檔案利用服務(wù)的方式

◎王淑玲

檔案利用服務(wù)的方式

◎王淑玲

檔案管理工作中很重要的一項(xiàng)工作就是檔案的利用服務(wù)，只有充分的利用檔案進(jìn)行有效的服務(wù)才能真正的發(fā)揮檔案管理的作用，在檔案利用服務(wù)的方式方面有多種方式，本文對(duì)檔案利用服務(wù)的方式進(jìn)行逐一分析和介紹，并對(duì)檔案利用服務(wù)的方式提出一些建議。

概述。檔案管理工作中很重要的一項(xiàng)工作就是檔案的利用服務(wù)，只有充分的利用檔案進(jìn)行有效的服務(wù)才能真正的發(fā)揮檔案管理的作用，在檔案利用服務(wù)的方式方面有多種方式，按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以有多種分類方式，按照提供檔案信息深度的不同，檔案可以分為一次檔案文獻(xiàn)服務(wù)、二次檔案文獻(xiàn)服務(wù)、三次文獻(xiàn)檔案服務(wù)；按照服務(wù)設(shè)施和方式的不同，可以分為閱覽服務(wù)、檔案的外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環(huán)境下檔案開(kāi)發(fā)利用等多個(gè)方面；按照檔案利用服務(wù)人員參與程度，可以分為被動(dòng)式和主動(dòng)式服務(wù)。在實(shí)踐工作中按照服務(wù)設(shè)施和方式的不同進(jìn)行劃分，明確檔案利用服務(wù)的方式的較為常見(jiàn)，因此本文主要對(duì)按照服務(wù)設(shè)施和方式進(jìn)行劃分的服務(wù)方式進(jìn)行分析。

檔案利用服務(wù)方式的具體方式。檔案利用服務(wù)方式最為常見(jiàn)的是閱覽服務(wù)。檔案是記載歷史事件、歷史數(shù)據(jù)的原始材料，在數(shù)量上都是孤本，在內(nèi)容上都具有一定的密級(jí)。在提供檔案閱讀的方式上主要是在檔案館里進(jìn)行閱讀，在閱覽室內(nèi)閱讀檔案的優(yōu)點(diǎn)很多，如由于是在檔案館內(nèi)進(jìn)行閱讀，有專門(mén)的工作人員進(jìn)行管理，因此在檔案的保管、涉密監(jiān)測(cè)、延長(zhǎng)檔案壽命等方面都更利于檔案的管理。同時(shí)，在閱覽室進(jìn)行閱覽可以提高可使用、可公開(kāi)檔案的利用率和使用率，為更多的使用者、利用者提供有效的查閱服務(wù)。此外，對(duì)檔案的使用者、利用者在閱覽室閱讀可使用、可公開(kāi)的檔案的情況，工作人員能夠及時(shí)的掌握并且提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，閱覽服務(wù)是對(duì)不涉及密級(jí)的可公開(kāi)、可使用檔案開(kāi)發(fā)、利用最好的一種方式。

檔案利用服務(wù)方式要求最為嚴(yán)格的是檔案的外借。檔案一般情況下不允許外借。但是，根據(jù)工作需要，尤其是黨政機(jī)關(guān)工作的需要，或者是某些行政部門(mén)、公安、檢察院、法院等需要以原始檔案作為證據(jù)的時(shí)候，不能在閱覽室采用閱覽方式進(jìn)行檔案利用的時(shí)候，就需要采用檔案外借的方式。同時(shí)，單位內(nèi)部的檔案使用也是一種常見(jiàn)的情況。對(duì)于檔案的外借有嚴(yán)格的制度規(guī)定，無(wú)論使用、利用者還是檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》中規(guī)定進(jìn)行實(shí)踐操作，嚴(yán)格履行外借手續(xù)和程序，遵守檔案外借時(shí)限規(guī)定，對(duì)于外借檔案交接清楚明了，有登記、審批等手續(xù)。對(duì)于借出人應(yīng)告知不得拆散檔案或改變檔案順序等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的要求。在檔案收回時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否存在拆散、抽換、涂改、散失、污損等情況，如出現(xiàn)上述情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)并處理。

