新時期文書檔案管理工作的重要性

李利娟

摘 要：近些年來，中國社會不斷發(fā)展，中國經(jīng)濟(jì)也在不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都變得更加專業(yè)化，各個企業(yè)和部門為了保障各項(xiàng)工作的高效性，都十分注重文書檔案的管理工作，本文對新時期文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行了一系列的分析和討論，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的工作者們提供一定的幫助和支持。

關(guān)鍵詞：新時期；文書檔案管理工作；重要性；提升策略

一、文書檔案管理工作的必要性

文書檔案是一個企業(yè)或者部門的極為重要的文件，這關(guān)系到部門的長遠(yuǎn)發(fā)展和日常經(jīng)營，因此，我們必須要加強(qiáng)對于文書檔案管理工作的管理，并且深化研究和總結(jié)，不斷完善相關(guān)的工作，只有不斷創(chuàng)新工作方式，革新工作思路，才能夠促使各項(xiàng)文書管理工作科學(xué)到位，進(jìn)而協(xié)助和組織好各類其他工作，讓公司和企業(yè)的發(fā)展更加科學(xué)和合理，從而提高部門的競爭力，并且有效增強(qiáng)工作人員們的工作效率和辦事效率。在當(dāng)今時代下，文書檔案管理工作又有了新的時代內(nèi)涵，這項(xiàng)工作比以往有了更加重要的意義，但是，目前社會上的許多公司和部門并沒有做好相關(guān)的文書檔案管理工作，許多工作內(nèi)容都落后于時代的發(fā)展，而且工作效率十分低下，因此，我們必須要對文書檔案管理模式和管理方法進(jìn)行探討，從而讓各項(xiàng)工作更好地服務(wù)于社會。

二、文書檔案管理建設(shè)中的問題

（一）管理不規(guī)范。在目前社會上的很多機(jī)構(gòu)和組織之中，檔案管理工作都是一項(xiàng)極其重要的工作，而且是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是，這些部門并沒有做好檔案的相關(guān)工作，檔案管理之中存在著一系列不規(guī)范的問題，這也是各大社會組織的通病。一般而言，檔號、檔案標(biāo)題存在著填寫的問題，目錄方面也不科學(xué)、不規(guī)范，相關(guān)的檔案管理?xiàng)l例和檔案管理規(guī)章制度也不健全，這些都是導(dǎo)致文書檔案管理效率低下，檔案內(nèi)容問題頻發(fā)的重要原因。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時代的發(fā)展，他們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的文書檔案管理模式，因而也就不能做到管理模式的創(chuàng)新和管理方法的創(chuàng)新，最終導(dǎo)致固步自封，失去了工作上的優(yōu)勢，致使整個組織的工作效率低下。

（二）管理手段比較落后。隨著科技的發(fā)展，人類社會已經(jīng)步入了信息時代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，深入到了人們的日常生活之中，在文書檔案管理工作中，我們也應(yīng)當(dāng)利用好現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)這個重要助力，為各項(xiàng)資源建立網(wǎng)絡(luò)化存儲檔案，從而讓我們更加清晰的存入和取出相關(guān)信息，另外，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們還可以讓檔案的管理變得更加清晰化和條理化，在我國目前的許多部門和機(jī)構(gòu)當(dāng)中，工作人員都已經(jīng)采用了計(jì)算機(jī)檢索模式，這種做法大大提高了工作人員們的工作效率。然而，仍然后很多文書管理部門并沒有跟上時代的發(fā)展，他們沒有在文書檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)，檔案的管理仍然是以手工檢索為主，這就導(dǎo)致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，長此以往，就會導(dǎo)致組織各項(xiàng)工作的開展與社會脫節(jié)，不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。

（三）管理工作人員的素質(zhì)比較低下。在文書檔案管理工作中，有很多工作人員的工作素質(zhì)比較低下，他們不但缺乏專業(yè)的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，這對于各項(xiàng)工作的開展是極為不利的。為了保障文書檔案工作的順利開展，各個組織需要一批專業(yè)素質(zhì)過硬，能夠熟練掌握現(xiàn)代工作技術(shù)和信息技術(shù)的專業(yè)性人才，并且他們需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐能力。然而，在文書檔案的管理中，人才隊(duì)伍的建設(shè)并沒有達(dá)到要求，許多檔案管理部門招聘了一些臨時工或者兼職人員，造成了文書檔案管理的不規(guī)范，從而為以后各項(xiàng)工作的開展造成了一系列的麻煩。

三、文書檔案管理工作質(zhì)量的提升策略

文書檔案工作對于企業(yè)和組織的長遠(yuǎn)發(fā)展具有著極其關(guān)鍵的作用，我們必須要深入研究檔案管理工作的質(zhì)量提升方法，并且多加實(shí)踐，進(jìn)行相關(guān)的總結(jié)，必須要科學(xué)合理開展各項(xiàng)工作，讓文書檔案能夠真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值，而不僅僅是把他們進(jìn)行簡單收集和堆疊。

（一）健全體制，促進(jìn)檔案管理的有效性。長久以來，文書檔案的管理工作一直沒有得到有效提高，導(dǎo)致組織的管理出現(xiàn)一系列的差錯和混亂，這其中最為主要的原因就是沒有健全相關(guān)的文書檔案管理體制，這就導(dǎo)致各項(xiàng)管理工作變得混亂不堪。因此，我們必須要立足于時代的發(fā)展，同時充分考慮企業(yè)和組織的內(nèi)部發(fā)展情況，建立起有效的檔案管理體制，幫助文書檔案管理工作走向正規(guī)，例如，我們可以設(shè)置出檔案責(zé)任管理制度、電子檔案存儲制度和檔案定期檢查制度等等，與此同時，必須要深化各項(xiàng)制度的落實(shí)工作，不能夠讓制度僅僅淪為一紙空文。

（二）技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理的信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，所涉及到的事情是很復(fù)雜的，而且手續(xù)繁多，工作人員的工作量十分巨大，這已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)今時代快速發(fā)展的步伐，因此，我們必須要把檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，讓文書檔案的管理工作變的更加具有效率，我們必須要把傳統(tǒng)的檔案變得更加信息化和電子化，能夠錄入網(wǎng)絡(luò)的檔案和文書需要盡力落實(shí)到網(wǎng)絡(luò)之中，不但能夠?qū)崿F(xiàn)永久的保存，而且不用擔(dān)心存取不方便的問題，通過這一系列工作，整個社會組織能夠達(dá)到高效管理和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）大力宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，從而增強(qiáng)員工們的職業(yè)素養(yǎng)。為了提高文書檔案管理工作的有效性，我們必須要進(jìn)行法律法規(guī)的宣傳工作，從而幫助員工們建立起相關(guān)的法律素養(yǎng)，例如，我們可以組織他們學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，從而了解檔案法中有關(guān)文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)他們的法律意識，讓他們在日常的工作之中提高自覺性和警惕性。

（四）努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。我們必須要定期對員工們進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，而且應(yīng)當(dāng)定期組織文書檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)自身的不足，改進(jìn)工作方法，提高工作效率。

總而言之，文書檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，各組織和部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于文書檔案管理工作的重視程度，并且需要加強(qiáng)對于這方面的實(shí)踐和探索，從而充分發(fā)揮單位文書檔案的重要作用，實(shí)現(xiàn)單位和組織的現(xiàn)代化發(fā)展。

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