芻議加強企業(yè)的檔案管理工作

張睿華

企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經濟效益的一項服務性工作。自新中國成立以后，我國的檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內容到管理方法、管理手段都發(fā)生了很大變化。國家相關檔案法律法規(guī)的相繼出臺，為企業(yè)檔案管理工作提供了法律保障。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，社會信息化進程的加快，如何做好企業(yè)檔案管理工作就顯得越來越重要。在服務型社會大環(huán)境下，作為一個企業(yè)檔案管理人員，我認為要從三個方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集關；拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化；創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率，才能科學的開發(fā)和利用好企業(yè)檔案資源，高質量、高效率為提高企業(yè)經濟效益做好服務工作。

一、加大收集力度，努力把好收集關

廣泛收集是基礎。收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，做好收集工作要從接收范圍、完整程度、利用價值、質量等方面嚴格把關。隨著社會的不斷發(fā)展，各種門類、各種載體形態(tài)的檔案將不斷產生，檔案的數(shù)量和種類日益增加。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，加強文件的前期控制，保證收集渠道的暢通，以便把有價值的文件收集齊全。

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項管理活動相同步，與項目的實施過程相同步，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業(yè)檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，形成網絡體系。首先，要結合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協(xié)調企業(yè)內部之間的關系，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎工作。其次，企業(yè)檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業(yè)經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展企業(yè)管理工作服務，為企業(yè)各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。只有做好企業(yè)檔案的收集工作，才能保證企業(yè)檔案的完整性。

同時企業(yè)檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強企業(yè)全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于企業(yè)檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

企業(yè)檔案管理人員要與時俱進。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要檔案管理人員重視業(yè)務知識學習，有扎實的檔案管理理論知識、科技知識。因為在科技日新月異發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，因此，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質，才能做好新時期的企業(yè)檔案管理工作。

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對企業(yè)檔案工作的新要求，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理人員要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。切實做好電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作，確保電子文件的真實、完整、有效。利用計算機輔助檔案管理，使歸檔文件整理的編目、檢索、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)由計算機自動或輔助完成，方便快捷，縮短了企業(yè)檔案信息的加工時間，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高歸檔文件整理工作的效率，提升了企業(yè)檔案服務水平。

三、創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務功能是促進企業(yè)檔案工作發(fā)展的前提。企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業(yè)”的思想觀念，要及時“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀念，樹立敢想、敢闖、敢冒風險的大膽開拓精神，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力與動力，堅持以利用為中心的業(yè)務指導思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領域走向經濟建設的主戰(zhàn)場，在處理好企業(yè)檔案利用和安全保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展的基石，傳統(tǒng)的檔案管理觀念、開發(fā)和利用等服務模式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進行創(chuàng)新。一方面要充分利用現(xiàn)代科技，豐富服務內容。檔案管理人員利用現(xiàn)代技術對已收藏的檔案進行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業(yè)檔案室內部局域網及時公布相關信息，實現(xiàn)檔案信息的網上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面立足檔案，拓寬服務領域。加強橫向聯(lián)合，利用現(xiàn)代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理。企業(yè)檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產及管理等各個領域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

總之，企業(yè)檔案管理是整個企業(yè)管理體系的重要組成部分。尤其是在企業(yè)的關鍵部門的檔案管理人員，其工作直接擔負著記載歷史節(jié)點、保存歷史資料的重要職能企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)的騰飛服務。