科學(xué)管理在高校辦公室中的應(yīng)用

李鑫 于洋

【摘 要】高校辦公室作為高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，有著協(xié)調(diào)溝通、管理服務(wù)的重要作用。而高校辦公室的工作特性決定了其工作效率會(huì)面臨一些問題。為保證辦公室作用的高效發(fā)揮，有必要通過學(xué)習(xí)科學(xué)管理理論，革新管理手段，讓高校辦公室的工作效率得到進(jìn)一步提高。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室；科學(xué)管理；工作效率

高校辦公室作為高等學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，具有上傳下達(dá)、管理服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)等多種工作職能，是學(xué)校的大腦、眼耳、咽喉、手足和臉面。學(xué)校的有序運(yùn)轉(zhuǎn)有賴于辦公室的高效發(fā)揮，辦公室的高效發(fā)揮則有賴于科學(xué)的管理。

一、高校辦公室的特性

1.重復(fù)性

辦公室的事務(wù)很多，也比較瑣碎，但是事務(wù)種類并不多。主要工作如：收發(fā)文件、會(huì)議安排、電話接待、撰寫文稿、印章管理等，每天工作量很大，但一天工作種類很少。

2.綜合性

辦公室的工作一方面是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面又需要協(xié)調(diào)各部門配合才能完成，既是執(zhí)行任務(wù)，又要進(jìn)行管理協(xié)調(diào)。

3.流動(dòng)性

繁雜的工作使得高校辦公室傾向于工作人員年輕化，因此高校辦公室人員更換相對(duì)頻繁。

以上三個(gè)特性有其優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生一些問題。重復(fù)性的工作可能會(huì)使職工產(chǎn)生職業(yè)倦怠，甚至開始“磨洋工”。辦公室年輕職工管理能力有限，去管理協(xié)調(diào)其他部門配合工作的效率難以保證。同時(shí)，由于辦公室人員流動(dòng)性強(qiáng)，新進(jìn)職工如何快速熟悉工作并掌握科學(xué)高效的工作方法也是一大難點(diǎn)。以上這些問題都有可能降低學(xué)校辦公室工作效率，影響高校整體工作的運(yùn)行。

二、科學(xué)管理的原理基礎(chǔ)

1.人們認(rèn)為如果每個(gè)人的效率增加，會(huì)導(dǎo)致工作需要的人手減少，導(dǎo)致減少崗位需求，因而有意不提升效率

事實(shí)上，增加工作效率不是減少工作人手需求，而是為了加強(qiáng)工作質(zhì)量，挖掘工作深度。只有提高工作效率，減少基礎(chǔ)工作所需時(shí)間，才能讓職工有更多時(shí)間去思考如何進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

2.不完善的管理，導(dǎo)致每個(gè)人為保護(hù)自身利益而降低工作效率

有兩種表現(xiàn)形式，一是人們天性喜歡輕松，不愿意辛苦工作；二是由于工作中人際關(guān)系產(chǎn)生的重重顧慮而引起的。第一種情況比較普遍，第二種情況卻更難解決。職工會(huì)認(rèn)為一旦領(lǐng)導(dǎo)相信他能完成更多工作，遲早會(huì)理所應(yīng)當(dāng)?shù)匾笏刻毂仨毻瓿赡敲炊?，甚至有可能老職工?huì)將“磨洋工”的習(xí)慣傳給新職工，以防止其工作效率高而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)要求所有人加緊工作。

3.單憑經(jīng)驗(yàn)行事，導(dǎo)致工作效率低下

現(xiàn)在，每個(gè)崗位的工作都比較專業(yè)，每個(gè)人都會(huì)通過前輩傳授和親身觀察建立起自己的工作方法，這些方法是一種財(cái)富，但領(lǐng)導(dǎo)通常未能擁有這些財(cái)富。因此，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)總是讓職工自行思考如何去完成各自的任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)則負(fù)責(zé)督促職工。但是，每種工作都有多種工作方法，不同方法的效率也相差甚大，單靠工作人員自己很難確定最佳工作方法。更不用說崗位交接時(shí)，有可能導(dǎo)致部分工作技巧遺漏而帶來工作效率降低。

