優(yōu)化人事檔案管理制度的幾點(diǎn)建議

鄭暉

摘 要：事業(yè)單位與企業(yè)單位相對(duì)應(yīng)，其差異在于事業(yè)單位不以盈利為目的，是國(guó)家機(jī)構(gòu)分支，為廣大人民帶來(lái)生活便利。事業(yè)單位從事員工數(shù)量較多，其中一些單位人事變動(dòng)較為頻繁，更需要其人事檔案部門做好管理工作，避免人事糾紛，提高單位辦公效率?；诖?，本文將淺談優(yōu)化人事檔案管理制度的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；人事檔案管理；事業(yè)單位

在我國(guó)不斷加強(qiáng)發(fā)展期間，各單位也推陳出新不斷優(yōu)化其自身管理制度。以人為本，改善考核制度；2014年國(guó)務(wù)院公布新《事業(yè)單位管理?xiàng)l例》，在此情況下原先人事檔案管理制度也該做出一些調(diào)整，協(xié)助管理?xiàng)l例推行，幫助企業(yè)更加科學(xué)健康發(fā)展。

一、優(yōu)化人事檔案管理必要性

（一）幫助企業(yè)及時(shí)掌握人員情況

人事檔案管理部門，本職工作即為管理檔案，通過(guò)檔案變動(dòng)，記錄公司人員變動(dòng)情況。而每位員工學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷不同、其檔案內(nèi)容也不同，其在單位工作過(guò)程中獲獎(jiǎng)受罰情況也會(huì)及時(shí)被記錄在檔案中。當(dāng)員工需要升職，或是提出其他申請(qǐng)時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)人員除了詢問(wèn)其同事獲取相關(guān)資料外，檔案資料公信度較高也是領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)主要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，因此，人事檔案管理部門能及時(shí)反映公司人員情況，輔助公司決策制定。

（二）促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

人事檔案部門在整個(gè)企業(yè)管理中，起到一個(gè)人事記錄員作用。雖然其工作人員較少，但其工作職能與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。只有科學(xué)優(yōu)化的管理制度，才能為企業(yè)及時(shí)記錄人員調(diào)動(dòng)、儲(chǔ)備情況，幫助企業(yè)在進(jìn)行未來(lái)規(guī)劃時(shí)，能考慮到各單位員工工作情況，為其分配合理指標(biāo)，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，體現(xiàn)了人性化管理思想[1]。

及時(shí)記錄檔案變動(dòng)情況，也能幫助各級(jí)單位迅速安排空余職位，減少人才流失，有效分配人力資源，增加辦公效率。這些都能幫助企業(yè)健康全面發(fā)展，通過(guò)優(yōu)化人事檔案管理部門，使其它單位部門也改善管理制度，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

二、現(xiàn)有單位人事檔案管理不足

（一）單位對(duì)人事檔案管理重視不足

由于一些事業(yè)單位屬于非營(yíng)利性質(zhì)，內(nèi)部人事變遷較少，單位自身并不重視人事檔案管理，經(jīng)常出現(xiàn)一些閑余部門代管人事辦理狀況，或者任用一些管理經(jīng)驗(yàn)不足者進(jìn)行檔案管理。這些情況都會(huì)產(chǎn)生一些不科學(xué)管理方法，當(dāng)單位調(diào)用檔案時(shí)，不能及時(shí)找出所需檔案，拖累辦公效率[2]。

（二）缺乏科學(xué)管理制度

如上所述，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)化，自然缺乏科學(xué)檔案管理制度。其具體表現(xiàn)在對(duì)于老舊檔案處理和現(xiàn)有檔案更改記錄中。很多事業(yè)單位成立時(shí)間長(zhǎng)，其中老舊檔案一直存放在庫(kù)房中，平時(shí)缺乏保護(hù)管理，很容易出現(xiàn)蟲(chóng)蛀或是缺頁(yè)、發(fā)霉現(xiàn)象，這些都降低了檔案可信度，市檔案管理部門失職部分。