檔案利用服務(wù)方式優(yōu)勢(shì)較多的是制發(fā)檔案復(fù)制本。在檔案的利用過(guò)程中，為保證檔案的完整性、安全性、長(zhǎng)效性，在檔案的利用、使用過(guò)程中可以進(jìn)行檔案的復(fù)制本，檔案的復(fù)制本可以分為副本和摘抄本兩種。對(duì)于檔案復(fù)制的方法又可以分為手抄、打字、印刷、攝影、復(fù)印等多種方式，在檔案利用服務(wù)方式中制發(fā)檔案復(fù)制本的優(yōu)勢(shì)較多，一是方便利用、使用者使用，對(duì)于利用使用者可以不到檔案館進(jìn)行閱覽使用，對(duì)于需要的檔案材料可以用復(fù)制本進(jìn)行利用、使用。二是制發(fā)檔案復(fù)制本提高效率，制發(fā)檔案復(fù)制本可以在同一時(shí)間內(nèi)對(duì)同一檔案材料進(jìn)行多人次使用，大大的提高了檔案的使用效率。三是制發(fā)檔案復(fù)制本有利于保護(hù)原始檔案，通過(guò)制發(fā)檔案復(fù)制本可以有效的保護(hù)原始檔案，有利于延長(zhǎng)原始檔案的壽命。四是制發(fā)檔案復(fù)制本有利于保存原始檔案，制發(fā)檔案復(fù)制本由于是多次手抄、打字、印刷、攝影、復(fù)印等，即便出現(xiàn)不可抗力的災(zāi)害，也能保存原始檔案中的內(nèi)容。

檔案利用服務(wù)方式最為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆毮苁菣n案證明。檔案證明是根據(jù)黨政機(jī)關(guān)、行政部門(mén)的要求，由自然人、相關(guān)部門(mén)、企事業(yè)單位提出申請(qǐng)，在檔案館查找是否存在、是否有效、是否真實(shí)的證明過(guò)程。在實(shí)踐中較多的是工齡證明、學(xué)歷證明、獨(dú)生子女證明、家庭成員證明等。檔案證明必須根據(jù)黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的申請(qǐng)才能制發(fā)。開(kāi)具檔案證明是一件嚴(yán)肅、細(xì)致的工作，要求從事這一工作的檔案管理人員有高度的責(zé)任感和良好的職業(yè)操守，忠于檔案的原始性，根據(jù)原始檔案的內(nèi)容如實(shí)的開(kāi)具證明材料，在某種程度上，檔案證明具有一定的法律效力，因此檔案利用服務(wù)方式最為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆毮苁菣n案證明。

此外，檔案利用服務(wù)方式還有檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環(huán)境下檔案開(kāi)發(fā)利用等多個(gè)方面。

建議。對(duì)于檔案利用服務(wù)方式，應(yīng)根據(jù)信息化不斷發(fā)展的態(tài)勢(shì)進(jìn)行創(chuàng)新與嘗試，一是規(guī)范檔案利用服務(wù)方式的制度，對(duì)于檔案利用服務(wù)方式相關(guān)行政管理部門(mén)應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)范制度與促進(jìn)發(fā)展措施，使檔案利用服務(wù)真正為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供更為全面、有效、實(shí)際的服務(wù)。二是制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案利用服務(wù)在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)方面應(yīng)進(jìn)行細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，如制發(fā)復(fù)制本的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)，外借程序、手續(xù)的格式化方面進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。三是充分利用信息化技術(shù)和手段，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代及大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)將紙介檔案數(shù)字化，利用信息化技術(shù)和手段，不斷提升檔案保存質(zhì)量與利用服務(wù)內(nèi)容和方式，最大限度的提高檔案利用服務(wù)的水平。

（作者單位：牡丹江市西安區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）