檔案管理要與高校建設(shè)新思路同步發(fā)展的定位思考

劉軍　張佳　包蕊

摘 要：高校的檔案管理具體指的就是高校在教學(xué)研究、科研教育以及學(xué)科建設(shè)等工作過程中所形成并需要予以歸檔保存的文件資料內(nèi)容。同時，高校檔案資料是具有一定參考與使用價值的文獻資料，而且能夠真實并且準確地記錄高校的發(fā)展歷程，在高?？偨Y(jié)建設(shè)經(jīng)驗以及開展科研教育管理，甚至在其教學(xué)管理水平提升方面都發(fā)揮著重要的作用。由此可見，高校的檔案管理工作一定要與高校建設(shè)新思路實現(xiàn)同步發(fā)展，只有這樣才能夠推動其進一步建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 高校建設(shè) 新思路 同步發(fā)展 定位

一、以高校建設(shè)為中心提供檔案服務(wù)

在當(dāng)前競爭激烈的社會背景下，高校將自身發(fā)展與建設(shè)的思路重點定位于教學(xué)質(zhì)量和文明校園的建設(shè)，主要的目的就是為了積極地創(chuàng)建學(xué)科特色，實現(xiàn)管理體制的深化與改革，使得高校后勤產(chǎn)業(yè)機制更加完善，逐漸擴大辦學(xué)的規(guī)模以及條件，使得高校的各項工作都能夠順利地開展，這也是當(dāng)前高校在教學(xué)、科研以及改革方面的重點內(nèi)容。而在高校改革發(fā)展的過程中，檔案館是窗口服務(wù)部門，所以，一定要將學(xué)校發(fā)展作為核心來形成全新的思路，并且實現(xiàn)高校科研、教學(xué)、文化和經(jīng)濟建設(shè)的共同發(fā)展，融入改革、發(fā)展以及穩(wěn)定大局服務(wù)的共性原則，成為高校檔案管理理念的重要內(nèi)容。與此同時，應(yīng)該站在當(dāng)前形勢需求角度，積極構(gòu)建檔案館工作的長期與短期發(fā)展方向，將工作重點和精力集中在檔案提供利用服務(wù)方面，并且不斷增強服務(wù)的意識，選擇有針對性的服務(wù)對象，更好地在市場經(jīng)濟當(dāng)中尋找服務(wù)的機遇。另外，在利用服務(wù)的過程中，還應(yīng)該提升檔案工作影響能力，推動檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

二、通過高校發(fā)展機遇對檔案服務(wù)工作進行創(chuàng)新

隨著高校的發(fā)展機遇不斷擴大，其檔案館的工作也同樣迎來一定的機遇，而且，實際的工作范圍也得到了拓寬，所以，也提高了檔案館對檔案管理信息捕捉的要求，應(yīng)該對檔案管理當(dāng)中的先進經(jīng)驗以及技術(shù)進行積極地借鑒。其中，應(yīng)該通過交流與合作來實現(xiàn)互動與互補，能夠取長補短，避免走彎路。另外，應(yīng)該大膽進行創(chuàng)新，對檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進行改革，合理地調(diào)整工作的結(jié)構(gòu)以及布局，還包括工作任務(wù)與職能，進而在創(chuàng)新的過程中尋找到切合點。這樣一來，不僅能夠找到與檔案管理工作實際情況相吻合的方法，同時，還能夠基于基礎(chǔ)理論研究為其提供教學(xué)與科研的服務(wù)，實現(xiàn)良性循環(huán)。在高校的常設(shè)部門當(dāng)中，檔案管理部門十分重要，然而，同教學(xué)或者是科研等部門相比，其在發(fā)揮作用以及自身發(fā)展方面卻存在較大的困難與阻力。與此同時，由于檔案管理工作自身存在的局限性，使得工作經(jīng)常陷入到按部就班的被動服務(wù)當(dāng)中，無法形成自身特色。另外，檔案管理工作人員也很容易形成模式化的管理框架，缺乏創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案設(shè)施相對陳舊，進而同先進檔案事業(yè)建設(shè)的理念之間存在較大的差距。而在高校改革發(fā)展的過程中，檔案管理如果不能夠脫離傳統(tǒng)，必然會制約高校的發(fā)展速度。因此，在探討和實踐的過程中，應(yīng)該重視檔案管理工作在信息化發(fā)展過程中的關(guān)鍵作用，并且在服務(wù)拓展方面明確自身位置?，F(xiàn)階段，檔案信息已經(jīng)滲透到社會的各個階層，同時，在民眾意識不斷提高的基礎(chǔ)上，不僅僅在高校發(fā)展的過程中提高了檔案需求量，同時，充分利用檔案對個體工作或者是生活問題的解決已經(jīng)成為了其中一種行為，像是學(xué)生出國留學(xué)或者是在畢業(yè)論文撰寫過程中檔案資料的查找，教職工醫(yī)療費用報銷、證件丟失補辦、學(xué)歷證明等都開始運用檔案。所以，檔案管理服務(wù)不應(yīng)該僅僅局限在檔案館的內(nèi)部服務(wù)層面，在管理方式方面，需要積極地構(gòu)建出科學(xué)并且規(guī)范的檔案管理制度，并且逐漸完善。而在服務(wù)方式方面，應(yīng)該對制度予以靈活和變通地運用。否則的話，這種制度就是僵硬的，在實際執(zhí)行的過程中也會受到一定的限制。其中，檔案利用服務(wù)就是最終的目的，而檔案管理的主要宗旨則是應(yīng)該盡量滿足檔案用戶實際利用的需求。因此，在合理處理檔案利用以及保密關(guān)系的基礎(chǔ)上，不應(yīng)該劃分檔案利用對象，不管在任何場合或者是管理者所處理的事物是哪一種類型，只要用戶需求，就必須要將服務(wù)放于首位，并且保證服務(wù)工作到位。除此之外，要想對檔案資料檢索工具充分進行利用來開展編制工作，就需要對檔案館藏檔案進行熟悉與了解，對檔案業(yè)務(wù)熟練掌握。而為了在不同角度與深度等方面滿足查找的需要，還應(yīng)該積極地編制出不同種類檢索工具，進而滿足利用者需求。