為解決以上三種原因?qū)е碌男实拖?，泰勒提出了科學(xué)管理理論?？茖W(xué)管理是把原來的知識(shí)收集起來，加以分析、組合并歸類，成為規(guī)律和規(guī)則，從而形成一門科學(xué)。

三、科學(xué)管理在高校辦公室的應(yīng)用

1.提出工作的科學(xué)方法

應(yīng)該用科學(xué)的方法代替單憑經(jīng)驗(yàn)從事的方法。例如工廠的流水線方法，僅是一個(gè)小小的工作方式改變，生產(chǎn)效率就有了極大的提高。學(xué)校辦公室的工作主要包括收發(fā)文、組織會(huì)議、電話或人員接待、用章管理等，每個(gè)時(shí)期可能工作重點(diǎn)不同，但一年下來，工作總類其實(shí)很少，工作內(nèi)容有重復(fù)性。這就為提出科學(xué)的方法提供了良好的基礎(chǔ)。

首先將工作分類，根據(jù)工作種類和近似度將類似的工作分配到崗，負(fù)責(zé)到人。其次將工作標(biāo)準(zhǔn)化，總結(jié)出嚴(yán)謹(jǐn)而又簡(jiǎn)潔的工作流程并根據(jù)實(shí)際情況不斷修改完善。最后將標(biāo)準(zhǔn)化的工作制度化，制度上墻，日程上表，實(shí)行對(duì)表管理，嚴(yán)格讓工作人員遵守科學(xué)的工作流程。

2.科學(xué)培訓(xùn)職工

應(yīng)該科學(xué)選擇和培訓(xùn)職工?？茖W(xué)選擇職工可以讓工作事半功倍，外向的人負(fù)責(zé)外事，內(nèi)斂的人負(fù)責(zé)機(jī)要等，但現(xiàn)實(shí)情況中由于種種原因職工未必能與工作完全契合，因此科學(xué)培訓(xùn)職工在實(shí)際工作中就顯得更加重要。

三國諸葛亮的《誡子書》中說：“非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)?！本褪钦f提高才干需要學(xué)習(xí)，而學(xué)習(xí)首需立志。校辦職工流動(dòng)性較為頻繁，協(xié)調(diào)與其他部門的工作時(shí)合作對(duì)象也會(huì)不斷變化，只有自身不斷學(xué)習(xí)，掌握甚至改進(jìn)工作方法，只有引導(dǎo)合作對(duì)象學(xué)習(xí)才能提高工作效率。

讓職工為提高工作效率而立志不斷學(xué)習(xí)主要在于兩條，一是大政方針正確，也就是決策要通過溝通協(xié)調(diào)，讓工作人員知道要做什么且內(nèi)心認(rèn)同工作方針。二是要有執(zhí)行力，僅內(nèi)心認(rèn)同還不夠，還需要督促職工切實(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，也就是學(xué)習(xí)的執(zhí)行力。執(zhí)行力的來源一個(gè)是內(nèi)在動(dòng)力，一個(gè)是外在規(guī)范。內(nèi)在動(dòng)力是把終身學(xué)習(xí)的價(jià)值觀內(nèi)化為職工們的共同目標(biāo)與價(jià)值追求，這種價(jià)值不是強(qiáng)加的，而是內(nèi)化為自己的心里認(rèn)同。外在的規(guī)范則是制定相應(yīng)制度，例如定期交流學(xué)習(xí)心得，年終績(jī)效考評(píng)將學(xué)習(xí)改進(jìn)工作方法納入其中等。

培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方法也很重要，應(yīng)該堅(jiān)持系統(tǒng)性學(xué)習(xí)與碎片化學(xué)習(xí)相結(jié)合的方法。系統(tǒng)性學(xué)習(xí)是根據(jù)一個(gè)思路建立成體系去學(xué)習(xí)，例如系統(tǒng)的課程學(xué)習(xí)。但現(xiàn)在生活節(jié)奏不斷加快，花費(fèi)很多時(shí)間去系統(tǒng)學(xué)習(xí)很難。在這個(gè)背景下，就應(yīng)該系統(tǒng)性設(shè)置學(xué)習(xí)計(jì)劃，計(jì)劃本身體現(xiàn)系統(tǒng)性思維，但是學(xué)習(xí)時(shí)間和方法可以碎片。比如每周寫一篇工作心得，搞一個(gè)讀書角，協(xié)調(diào)其他部門工作時(shí)根據(jù)需要開辦微型課堂進(jìn)行講解等，花費(fèi)時(shí)間不多，但大家能夠?qū)W得進(jìn)去。最后職工會(huì)把這些學(xué)到的知識(shí)點(diǎn)結(jié)合到一個(gè)，構(gòu)成一個(gè)系統(tǒng)，這就叫做系統(tǒng)學(xué)習(xí)與碎片化學(xué)習(xí)相結(jié)合。

