。建設財務檔案信息化管理有利于提高檔案管理與服務的水平。

1 財務檔案信息化管理的意義

1.1 現(xiàn)代財務檔案管理的新特點

現(xiàn)代財務檔案管理的發(fā)展趨勢為信息量大、時效性強、更新與查閱頻繁，因此對其管理的方法和手段提出了更高的要求。隨著國家財政經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，財務的指標、標準也處于持續(xù)變化之中，且越來越頻繁；每年的會計賬簿、報表、決算的內(nèi)容都不相同，還要對本年和過去的若干年的經(jīng)費活動狀況進行反映；每項標準更加的精細化、項目復雜化、信息采集量大，這都使財務檔案管理工作的難度更大。為解決這一問題，雖各行業(yè)部門都編有年度《財務文件匯編》，但該資料較片面、斷斷續(xù)續(xù)且沒有時效性，標準更新不及時，整理出版的周期長，財力、人力的耗費量大，難以全部的把問題解決好。

1.2 財務檔案信息化管理的優(yōu)勢

財務檔案信息化管理是把財務數(shù)據(jù)儲存于電子介質(zhì)之中，與傳統(tǒng)財務檔案相比，其優(yōu)勢主要表現(xiàn)為：財務檔案信息化管理中修改、拷貝、重置較簡單，攜帶與傳遞十分方便；儲存的電子介質(zhì)樣式多，同時便于打印于紙質(zhì)材料中；計算與分析速度十分快。財務檔案信息化管理是采用計算機與網(wǎng)絡共同實現(xiàn)的，既便于平時的分析、制作、查詢、數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)檔案信息資源共享，辦公成本被有效的降低了，還便于統(tǒng)一檔案資源整合，促進工作質(zhì)量和效率的提升。

2 財務檔案信息化建設的內(nèi)容

2.1 對動態(tài)信息的及時挖掘、整理與采集，建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是檔案信息的數(shù)字化，這是做好其他工作的基礎(chǔ)。之后財務檔案的數(shù)據(jù)采集源在財務檔案室，也是數(shù)字化信息服務工作的基地，其中包括對數(shù)據(jù)的儲存、管理、查詢、檢索、傳遞。完成財務檔案數(shù)字化后，建立財務檔案數(shù)據(jù)庫，并將本單位的財務檔案資料全部錄入到計算機之中，還可以把數(shù)據(jù)庫分類建立，其主要參照本單位財務檔案的內(nèi)容。

2.2 建設財務檔案信息化管理輔助決策系統(tǒng)，提高檔案管理、使用的科學性

通過對財務檔案信息采集整理，之后利用網(wǎng)絡傳送，提供給各級領(lǐng)導、決策部門等，為其所用。純粹以來相關(guān)人員的經(jīng)驗來處理大量的信息和滿足高品質(zhì)的要求是遠遠不夠的，一定要有輔助決策系統(tǒng)的支持，且該系統(tǒng)要具備先進的高智能化。建立的決策支持系統(tǒng)，其基礎(chǔ)是管理科學、計算機科學、行為科學、控制論，其手段為計算機技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)學等，針對某一問題設定許多的方案，分析、比較和優(yōu)化這所有的方案統(tǒng)籌分析定量與定性，最終實現(xiàn)高財務保障的決策水平與質(zhì)量。

2.3 建設財務檔案信息化網(wǎng)絡，提升檔案使用效率

檔案的價值為了更好的利用，財務檔案信息能在信息化管理的基礎(chǔ)上得到更充分的利用。財務檔案信息網(wǎng)絡的完善，能夠在數(shù)據(jù)庫中直接或轉(zhuǎn)換的形式存入本單位的相關(guān)文件，使檔案信息十分完整，還可以對財務檔案信息采用多種方式進行查詢或咨詢。

3 財務檔案信息化管理的具體思路

3.1 加強相關(guān)財務檔案管理領(lǐng)導的重視

對于這項工作必須從思想深處產(chǎn)生重視，特別是相關(guān)領(lǐng)導所給予的高度重視。要想真正實現(xiàn)財務檔案信息化管理，這就離不開領(lǐng)導的推動作用，因此，財務檔案信息化管理建設的深度與力度取決于一個領(lǐng)導信息化意識的高低。作為財務檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導必須要首先認識到計算機網(wǎng)絡對于財務檔案工作的重要性，才能更加高效的促進財務檔案信息化建設的進程。

3.2 健全財務檔案信息化管理機制

要想從根本上對檔案軟環(huán)境建設的加強，就必須把檔案管理的制度與體系健全和完善，有相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范日常的財務檔案管理活動。

3.3 規(guī)范財務檔案信息化管理

檔案信息化建設的關(guān)鍵就在于檔案信息化的總體規(guī)劃，為實現(xiàn)信息資源的共享，最有效的途徑就是利用一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺對檔案信息資源進行整合，這就要求在建設規(guī)劃中納入財務檔案信息化建設的重要內(nèi)容。此外，要按照本單位的自身規(guī)模，明確相關(guān)工作人員的職責，把相關(guān)文件的一系列工作動搖處理好，還要把財務檔案的日常工作也做好，實現(xiàn)財務檔案信息化管理的規(guī)范性。

3.4 提升財務檔案信息化管理人員的素質(zhì)

提升財務檔案管理人員的素質(zhì)是財務檔案管理工作與時俱進的關(guān)鍵所在。一方面，負責財務檔案管理工作的人員必須具備較高的專業(yè)文化素質(zhì)與實際實踐能力；其次，加強培訓財務檔案管理員的信息化新技術(shù)、新方法，始終保持與先進技術(shù)接軌的狀態(tài)。此外，財務檔案信息化管理人員必須掌握一定的財務管理工作技能兼檔案管理工作技能，在此基礎(chǔ)上才能更好的服務于財務檔案信息化管理。

3.5 統(tǒng)籌財務檔案信息化管理的設施

財務檔案信息化管理的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設施條件，其關(guān)系到檔案信息技術(shù)的應用和資源的開發(fā)與利用。財務檔案信息是通過硬件設施實現(xiàn)信息的傳輸、交換和資源共享的。在建設的起步時期，有關(guān)的設計思路應從財務管理角度與檔案管理角度兩方面出發(fā)，并財務部門和檔案部門的相關(guān)人員一起協(xié)商，統(tǒng)籌規(guī)劃，減免運行系統(tǒng)過程中的重復或短缺。財務軟件方面，確保軟件的兼容性，使軟件升級更加便利，還要保證以標準的、一致的、連續(xù)的形式儲存財務數(shù)據(jù)。在完善了財務檔案信息化管理的設施之后，為防止電子檔案被損壞或丟失，還要做好防火墻系統(tǒng)。此外，還應建立專門的負責人，對存貯的財務數(shù)據(jù)管理并備份。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的日新月異，各行各業(yè)也越來越注重應用財務檔案信息化管理方式。完善與加強財務檔案信息化管理成為了每個單位財務部門所關(guān)注的重點所在，由此看來，探索財務檔案信息化管理的思路具有重要的意義。

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