由此可見，一定要不斷更新觀念，并且將信息化作為先導(dǎo)來獲取知識并傳播信息。同時，一定要利用長遠眼光不斷拓展服務(wù)的領(lǐng)域與范圍，積極地介入到競爭當(dāng)中，進而獲得檔案服務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展的主動權(quán)利。

三、提升個人綜合素質(zhì)以強化內(nèi)部管理工作

在強化檔案利用服務(wù)的過程中，最重要的就是要對檔案內(nèi)務(wù)管理予以重視，對檔案利用產(chǎn)生制約作用的問題應(yīng)該積極解決，并且在管理與制度方面開展改革實踐，進而不斷鞏固檔案利用服務(wù)基礎(chǔ)性的工作。因為檔案工作最終需要落實在檔案立卷歸檔以及鑒定等日常處理方面。而且，國家的檔案局也已經(jīng)發(fā)布相關(guān)歸檔文件的整理規(guī)則，實現(xiàn)了機關(guān)檔案部門立卷規(guī)則的深化改革，這一文件是指導(dǎo)性且規(guī)范性的。檔案管理工作一定要同當(dāng)代管理要求相吻合，并且實現(xiàn)和社會經(jīng)濟、科研以及文化與學(xué)校的共同發(fā)展。如果不對立卷歸檔的規(guī)則以及檔案鑒定進行改革，必然會制約檔案工作的發(fā)展，甚至還會阻礙整個檔案事業(yè)的未來發(fā)展。在《歸檔文件整理規(guī)則》當(dāng)中，明確了新的方法，但是，并不是就可以實現(xiàn)檔案管理改革的目標，所以，高校的各個檔案館應(yīng)該按照實際發(fā)展情況，在檔案接收、整理、保管、統(tǒng)計以及保密和鑒定等多個方面合理地制定出規(guī)章制度[6]。其中，在新科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案資料的材質(zhì)發(fā)生了變化，同時，高校在發(fā)展的過程中，檔案內(nèi)涵也發(fā)生了極大的變化，進而使得檔案管理的內(nèi)容、方法以及制度和空間安排等也隨之發(fā)生了變化，所以，一定要對檔案館空間縮小的問題進行處理與解決，并且，館藏數(shù)量正趨向于最大的限度，而歸檔的范圍卻始終擴大，進而出現(xiàn)了較大的矛盾。由此可見，在加強檔案利用服務(wù)的工作中，一定要注重現(xiàn)代化的建設(shè)以及人才的建設(shè)，積極地拓展服務(wù)的功能。

而在知識經(jīng)濟環(huán)境中，檔案管理工作改革的力度也必然會不斷擴大，而且，計算機、網(wǎng)絡(luò)以及多媒體等多種新型的技術(shù)都得到了廣泛地應(yīng)用，同時，數(shù)字檔案館也投入使用。在發(fā)展形勢以及發(fā)展速度方面，檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，所以，不得不對傳統(tǒng)管理模式進行思考，并且積極地推動其轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的管理模式。而為了更好地適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變的趨勢，就應(yīng)該始終遵循檔案工作規(guī)律，在這種新技術(shù)的基礎(chǔ)上，對檔案利用工作當(dāng)中的全新方法與途徑進行全面地總結(jié)與研究，對檔案管理中與現(xiàn)代要求制度與機制不吻合的內(nèi)容進行改革，并且不斷完善檔案管理的方式，實現(xiàn)問題處理能力以及業(yè)務(wù)水平的有效創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理部門作為高校常設(shè)部門之一，其工作需要積極地融入到高校的教學(xué)以及科研發(fā)展變化當(dāng)中，并且積極地融入到新世紀的檔案事業(yè)發(fā)展當(dāng)中，保證在工作中能夠積極地思考，并采取積極地措施，促進高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。

參考文獻：

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