文·丁靜

解讀《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》

文·丁靜

隨著科技迅猛發(fā)展，數(shù)碼照片因其獲取容易、即拍即看、后期易于數(shù)字化利用等特點(diǎn)，早已成為人們記錄工作、生活的最重要的媒介之一。作為科技改變?nèi)藗冃袨榱?xí)慣的典型例子之一，對(duì)待數(shù)碼照片，越來(lái)越多的人不再?zèng)_洗照片，而是將數(shù)字化保存當(dāng)做常態(tài)選擇。

近十年來(lái)，在機(jī)關(guān)單位中，拍攝形成了大量的數(shù)碼照片，這些數(shù)碼照片已成為機(jī)關(guān)檔案的一個(gè)重要組成部分。但是按照各級(jí)檔案部門(mén)要求，這些數(shù)碼照片的整理一直沿用《照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821－2002）》（后文簡(jiǎn)稱(chēng)《紙質(zhì)照片規(guī)范》）來(lái)整理。若使用銀鹽感光材料照片的整理規(guī)范整理數(shù)碼照片，從挑選、沖洗、著錄到打印芯頁(yè)、插冊(cè)，打印紙質(zhì)目錄其整理過(guò)程過(guò)于繁瑣且技術(shù)含量高，讓很多機(jī)關(guān)單位的檔案員難以適從，不得不請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案整理公司整理。很多單位檔案員因此對(duì)數(shù)碼照片檔案多拍少存，甚至不存，致使大量有價(jià)值的數(shù)碼照片檔案得不到及時(shí)整理歸檔。

2015年8月1日實(shí)施的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（DA/T 50-2014）》（后文簡(jiǎn)稱(chēng)《數(shù)碼照片規(guī)范》）使數(shù)碼照片終于有了更為適用的整理規(guī)范?！稊?shù)碼照片規(guī)范》貼近電子檔案特性，以“輕整理，重檢索”為原則作出了諸多改變，簡(jiǎn)化了的整理過(guò)程，提升了整理效率。筆者通過(guò)學(xué)習(xí)規(guī)范和實(shí)踐操作，總結(jié)了新規(guī)范的幾個(gè)最為讓機(jī)關(guān)檔案工作人員認(rèn)同的特點(diǎn)：

一、強(qiáng)調(diào)數(shù)碼照片的電子檔案屬性而不是紙質(zhì)檔案屬性

數(shù)碼照片原生型態(tài)為電子數(shù)據(jù)，其主要信息的保存依賴(lài)手工著錄和數(shù)碼照片文件及Exif信息。沖洗出的紙質(zhì)照片是其異質(zhì)備份件，易質(zhì)會(huì)損失很多原始信息，不宜作為檔案原件單獨(dú)保存?！稊?shù)碼照片規(guī)范》中，數(shù)碼照片自形成至歸檔始終以電子形態(tài)存在，并強(qiáng)調(diào)對(duì)Exif的保護(hù)。

《數(shù)碼照片規(guī)范》4.4.1條規(guī)定：“歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理?！?/p>

《數(shù)碼照片規(guī)范》同時(shí)簡(jiǎn)化了紙質(zhì)照片整理中沖洗照片、購(gòu)買(mǎi)檔案照片冊(cè)、芯頁(yè)打印、照片插冊(cè)、打印紙質(zhì)目錄等流程，既節(jié)約了整理費(fèi)用，也節(jié)省了整理時(shí)間。稍經(jīng)培訓(xùn)，檔案員配備一臺(tái)電腦即可輕松完成整理和移交。

二、更為合理的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

《數(shù)碼照片規(guī)范》中照片號(hào)分為五級(jí)，分別是全宗號(hào)、保管期限代碼、年度、照片組號(hào)、照片號(hào)，例如：A001-YJ-2016-0001-0001。數(shù)碼照片檔案文件保存于依次按不同保管期限、年度和照片組建立的層級(jí)文件夾中，并以保管期限代碼、年度和照片組號(hào)命名各層級(jí)文件夾。

首先，將年度作為一級(jí)檔號(hào)，使年度的劃分更為清晰，也適合數(shù)碼照片一年一歸檔的要求。其次，相較紙質(zhì)銀鹽照片整理時(shí)以“冊(cè)”為集合，并將“冊(cè)號(hào)”編入檔號(hào)，數(shù)碼照片則引入以“事”為集合的“照片組”概念，并將“照片組”編入檔號(hào)。

《數(shù)碼照片規(guī)范》3.4 條規(guī)定：“照片組（photos group）指有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級(jí)文件夾內(nèi)。”

