陳靜

【摘要】檔案管理是辦公室工作的主要組成部分，擁有一個(gè)完整的檔案管理體系對辦公室的工作更是必不可少的。一份記錄完美的、清楚的檔案能為辦公室的員工工作提供更多的便捷，同時(shí)良好的辦公室檔案管理對辦公室員工工作效率的提升也有很大的幫助。如何將辦公室的檔案管理工作做的更加完美就是本文所要探討的話題。

【關(guān)鍵詞】辦公室；有效性；檔案管理

在日常工作中，辦公室的工作效率尤為重要，然而要提升辦公室的工作效率就需要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，完善的檔案管理會(huì)讓工作效率大幅度增加，擁有完美的檔案管理系統(tǒng)不僅提高辦公的效率，還能讓辦公室的辦公體系更加完善。根據(jù)辦公室的工作內(nèi)容逐漸建立檔案，在形成檔案的過程中不僅要呈現(xiàn)完善的檔案管理體系，還要不斷地整理與歸納，將檔案管理完美的融入工作中，提高辦公室的工作的效率。

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）辦公室人員不夠協(xié)調(diào)

辦公室的工作每天任務(wù)量比較多，平日沒有過多的時(shí)間與精力放在檔案管理這個(gè)問題上。有的辦公室只是建立一個(gè)簡單的人員安排，對于真正的檔案管理缺少人員的認(rèn)真管理，造成工作影響，使得工作效率降低。在工作里不能夠時(shí)時(shí)刻刻針對檔案管理進(jìn)行專門人員的工作安排，只是辦公室人員需要的時(shí)候才進(jìn)行簡單的辦公檔案管理，記錄一些簡單的數(shù)據(jù)，這樣不僅會(huì)給其他人和工作帶來許多不方便的地方，也會(huì)給辦公室辦公帶來麻煩。由于很多地方不注重檔案管理，采取簡單了解的方式態(tài)度對待檔案管理這個(gè)方面，管理人員也是比較隨意，對待工作不夠仔細(xì)產(chǎn)生紕漏，從而對工作產(chǎn)生影響，降低工作效率，不能有效的提高辦公室工作質(zhì)量。上級對檔案管理的要求比較松懈，導(dǎo)致執(zhí)行員工對檔案管理也抱有敷衍的態(tài)度，使得員工對工作有消極的態(tài)度，給工作直接造成影響。

（二）辦公室檔案管理系統(tǒng)松懈

現(xiàn)代的辦公室管理中，對于檔案管理沒有一套比較完善的系統(tǒng)，多數(shù)檔案管理僅僅停留于手寫或者電腦記錄數(shù)據(jù)，沒有一個(gè)完善的體系，造成在工作上沒有高效的工作效率。在一些辦公室中，檔案管理沒有比較清晰地系統(tǒng)，僅僅采用傳統(tǒng)模式，領(lǐng)導(dǎo)在工作的時(shí)候需要核對一些檔案，員工不能快速的提取檔案，浪費(fèi)時(shí)間，也降低了工作的效率，面對一些珍貴的檔案不知道放在哪些地方，造成資料的流失，導(dǎo)致工作的不便。很多員工覺得檔案不需要花費(fèi)時(shí)間去進(jìn)行管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致一些工作的疏漏，從而將工作耽誤。

（三）辦公室檔案管理日常維護(hù)不全面

有的辦公室確實(shí)擁有一系列的檔案管理模式與一個(gè)檔案管理專員，但是由于長時(shí)間不對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)、整理和更新，會(huì)使工作仍然存在許多問題。比如當(dāng)一個(gè)公司的誠信證書到期的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)辦理新的證書，但是平時(shí)檔案管理工作的不夠細(xì)心導(dǎo)致沒有發(fā)現(xiàn)，就造成了公司的損失。因?yàn)闄n案管理的維護(hù)不夠全面，沒有及時(shí)的將檔案進(jìn)行檢查與維護(hù)，所以就會(huì)加大辦公室工作的困難。在平時(shí)的檢查過程中會(huì)產(chǎn)生許多疏漏，給工作帶來許多不便。

