試論加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

李曉穎

摘 要：企業(yè)檔案資料是記錄企業(yè)發(fā)展歷史的重要資料，其能夠為企業(yè)未來發(fā)展提供經(jīng)驗和借鑒，對其高質(zhì)量的管理能夠保證企業(yè)發(fā)展歷史的真實性。而且，作為企業(yè)日常管理工作的重要部分，其管理質(zhì)量是衡量企業(yè)管理水平和運營效率的重要標準，所以，我們必須重視企業(yè)檔案管理工作。但是，當前大部分企業(yè)不重視檔案管理工作，對其關(guān)注和投入少之又少。鑒于此，筆者將在下文對當前企業(yè)檔案管理進行探究，分析其管理工作存在的不足和弊端并就這些不足提出可行性建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作 存在問題 建議

一、企業(yè)檔案管理的重要性

（1）企業(yè)檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑；（2）企業(yè)檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力；（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式；（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

二、目前企業(yè)檔案管理存在的主要問題

企業(yè)檔案管理對企業(yè)發(fā)展和運營的重要性毋庸置疑，但如何做好企業(yè)檔案管理，仍需繼續(xù)深究和探討。想要改變當前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，就必須了解當前企業(yè)檔案管理的弊端和不足所在，所以筆者在下文列出了常見的企業(yè)檔案管理問題，具體如下：

第一，不夠重視企業(yè)檔案管理工作，不愿意為檔案管理工作投入較多的人力、物力以及財力，檔案管理設(shè)備過于陳舊，性能不好。企業(yè)檔案管理工作不能夠給企業(yè)單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟收益，加之高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠的具有戰(zhàn)略性的目光，所以不為檔案管理工作提供必要的設(shè)備、人員與金錢，直接阻礙了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。當前企業(yè)管理方式較為傳統(tǒng)，不能對當今的先進的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備最大程度的利用。此外，當前的檔案存儲環(huán)境與條件是不盡人意的甚至可以說破陋不堪，存儲條件的惡劣使得檔案被損壞。這種棘手的狀況應(yīng)該引起我們的高度重視。

第二，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。我國當前的大部分檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)的檔案管理工作方面的培訓(xùn)和教育，業(yè)務(wù)能力急劇低下，不能按照規(guī)定和標準開展檔案管理工作，而是在工作的時候自作主張。此外，由于檔案管理不能為單位帶來直接的經(jīng)濟效益，所以高層領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，這就導(dǎo)致存在這樣一種現(xiàn)象，即把檔案管理工作當做是兼職。管理人員的本職工作并不是檔案管理工作，而是在業(yè)余之際兼職檔案管理工作。所以，投入到檔案管理工作中的時間和精力是極其有限的，進而導(dǎo)致在開展檔案管理工作的時候力不從心，經(jīng)常發(fā)生檔案管理不到位、檔案被毀壞、檔案分類不正確等明顯而嚴重的錯誤。此外，許多的檔案管理人員不能與時俱進，使用的檔案管理方法急劇落后，不能滿足不斷進步的時代的要求。

第三，管理制度落后。從上述的企業(yè)檔案管理問題敘述可知，企業(yè)不重視檔案管理工作，相應(yīng)的管理意識較為淡薄，管理制度不夠健全和完善，即便有的企業(yè)設(shè)置了健全的管理制度，在具體執(zhí)行時也只是浮于表面，根本沒有貫徹檔案管理制度。管理制度是企業(yè)檔案管理工作的硬性規(guī)定，也保障檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，沒有完善健全的制度約束和督促，檔案管理人員工作將缺乏監(jiān)督，檔案管理工作質(zhì)量自然無法保證。此外，由于企業(yè)本身不夠重視檔案管理工作，所以檔案管理人員多是缺乏責(zé)任心、工作積極性不高，即便有完善健全的檔案管理制度，管理人員在具體執(zhí)行管理工作時也會偷工減料、流于形式。管理制度的不健全和具體執(zhí)行上的流于形式是檔案管理工作無法實現(xiàn)其真正價值的關(guān)鍵原因，其工作價值越是無法顯現(xiàn)，企業(yè)高層就越不重視檔案管理工作，這是一個惡性循環(huán)。