以?xún)?cè)為單位整理數(shù)碼照片，會(huì)因冊(cè)內(nèi)照片存放數(shù)量對(duì)數(shù)碼照片物理分類(lèi)，不僅打亂了照片事件間的聯(lián)系，而且必須待沖洗出紙質(zhì)照片，購(gòu)買(mǎi)完相片冊(cè)時(shí)才能根據(jù)照片在冊(cè)中位置確定檔號(hào)。編號(hào)過(guò)程一旦出錯(cuò)，后面所有照片號(hào)需全部重新調(diào)整，讓預(yù)整理幾乎失去意義。以“組”替“冊(cè)”進(jìn)行編號(hào)，則是確定保管期限和編制組號(hào)后即可直接確定檔號(hào)并進(jìn)行預(yù)整理工作。無(wú)論新增或刪減某張照片時(shí)，檔號(hào)的調(diào)整僅影響組內(nèi)照片編號(hào)，便于修改。

三、更為合理有效的著錄環(huán)節(jié)

“輕整理，重檢索”的目的是將整理工作重心轉(zhuǎn)移，更加重視信息的檢索。通過(guò)更為合理有效的著錄環(huán)節(jié)，既不明顯增加著錄環(huán)節(jié)工作量，又能盡可能多增加有效著錄信息，拓寬檢索的維度，使數(shù)碼照片更容易被檢索出來(lái)。

根據(jù)《數(shù)碼照片規(guī)范》制定的山東省檔案局?jǐn)?shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及字段表（見(jiàn)表1）中，著錄項(xiàng)分為必著（非空）項(xiàng)和非必著項(xiàng)，二者各有部分著錄項(xiàng)目需要手工著錄和軟件自動(dòng)獲取。機(jī)關(guān)檔案員應(yīng)熟悉著錄項(xiàng)構(gòu)成，適當(dāng)選擇有的放矢，不需人工的盡量自動(dòng)生成，非必著項(xiàng)也可根據(jù)需要酌量著錄。真正做好既符合規(guī)范要求，又能靈活變通，事半功倍的做好著錄。

必著項(xiàng)中，如組題名，文字說(shuō)明，攝影者等，要求著錄人員必須在電子檔案管理系統(tǒng)中手工賦值；必著項(xiàng)中，如照片號(hào)，全宗號(hào)，保管期限，這些項(xiàng)重復(fù)或?yàn)檫f進(jìn)關(guān)系，可通過(guò)默認(rèn)值設(shè)置和函數(shù)計(jì)算軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)著錄；非必著項(xiàng)中，如地點(diǎn)、人物等，能為管理者與利用者提供高于題名精細(xì)粒度的檢索途徑，需要時(shí)也可自行選擇著錄；非必著項(xiàng)中，如捕獲設(shè)備、文件格式等，可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案館登記或掛接之時(shí)，由電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案館從照片類(lèi)電子檔案文件和Exif中自動(dòng)提取并賦值。機(jī)關(guān)檔案員可在更新本單位檔案軟件時(shí)酌情添加相應(yīng)功能，不會(huì)增加手工著錄工作量。

表1　山東省檔案局?jǐn)?shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及字段表

5　部門(mén)　BM　字符型　100 6　照片組號(hào)　ZPZH　字符型　4　非空7　張?zhí)枴H　字符型　4　非空8　參見(jiàn)號(hào)　CJH　字符型　20 9　攝影者　SYZ　字符型　100　非空10　時(shí)間　SJ　字符型　8　非空11　組題名　ZTM　字符型　160　非空12　文字說(shuō)明　WZSM　字符型　254　非空13　文件格式　WJGS　字符型　4　非空14　開(kāi)放狀態(tài)　KFZT　字符型　1 15　密級(jí)　MJ　字符型　4 16　檔案館代碼* DAGDM　字符型　6　6位數(shù)字代碼17　文件存儲(chǔ)路徑*　WJCCLJ　字符型　100 18　在線(xiàn)存址*　ZXCZ　字符型　100 19　計(jì)算機(jī)文件名*　JSJWJM　字符型　254 20　著錄者*　ZLZ　字符型　100 21　地點(diǎn)*　DD　字符型　254 22　人物*　RW　字符型　254 23　背景*　BJ　字符型　254 24　主題詞*　ZTC　字符型　100 25　關(guān)鍵詞*　GJC　字符型　100 26　版權(quán)信息*　BQXX　字符型　254 27　設(shè)備制造商*　SBZZS　字符型　100 28　設(shè)備型號(hào)*　SBXH　字符型　100 29　附注*　FZ　字符型　254

綜上所述，《數(shù)碼照片規(guī)范》的這些特點(diǎn)切合電子檔案屬性，適合時(shí)代需求，為數(shù)碼照片整理提供了簡(jiǎn)便易行的新方式。對(duì)于迫切做好機(jī)關(guān)數(shù)碼照片整理的檔案員來(lái)說(shuō)，這是一份期待已久的規(guī)范。機(jī)關(guān)檔案員應(yīng)該盡快學(xué)習(xí)掌握新規(guī)范，將需要?dú)w檔管理的數(shù)碼照片檔案管好用好。

（作者單位：山東建筑大學(xué)）