關(guān)于高校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的應(yīng)用與改進(jìn)探討

【摘要】高校收支規(guī)模不斷增長，對應(yīng)的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量也隨之攀升，伴隨校園信息化建設(shè)的大環(huán)境，為了緩解日益突出的“報賬難”問題，我校于2015年初引進(jìn)高校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)運行至今已有一年多，雖然能一定程度上提高財務(wù)報銷效率，但仍有亟待改進(jìn)的地方。為了更好的為全校師生服務(wù)，進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)報銷效率，本文結(jié)合我校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題，從制度宣傳、預(yù)算控制、審批效率、數(shù)據(jù)共享四個方面進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)報銷 高校 財務(wù)

隨著高校財務(wù)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各高校已相繼引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)作為新的報銷形式，不僅減少了報銷人員排隊等待的時間，緩解報賬難的問題，還有助于進(jìn)一步提升財務(wù)人員服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

我?，F(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)分為網(wǎng)上報賬和薪酬發(fā)放申報兩大模塊：網(wǎng)上報賬模塊主要適用于差旅費、設(shè)備和實驗材料購置費等日常報銷事項。薪酬發(fā)放申報模塊主要適用于校內(nèi)人員課時費、校外人員勞務(wù)費、學(xué)生助研津貼等項目的發(fā)放。

一、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報銷流程

（一）信息錄入

針對網(wǎng)上報賬模塊，報銷人登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，填寫經(jīng)費來源、關(guān)鍵字摘要、金額、報銷單據(jù)數(shù)后，結(jié)算方式可在網(wǎng)銀對私轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)銀對公轉(zhuǎn)賬、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、沖借款中任意選擇。針對薪酬發(fā)放申報模塊，報銷人員登錄薪酬發(fā)放申報系統(tǒng)，將列標(biāo)依次為工號（學(xué)號）、身份證號、銀行卡號、金額的Excel表格導(dǎo)入系統(tǒng)，選擇經(jīng)費來源，注明發(fā)放項目關(guān)鍵字摘要。

（二）票據(jù)傳遞

報銷人員將從網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)打印出來的報銷申報單和原始票據(jù)一并交予接單會計，接單會計初步審核票據(jù)合法合規(guī)、完整清晰，項目負(fù)責(zé)人簽字齊全等事項確認(rèn)無誤后，即可掃描網(wǎng)報申報單上二維碼并接收單據(jù)。

（三）賬務(wù)處理

制單會計依據(jù)網(wǎng)絡(luò)報銷申報單上的預(yù)約單號檢索票據(jù)信息，再次審核報銷業(yè)務(wù)的合理性和合規(guī)性、審批手續(xù)是否齊全等事項，并對摘要做必要修改后，即可將記賬憑證打印出來附于原始票據(jù)上，復(fù)核會計檢查無誤后，出納會通過網(wǎng)銀把報銷款劃轉(zhuǎn)到指定賬戶上，隨即報銷人手機(jī)號就可收到關(guān)于報銷關(guān)鍵字摘要及最終報銷金額的信息。

二、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)存在的問題

（一）報銷政策宣傳不到位

高校財務(wù)工作具有專業(yè)性，無論是接單環(huán)節(jié)還是賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，會計人員都必須嚴(yán)格依據(jù)財務(wù)制度規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)把審核關(guān)。伴隨近年來監(jiān)管部門出臺的一系列文件，如2015年2月的《教育部關(guān)于加強(qiáng)直屬高等學(xué)校內(nèi)部審計工作的意見》等，明確強(qiáng)調(diào)科研經(jīng)費、招待費、會議費、勞務(wù)費、差旅費等支出項目都是被監(jiān)管的重點領(lǐng)域。我校財務(wù)處為進(jìn)一步規(guī)范各類經(jīng)費支出的管理，也對報銷業(yè)務(wù)出臺了一些補充規(guī)定。對此，報銷人甚至是項目負(fù)責(zé)人卻知之甚少。報銷人向接單會計提交網(wǎng)報申報單和原始發(fā)票時，接單會計會對發(fā)票、合同等票據(jù)的真實性，經(jīng)費支出范圍的合理性進(jìn)行詳細(xì)審核，只要有一個方面不合規(guī)，所有報銷材料就要全部被退回，正是報銷制度的信息不對稱，有時報銷人為了補充證明資料需要兩次或多次往返財務(wù)處，影響報銷效率。