（四）檔案管理目錄不夠清晰

在檔案管理中，目錄是比較重要的一個(gè)部分，在一個(gè)完美的檔案管理模式中，不同樣的目錄會(huì)產(chǎn)生清楚明了的效果。當(dāng)代的辦公室檔案管理方面，有的檔案目錄比較模糊，體現(xiàn)不出檔案的位置，造成檔案不夠清楚化，對于工作也是有一定的影響。在工作中領(lǐng)導(dǎo)在查閱檔案的過程中瀏覽目錄，發(fā)現(xiàn)很多文件不夠清楚化，只能從頭開始查找，使得工作產(chǎn)生延遲，耽誤工作的進(jìn)度從而影響到效率。一份清楚明白的目錄不僅呈現(xiàn)出整潔的檔案，還會(huì)使得工作更加有效率，不會(huì)使得工作沒有協(xié)調(diào)性。

二、提高檔案管理有效性的策略

（一）建立完善高效管理體系

在辦公室中進(jìn)行一套完善的管理體制，對于每個(gè)檔案管理做到具體化?？梢园才艑ｉT管理檔案的人進(jìn)行管理，將檔案采取分工制度進(jìn)行維護(hù)與整編，在工作中互相監(jiān)督與完善，從而提高辦公室的工作效率。在辦公室工作的時(shí)候必須讓工作人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，不能夠采用消極與懈怠的態(tài)度，要讓他們認(rèn)識(shí)到完美的檔案管理體系對于辦公室的辦公有極大的輔助。同時(shí)不僅在工作人員的態(tài)度與工作上進(jìn)行改良，還要對其他辦公室人員傳達(dá)檔案管理制度，要求嚴(yán)格遵守制度，將檔案管理系統(tǒng)達(dá)到更加完善與高效，才會(huì)使工作更加高效率。

（二）提高日常維護(hù)與管理

對于檔案的及時(shí)更新與管理也是成為完善的檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一項(xiàng)。在建立了完善的檔案管理體系以后，工作人員每天都需要不斷的對之前存有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理、歸納和更新，同時(shí)也對新進(jìn)的檔案進(jìn)行不同的整理、歸檔與更新，提高工作的高效性，使得在以后需要檔案的時(shí)候能夠快速的為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案，節(jié)省時(shí)間。在完善的檔案管理系統(tǒng)上，要不斷的增添新型的檔案管理，根據(jù)不同的檔案管理模式對檔案進(jìn)行分類與整理，從不同的角度整合檔案管理，更加完善檔案管理系統(tǒng)。在日常維護(hù)與檢查里，不僅需要仔細(xì)的對待，還要不斷的維護(hù)檔案，將檔案管理工作做到最好。

（三）提高檔案專管員工專業(yè)水平

在辦公室的工作中，不僅要不斷地完善體系，還要加強(qiáng)專管員的專業(yè)素質(zhì)。在日常檔案管理上專管員要明確自己的管理模式，養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣，使得管理系統(tǒng)更具有高效性，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對工作，仔細(xì)的完善檔案管理系統(tǒng)，不能出現(xiàn)過多的差錯(cuò)，使得管理系統(tǒng)有漏洞，提高自己的專業(yè)水準(zhǔn)，將自己的管理方案結(jié)合檔案創(chuàng)造出一種更加完善的檔案管理，利于以后工作的效率與發(fā)展，同時(shí)優(yōu)秀的員工對于制造出完善的檔案管理體系至關(guān)作用。

三、結(jié)論

擁有一個(gè)完善的檔案管理體系是每一個(gè)辦公室應(yīng)該具備的，一個(gè)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⑥k公室的效率有效的提升上來，使得辦公室工作更方便。在提高辦公室檔案管理的同時(shí)也要不斷地完善系統(tǒng)，提高員工的專業(yè)水平，這樣才能建立一套更加高效的、準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)。采用更加先進(jìn)的手段，不斷提升檔案管理的模式，建立完善的工作體系，使得工作更加有效率，提升工作質(zhì)量。

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