提升基層行政事業(yè)單位檔案信息化管理的幾點思考

摘 要：檔案是依據(jù)、是資源、是財富。而基層檔案是檔案工作中的一個重要組成部份，可以真實再現(xiàn)基層工作的歷史面貌，檔案管理在基層行政事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用是不容忽視的?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及使我國社會逐步進入信息化時代，這給基層行政事業(yè)單位檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。所以，在信息化時代，如何提升檔案管理工作的信息化、科學化成為基層行政事業(yè)單位所面臨的一項重大課題。鑒于此，本文對基層行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行介紹，并在此基礎上探討如何實現(xiàn)檔案管理信息化、科學化，以此來切實提升基層行政事業(yè)單位檔案管理工作水平。

關鍵詞：基層行政事業(yè)單位 檔案管理 信息化 建議

在全球步入信息化時代的大背景下，信息資源成為各個領域的重要戰(zhàn)略資源。檔案的信息化管理已成為發(fā)展趨勢，做好檔案信息化管理工作，不僅可以提高單位整體的管理水平，而且對推動行政事業(yè)單位的長足發(fā)展也具有重要意義。而基層行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，往往忽視了檔案的重要性，對檔案在經濟社會發(fā)展中的作用認識不足，檔案科學化管理工作機制不完善。因此，實現(xiàn)基層行政事業(yè)單位檔案管理科學化，首先要實現(xiàn)檔案信息化管理，讓檔案在新形勢下為促進經濟社會及各項事業(yè)的發(fā)展提供更有效服務。

一、當前基層行政事業(yè)單位檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.缺乏懂行的決策者。以昭蘇縣行政事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平來看，較之伊犁州直其他縣市，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分行政事業(yè)單位對檔案管理信息化建設工作缺乏足夠的重視，工作開展中缺乏健全的制度作為支撐。決策者如檔案管理部門的領導，尤其是分管檔案的信息化建設領導，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領導的信息化程度會直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的昭蘇縣有關檔案部門中，檔案部門領導所能識別的信息化技術不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進行專項研究了，這就導致了決策上的不科學。

2.缺少信息化專業(yè)人才。隨著科學技術的飛速發(fā)展，越來越多的先進設備和技術被引入到行政事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于檔案管理部門中復合型人才短缺，且存在管理部門、機構的不合理，對這些設備和技術缺乏充分利用。而檔案的信息化管理是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人才來滿足工作的需求，但現(xiàn)在的體制還遠遠未達到，和其他部門相比，檔案部門的社會地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢。比如，很多在單位兼職的管理人員面對繁鎖的工作，使得他們沒有時間去研究關于檔案管理的方法和技巧。基于這方面的原因，檔案部門難以引進復合型人才，而內部原有的檔案信息人才的流失無疑加劇了檔案部門信息化人才的匱乏，特別是在昭蘇這樣的高原縣，這種現(xiàn)象尤為突顯。

3.管理人員素質參差不齊?；鶎有姓聵I(yè)單位檔案工作人員多是兼職，把檔案工作當做業(yè)余性工作來做，尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員，無論是專業(yè)水平還是文化程度都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼數(shù)職，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，從而導致檔案管理水平低下，檔案利用率不高，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。除此之外，基層行政事業(yè)單位對檔案管理人員素質的要求在不斷提高，但對職工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，使職工的業(yè)務水平和技術能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理工作的整體質量。

二、檔案管理信息化建設工作的措施

1.強化檔案管理信息化發(fā)展理念。如今，信息技術逐漸深入人們的生活和工作。信息化為實現(xiàn)檔案管理的高效化、現(xiàn)代化和科學化提供了必要的技術支持，對提高檔案管理的水平和質量具有重要作用?；鶎有姓聵I(yè)單位要摒棄傳統(tǒng)思維，深刻認識到檔案信息化建設的重要意義，從領導層面提高推進檔案信息化建設的積極性和主動性。具體操作的工作人員是推進檔案信息化建設的主體，要充分了解檔案信息化工作的流程、標準和要求，樹立科學的信息化建設理念，強化責任感和使命感，充分發(fā)揮主觀能動性，主動提升專業(yè)素質，積極推動檔案信息化建設進程。

2.完善檔案信息化管理機制。配置齊全基層行政事業(yè)單位檔案信息化管理的基本硬件設施，快速制定實施全新樣式的檔案信息管理制度，盡快搭建起良性的檔案管理運行機制，是提升檔案信息化建設與管理水平的關鍵。在實際的工作中，要從可持續(xù)發(fā)展的角度看檔案資料規(guī)整工作，應對檔案資料信息化后遇到的新問題，不斷地提高檔案管理的科技水平。健全信息化管理工作制度，完善檔案員工作職責，突出信息化建設要求，嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標準，強化審查，保證信息的準確性和真實性。建立信息化安全預警制度，做好檔案保密工作，通過設置密碼、建立防火墻等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。強化服務利用，樹立服務意識，充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為經濟社會發(fā)展和干部職工查閱資料提供便利。

3.系統(tǒng)化調整檔案管理隊伍整體素質。在當今信息化技術控制大背景下，檔案管理手段顯得更加先進、豐富，內部分工顯得愈加專業(yè)，尤其是對于基層行政事業(yè)單位管理人員專業(yè)技能和職業(yè)道德素質等，都提出了更加嚴格的規(guī)范要求。因此，作為檔案管理機構領導人員，必須全面掌握現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，同時還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質和良好作風，確保及時在日常檔案管理實踐中產生預設的制度約束和政策導向能效。跟隨信息化的步伐，傳統(tǒng)的檔案治理方法已經無法跟上當今工作信息化的發(fā)展需要，檔案管理相關單位必須要培育一批高素質、專業(yè)化的檔案管理職員，以應對檔案管理的信息化建設。因此，要合理配置檔案專業(yè)人才，積極搭建平臺，加強工作人員專業(yè)培養(yǎng)力度，采取送出去學習、請進來授課等形式，保證檔案工作人員熟練掌握基本的信息化專業(yè)知識和技能。同時，采取考核制度和獎罰制度，以此來激發(fā)職工在信息化技術的環(huán)境下提高自我的自主學習性、創(chuàng)造性，從整體上提高檔案管理工作人員的綜合素質，進而提高檔案管理信息化建設的工作效率。

三、結語

檔案信息化管理可以說在經濟社會各項事業(yè)建設中是不可忽視的要素，特別是在多元化社會技術廣泛運用背景下，檔案的信息化管理在涉及到的各項工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，除了最大限度地提高查找效率，檔案信息化管理還方便各類管理分析和決策工作，能充分地發(fā)揮信息化技術在檔案管理中的應用價值，提高相關有效資源的利用。因此，需要高度重視檔案信息化管理和專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]張曉婷；鐘鵬.提升檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代交際，2016（01）.

[2]王楠.淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].現(xiàn)代交際，2016（02）.

作者簡介：韓婕（1983—），女，陜西漢中人，新疆維吾爾自治區(qū)伊犁哈薩克自治州昭蘇縣檔案局（館）干部，職稱為助理館員，大學本科學歷，研究方向為檔案管理工作，工作單位：新疆維吾爾自治區(qū)伊犁哈薩克自治州昭蘇縣檔案局。