（二）預(yù)算控制效果差

現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)在接收網(wǎng)報信息時無法識別經(jīng)費支出是否超出項目余額，特別是針對網(wǎng)上報賬模塊的差旅費報銷項目，由于報銷人填寫的網(wǎng)報金額不含出差補助，接單會計審核票據(jù)時間有限，不易識別項目余額是否足以支出含補助的差旅費報銷額，只有當(dāng)制單會計做賬時才能確定其是否超支，是否符合項目明細(xì)支出限額的要求。類似因某項明細(xì)科目支出限額超支而只能退單的情況還存在于薪酬發(fā)放申報模塊的助研津貼報銷項目和網(wǎng)上報賬模塊的招待費報銷項目。報銷人已經(jīng)提交報銷單據(jù)，卻又被制單會計告知因為超支原因無法報銷的情況，無疑降低了教職工對財務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量的滿意度。因此，如何無縫對接經(jīng)費預(yù)算明細(xì)，使得網(wǎng)絡(luò)報銷信息錄入環(huán)節(jié)就能充分發(fā)揮預(yù)算的事前控制功能，也是網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)需要改進(jìn)的。

（三）審批面簽效率低

為提升管理效率，高校一般將財務(wù)審批權(quán)限下放至二級學(xué)院負(fù)責(zé)人，部分超出審批權(quán)限的還需要分管校領(lǐng)導(dǎo)或職能部門負(fù)責(zé)人審批。雖然已實施網(wǎng)絡(luò)報銷很長時間，但現(xiàn)階段票據(jù)審批仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)面簽，每一項報賬業(yè)務(wù)都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人層層面簽。分管校領(lǐng)導(dǎo)、二級學(xué)院負(fù)責(zé)人甚至是項目負(fù)責(zé)人大都是教學(xué)、科研和行政的“雙肩挑”身份，公務(wù)外出較為頻繁，上班時間找領(lǐng)導(dǎo)簽字確實不易，增加了報賬人大量時間和精力。

（四）財務(wù)數(shù)據(jù)缺乏共享

校內(nèi)各職能部門信息系統(tǒng)雖然易于各部門內(nèi)部管理，但與財務(wù)系統(tǒng)相互獨立，沒有形成信息資源共享機(jī)制，比如科技處的科研經(jīng)費預(yù)算與財務(wù)處的科研經(jīng)費支出核算。這種相對獨立的信息系統(tǒng)在報賬流程上主要體現(xiàn)在報銷人需要到對應(yīng)職能部門辦妥手續(xù)后才能在財務(wù)處網(wǎng)站上預(yù)約報賬。以科研經(jīng)費上賬為例，項目負(fù)責(zé)人需要先到財務(wù)處打印附有憑證號的科研到款單，再去科技處開具科研項目分配單，緊接著再返回財務(wù)處辦理上賬和開發(fā)票。由于我校科技處和財務(wù)處分布在兩個不同校區(qū)且距離較遠(yuǎn)，尤其是科研項目多的項目負(fù)責(zé)人對因此而多次往返于兩校區(qū)意見較大。再以科研經(jīng)費后續(xù)管控為例，科研項目預(yù)算下達(dá)后，科技處沒有進(jìn)一步對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行有效管控，也沒有及時將預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題及時反饋給項目負(fù)責(zé)人。在支出核算環(huán)節(jié)，會計在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)也無法將實際支出與經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行無縫對接。項目負(fù)責(zé)人難以及時了解各項經(jīng)費預(yù)算控制情況和使用進(jìn)度情況，容易導(dǎo)致項目預(yù)算執(zhí)行情況差，甚至?xí)蝾A(yù)算超支而無法報銷，或為加快預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度而某段時間集中報銷。

三、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的改進(jìn)措施

（一）宣傳渠道多樣化

一方面，宣傳渠道的創(chuàng)新性和多樣化。隨著智能手機(jī)、iPad等移動終端的普及，微信、手機(jī)銀行、校內(nèi)OA等各種App功能日益強(qiáng)大，辦公環(huán)境不再拘泥于電腦前，為使工作更加高效，移動辦公必將是大勢所趨。建立財務(wù)處微信公眾號或?qū)⒇攧?wù)查詢模塊引入到校內(nèi)OA的App中，把財務(wù)制度、最新的報銷補充規(guī)定等文件公布在此。對于項目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)的教職工也可通過這些移動終端隨時隨地查詢項目收支明細(xì)。另一方面，輸出方式變被動為主動。報銷人的每個報銷進(jìn)展，如：已完成網(wǎng)報信息錄入、已完成網(wǎng)上簽批、已生成記賬憑證、已完成資金支付時，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)都會自動將每個節(jié)點的實時進(jìn)展推送到報銷人的移動終端。這種信息實時傳遞方式增加了報銷流程的透明度，極大提升財務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。