而對(duì)于現(xiàn)有檔案管理中，人力更改檔案不僅加大了檔案管理部門工作量，登記錯(cuò)誤也不容易更改，這些都會(huì)降低管理效率。而且有較大人事變更時(shí)，也不能及時(shí)記錄，容易發(fā)生檔在人空或是檔空人在現(xiàn)象。

三、優(yōu)化人事檔案管理建議

（一）加大人事檔案管理人員編制

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理重視程度，成立專門檔案管理部門，并且聘用專業(yè)人員進(jìn)行管理。在人員選用上應(yīng)該將管理知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)同作為聘用考慮條件，引入外來(lái)專業(yè)人才。加大人事管理部門宣傳教育工作，不僅提高其工作福利待遇，還應(yīng)該定期對(duì)其任務(wù)進(jìn)行考核，并且加強(qiáng)訓(xùn)練，提升其管理能力以及現(xiàn)代化設(shè)施應(yīng)用能力，輔助其做好管理工作。

（二）改善管理制度，加強(qiáng)檔案歸整

要求新人事檔案管理部門，依據(jù)單位情況改善管理制度。嚴(yán)格按照各類規(guī)章制度進(jìn)行檔案辦理。對(duì)于公司老舊檔案要進(jìn)行及時(shí)記錄，及時(shí)保存檔案信息。在記錄完畢后，要進(jìn)行定期維護(hù)工作將舊檔案按年限整理，或是在晴天進(jìn)行烘干處理防止發(fā)霉返潮[3]。

在檔案記錄時(shí)，也要提高責(zé)任心如實(shí)記錄檔案信息，并且每半年進(jìn)行檔案審查，保證檔案信息及時(shí)有效不影響單位使用。單位也應(yīng)該為人事檔案部門提供必要硬件設(shè)施，保證檔案保存完好，利用用現(xiàn)代化設(shè)備記錄檔案，提升工作效率。

（三）引入人事檔案信息化管理

將高科技軟件與人事管理相結(jié)合，打造新型檔案管理系統(tǒng)。檔案管理部門可在其他部門幫助下，制作檔案信息庫(kù)，使全單位人員不僅有紙質(zhì)檔案還有電子備檔。并且與其他單位組成電子檔案網(wǎng)絡(luò)，如需要檔案轉(zhuǎn)移，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)行檔案?jìng)鬏?，在其確認(rèn)過(guò)后在進(jìn)行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)檔。在大型人事變動(dòng)時(shí)，單位工作人員可通過(guò)登錄單位官網(wǎng)檢查、更改檔案[4]。過(guò)后再由人事部門進(jìn)行檔案審查，省去了傳統(tǒng)人工打印環(huán)節(jié)，單位員工不需要專門去人事部進(jìn)行檔案辦理。如有檔案更改情況，也可先向人事部提出申請(qǐng)，在審查信息確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行電子檔案更改。

但是檔案管理人員也要及時(shí)更新紙質(zhì)檔案，確保紙質(zhì)檔案與電子備檔相同步。并且做好系統(tǒng)防護(hù)措施，設(shè)置相關(guān)權(quán)限，保證檔案安全，提高信息準(zhǔn)確度。

四、總結(jié)

單位人事檔案管理部門，是幫助單位了解員工情況的輔助部門。應(yīng)該做好科學(xué)管理工作。以往單位不夠重視該部門管理工作，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失或是信息不足情況。通過(guò)加強(qiáng)管理人員編制以及提高專業(yè)管理程度，結(jié)合現(xiàn)代化信息系統(tǒng)。全面加強(qiáng)檔案管理效率，使檔案管理更好協(xié)助企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊思源. 如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度[A]. 中國(guó)武漢決策信息研究開(kāi)發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].中國(guó)武漢決策信息研究開(kāi)發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016：1.

[2]王愛(ài)榮. 對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J]. 黑龍江史志，2015，07：129.

[3]葉麗丹. 對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J]. 人力資源管理，2016，03：181-182.

[4]周穎奇. 如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度[J]. 才智，2016，17：275.