企業(yè)文檔云化管理必要性

萬峻 蔣瑩 李曉瓊

【摘要】 文檔作為參考與利用價值并存的智力資產(chǎn)，其見證了一個企業(yè)從創(chuàng)立至今的全過程，其中包含著企業(yè)全體員工的智慧和付出。隨著信息時代的到來，越來越多的企業(yè)開始引入計算機技術，實現(xiàn)對企業(yè)文檔的信息化、現(xiàn)代化管理，以此來深入挖掘文檔中有價值的資源。但面對海量數(shù)據(jù)的沖擊，單純依靠計算機技術遠遠不夠，云技術的出現(xiàn)給企業(yè)文檔管理帶來了契機。文章將對企業(yè)文檔云化管理必要性進行深入分析和研究，并提出企業(yè)文檔云化管理應用相關建議，希望能夠幫助更多的企業(yè)實現(xiàn)文檔云化管理。

【關鍵詞】 企業(yè)文檔 云化管理 必要性

前言：云技術是一種新型計算機網(wǎng)絡資源使用模式，是技術發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，在實踐應用中能夠將分散的資源整合到一個中心，為用戶提供更加優(yōu)質的服務。建立在云技術基礎之上的共享數(shù)據(jù)平臺，能夠為企業(yè)提供成本最小、最便捷的服務。因此將其引入到企業(yè)文檔管理工作中勢在必行。

一、企業(yè)文檔云化管理必要性分析

1.1資源共享趨勢的要求

文檔云化管理，主要是由云技術數(shù)字檔案管理應用程序、計算機專用網(wǎng)絡安全防火墻等構成。在實際工作中，將數(shù)據(jù)流的形式作為基礎，充分利用平臺內部擁有的資料信息，挖掘其中的資源，從而滿足企業(yè)未來發(fā)展需求。通過文檔云化管理，檔案部門能夠避免檔案管理系統(tǒng)軟件多樣化而引起的信息孤島問題，將多個部門的檔案資料匯集到一起，并通過云存儲技術共同存儲一個中心，形成以檔案部門為核心的信息共享池。企業(yè)員工在需要時，能夠隨時獲取相互間的資料，最大程度上滿足用戶信息需求，避免文檔資源浪費問題的產(chǎn)生。

1.2節(jié)約成本的途徑

成本控制始終是企業(yè)日常管理工作的重點。眾多檔案部門能夠分享由云技術平臺提供的基礎設施，減少了企業(yè)個體投入，能夠為企業(yè)節(jié)省更多資金和精力。另外，云技術建立在傳統(tǒng)計算機技術基礎之上，是多項技術整合的具體表現(xiàn)形式，當企業(yè)引入文檔云化管理模式后，依舊能夠享受到原有文檔管理工作的運算服務，且能夠避免服務器訪問受限的影響。不但如此，企業(yè)不需要花費更多資金購買高級別服務器等相關硬件，兼顧控制成本與效率提升雙重目標。因此企業(yè)開展文檔云化管理工作非常勢在必行。

1.3文檔安全的保障

云技術模式當中，“云”中包含了大量服務器，形成了一個共享平臺。因此即便其中某臺服務器出現(xiàn)了故障，依舊不會對文檔管理和利用產(chǎn)生不良影響。其他服務器能夠在最短時間內代替故障服務器，并將其中的數(shù)據(jù)完全拷貝到本臺設備當中。通過重新啟動服務器，繼續(xù)獲得相應的服務。在此基礎上，企業(yè)檔案管理工作能夠真正意義上實現(xiàn)無間斷、安全服務，避免傳統(tǒng)文檔管理工作中硬件故障等問題，為企業(yè)文檔管理有效性的提升奠定了堅實的基礎。

1.4緩解人員匱乏的方法

檔案信息化改革趨勢不斷深化，企業(yè)檔案管理工作對高素質、信息化人才需求量越來越大。但是該方面人才數(shù)量并不多，難以滿足企業(yè)檔案管理需求。而文檔云化管理模式則能夠有效緩解這一問題[1]。云的另一端具有專業(yè)管理人員對系統(tǒng)軟件及硬件進行維護，能夠為企業(yè)檔案管理帶來更多便利?？梢姡髽I(yè)文檔云化管理之必要性非常明顯，是企業(yè)順應時代發(fā)展趨勢的具體表現(xiàn)，也是提升自身實力的重要途徑。

二、企業(yè)文檔云化管理應用相關建議

結合上文中企業(yè)文檔云化管理必要性，筆者認為企業(yè)在實踐中可以從以下幾個方面入手：

第一，做好規(guī)劃和準備。企業(yè)要結合自身IT需求，對文檔云化管理模式的引入做出詳細的規(guī)劃和準備，如企業(yè)預期目標、選擇的供應商等。按照詳細的規(guī)劃開展工作，能夠確保文檔云化管理積極作用的有效發(fā)揮。

第二，落實安防工作。文檔中含有很多企業(yè)的機密信息，因此做好安防工作非常必要。詳細來說，首先要對現(xiàn)有安防管理設備性能進行分析，同時將云技術作為基礎框架，明確其中存在的問題、可能預見的風險等，最終做好綜合性評估。其次企業(yè)應針對不同的云模型等進行分析，明確適合自己的云模型，合理選擇路線[2]。通常來說，當前公有云較適合大型企業(yè)，而私有云更適合中小型企業(yè)。最后針對現(xiàn)有安防漏洞進行完善和調整，為企業(yè)文檔管理工作提供保障。只有這樣，才能夠加快企業(yè)發(fā)展進程，避免受到不良因素的影響。

第三，選擇方案。選擇云技術作為文檔管理核心技術，勢必要對IT管理體制進行調整。因此企業(yè)管理者應對IT基礎設施進行針對性調整。如部門人員數(shù)量等，實現(xiàn)對現(xiàn)有資源的優(yōu)化重組，從而推進企業(yè)文檔管理工作持續(xù)發(fā)展。

結論：綜上所述，云技術自身具有靈活性、便捷性等優(yōu)勢，在文檔管理中的應用將成為未來企業(yè)管理工作改革的必然趨勢。因此企業(yè)應及時了解云技術，結合企業(yè)文檔工作特點，堅持合理原則，將二者有機整合到一起，深入挖掘文檔資源，不斷提高企業(yè)文檔管理水平，從而促進企業(yè)又好又快發(fā)展。

參 考 文 獻

[1]劉嬪蘭.云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應用研究[J].今日中國論壇，2013，（07）：38-39.

[2]陸瑩潔.數(shù)字信息技術在檔案管理中的應用必要性[J].辦公室業(yè)務，2014，（11）：139-140.