（二）強(qiáng)化預(yù)算控制

財務(wù)系統(tǒng)軟件公司應(yīng)實現(xiàn)科技處的科研項目管理系統(tǒng)的預(yù)算模塊與財務(wù)處的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)甚至是整個財務(wù)系統(tǒng)無縫對接。第一個待優(yōu)化的功能是網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以對勞務(wù)費、招待費等明細(xì)科目進(jìn)行限額預(yù)警控制。因為現(xiàn)行的科目限額控制只有在制單會計做賬務(wù)處理時才能發(fā)現(xiàn)，科目限額錄入也是由會計在輔助賬系統(tǒng)里對明細(xì)科目手工設(shè)置。此功能若實現(xiàn)，報銷人填寫經(jīng)費來源、明細(xì)科目和報銷金額后，如果某明細(xì)科目支出金額超過項目負(fù)責(zé)人給科技處申報的預(yù)算限額，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)就自動彈出“預(yù)算超支，無法正常報銷”的預(yù)警對話框。第二個待優(yōu)化的功能是針對周期長的科研項目經(jīng)費支出實現(xiàn)分段動態(tài)管理，以解決項目支出和項目實施進(jìn)度脫節(jié)的問題?；诳萍继幷莆盏捻椖款A(yù)期進(jìn)度信息，財務(wù)處根據(jù)項目進(jìn)度對項目經(jīng)費支出實行分段預(yù)算額度控制，每階段的經(jīng)費支出額都必須控制在預(yù)算限額內(nèi)，當(dāng)報銷人填寫經(jīng)費來源和支出金額，一旦超出階段性設(shè)置的限額，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)就會彈出預(yù)警提醒的對話框，便于科技處和財務(wù)處實時對經(jīng)費支出有效管控。

（三）引入網(wǎng)上審批和電子票據(jù)

網(wǎng)上審批不但可以簡化報賬人找分管校領(lǐng)導(dǎo)、二級學(xué)院負(fù)責(zé)人甚至是項目負(fù)責(zé)人面對面審批的環(huán)節(jié)，也使負(fù)責(zé)人可以根據(jù)自己的時間表完成財務(wù)報銷簽字審批工作。但項目負(fù)責(zé)人網(wǎng)上審批功能的實現(xiàn)是基于電子票據(jù)存在的前提。以我校目前報銷票據(jù)的情況來看，短期內(nèi)還無法要求報銷人必須且只能提供電子發(fā)票，所以采取紙質(zhì)票據(jù)和電子掃描版共存的過渡形式。報銷人將原始票據(jù)通過拍照或掃描方式轉(zhuǎn)化為電子資料上傳至網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，隨后填寫網(wǎng)絡(luò)報銷申報單，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)根據(jù)該項目預(yù)設(shè)的審批權(quán)限自動提交給下一節(jié)點的負(fù)責(zé)人簽批。此時，負(fù)責(zé)人還可通過財務(wù)綜合查詢系統(tǒng)的項目收支明細(xì)模塊，參照以往收支明細(xì)情況，在網(wǎng)報系統(tǒng)里用電子簽名審批。實現(xiàn)網(wǎng)上審批和電子票據(jù)功能，不僅可以減少報銷人找負(fù)責(zé)人審批的時間，還可以提高負(fù)責(zé)人簽批對效率。

（四）構(gòu)建信息共享

我校各職能部門正在使用的且涉及財務(wù)報銷的系統(tǒng)包括：賬務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、薪酬發(fā)放系統(tǒng)、學(xué)費收繳系統(tǒng)、科研項目管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、網(wǎng)費收繳系統(tǒng)等（如下表所示），各子系統(tǒng)服務(wù)于各職能部門自己的業(yè)務(wù)，彼此形成信息孤島。應(yīng)借助信息化校園建設(shè)的大環(huán)境，充分調(diào)研各部門信息系統(tǒng)功能，積極搭建連接到財務(wù)系統(tǒng)的大平臺，依托校園網(wǎng)為全校師生提供項目收支、個人收支和學(xué)費等各項財務(wù)信息的查詢服務(wù)，進(jìn)而實現(xiàn)財務(wù)信息共享。

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作者簡介：何其恩（1986-），陜西西安人，學(xué)歷：碩士研究生，職稱：助理會計師。