第四，檢索效率低下。根據(jù)上述可知，企業(yè)不重視檔案管理工作，對其投入的資金和人力較少，檔案管理所使用的設(shè)備和技術(shù)仍相對落后。檔案檢索式檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，通過高效的檔案檢索，管理人員能夠迅速的調(diào)出所需檔案資料，方便企業(yè)的檔案資料查詢。但是，由于技術(shù)和設(shè)備的落后，當前部分企業(yè)的檔案檢索工作仍使用傳統(tǒng)的手工檢索，這種檢索方式效率低、速度慢，而且增加了管理人員的工作量。為了提高傳統(tǒng)手工檢索的效率，企業(yè)做出了大量努力，設(shè)計了多種檢索方法來提高檢索效率，但由于這些方法都是建立在手工檢索基礎(chǔ)之上，所以這些方法多而不精。

三、有效提高企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)對策

為了解決問題。筆者就解決當前園林檔案管理問題提出了以下幾點具體建議措施：

1.重視檔案管理工作，提高管理意識。從哲學(xué)的角度來講，思想意識是具體實踐行動的必要基礎(chǔ)和重要前提，如果不能在思想意識上重視檔案管理工作，那么我們就更不會將園林檔案管理工作付諸實踐。單位的層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，起到良好的示范和帶頭作用，意識到上行下效的真理，領(lǐng)導(dǎo)要在心底里對企業(yè)檔案管理工作予以高度重視；其次就是基層員工，員工的數(shù)量在單位中占據(jù)著絕對的權(quán)重和比例，因此，單位要定期召開培訓(xùn)會和交流會，對員工的檔案管理工作方面的知識進行強化和豐富，以上是科學(xué)文化素質(zhì)即專業(yè)知識方面的努力，與此同時，我們不能忽略對員工思想道德素質(zhì)方面的教育，即要著力強化員工的社會責(zé)任感，使其在自己的工作崗位上盡職盡責(zé)、兢兢業(yè)業(yè)。

2.做好檔案的收集和整理工作。檔案管理工作的主要目的就是保證企業(yè)檔案資料的全面、完整，對于檔案管理工作來說，其是否全面、完整與真實是我們首先要高度重視的問題，同時這也是保證檔案管理水平和質(zhì)量的基礎(chǔ)性因素。所以，企業(yè)檔案管理人員要對檔案資料和信息的收集與整理予以高度的重視。從企業(yè)基層的工作信息，到企業(yè)大型戰(zhàn)略目標的進程資料，檔案管理人員都要對相關(guān)信息進行全面收集，按照流程嚴格的進行檔案管理。對不同類型檔案資料和信息進行恰當?shù)臍w納與分類。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)，實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理人員無疑是與檔案管理工作關(guān)系最為密切的要素，甚至可以說是最具決定性的因素，因此，豐富檔案管理人員的專業(yè)技能是極其重要的一件事情。最關(guān)鍵的一點就在于培養(yǎng)工作人員的科學(xué)意識和時代精神，因為科學(xué)技術(shù)處在不斷的更新中，社會也是不斷進步發(fā)展的，所以一味的依賴于傳統(tǒng)過時的檔案管理方法和手段將難以起到預(yù)期的效果和作用。所以檔案管理人員應(yīng)該意識到自己肩負的重要職責(zé)，走在時代的最前沿，接觸隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式已經(jīng)很難能夠滿足當今城市園林的建設(shè)和發(fā)展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù)，對檔案檔案管理方面的重要技術(shù)手段和先進設(shè)備，使自己在檔案管理工作中能夠得心應(yīng)手。此外。領(lǐng)導(dǎo)層必須為園林檔案管理提供必要的支持，投入更多的資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現(xiàn)代管理模式，來促進城市的園林建設(shè)財力和人力去做好園林檔案管理工作。使得檔案管理工作更好的服務(wù)于城市的發(fā)展與進步。

四、結(jié)語

從上文我們已經(jīng)了解到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，但由于檔案管理工作不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，所以企業(yè)普遍不重視檔案管理工作。筆者想說的是，企業(yè)的發(fā)展不能只關(guān)注眼前利益，要將眼光放長遠，檔案管理工作價值的顯現(xiàn)需要一個過程。所以，要給予檔案管理工作應(yīng)有的重視和關(guān)注，從制度、管理人員素質(zhì)、設(shè)備和技術(shù)等方面來提升檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)未來發(fā)展打好基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（03）.