3.承擔(dān)起領(lǐng)導(dǎo)的工作

辦公室工作較為繁雜，很少有人對(duì)所有業(yè)務(wù)都了如指掌，每個(gè)崗位上的人就是自己崗位上的專家，是這個(gè)崗位上的領(lǐng)導(dǎo)，因此要承擔(dān)起領(lǐng)導(dǎo)的工作，包括建立規(guī)章制度和操作規(guī)程，與同事保持密切合作等。

例如把崗位上歷任職工已有的知識(shí)、案例匯集起來，加以分類、制表，并編制成規(guī)章制度和操作規(guī)程，以有助于工作交接、改進(jìn)工作和研究需要?？茖W(xué)的制度、流程需要經(jīng)過系統(tǒng)的記錄、編制索引等工作以后才能得到有效利用。要與同事密切合作，及時(shí)聯(lián)系分享信息，如果有的信息沒有及時(shí)傳達(dá)，有可能會(huì)造成工作失誤。每個(gè)人的任務(wù)都應(yīng)該明確且被領(lǐng)導(dǎo)知曉，這樣一旦有突發(fā)情況，領(lǐng)導(dǎo)或同事可以直接聯(lián)系負(fù)責(zé)人。

領(lǐng)導(dǎo)的工作還包括文化建設(shè)，不僅辦公室需要統(tǒng)一的文化目標(biāo)，各個(gè)崗位也應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)有其文化特色。一種成為部門員工理所當(dāng)然的常識(shí)或習(xí)慣的背后，是數(shù)代的傳承保持，是物質(zhì)的大力支持，是制度的堅(jiān)定實(shí)施。要有一個(gè)宣揚(yáng)的文化目標(biāo)，根據(jù)文化目標(biāo)不斷改進(jìn)工作特色。例如印章管理，需要嚴(yán)謹(jǐn)、快捷同時(shí)能夠反查歷史記錄。那就應(yīng)該在不影響嚴(yán)謹(jǐn)性的同時(shí)盡量縮短流程，并完善留檔記錄方面不斷改進(jìn)，提高效率。這樣有的放矢更有助于辦公室效率的提高，并提高辦公室人員的自豪感，減少職業(yè)倦怠。

簡(jiǎn)言之，辦公室面臨的問題就是如何最大限度發(fā)揮每個(gè)職工的積極性。為按照科學(xué)規(guī)律辦事，辦公室每位職工除完成自身任務(wù)外還必須接受并完成以往認(rèn)為由領(lǐng)導(dǎo)來完成的工作。每個(gè)工作都應(yīng)該有一個(gè)或多個(gè)職工準(zhǔn)備的操作要領(lǐng)引導(dǎo)，以確保職工可以更好更快地完成任務(wù)。每個(gè)職工每天都應(yīng)從同事那里得到建議和友善的幫助，讓同事們親密無間的合作是現(xiàn)代科學(xué)管理的精髓。

參考文獻(xiàn)：

[1]丹尼爾·A·雷恩，阿瑟·G·貝德安.管理思想史[M].中國人民大學(xué)出版社，2014

[2]弗雷德里克·泰勒著.科學(xué)管理原理[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2007

作者簡(jiǎn)介：

李鑫（1989～），男，北京工商大學(xué)學(xué)校辦公室副主任科員，主要從事教育統(tǒng)計(jì)研究。

于洋（1989～），通訊作者，女，北京工商大學(xué)食品學(xué)院助理實(shí)驗(yàn)師，主要從事實(shí)驗(yàn)科研研究。