對繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)探究

謝書鵬

摘 要：隨著我國信息技術(shù)化的發(fā)展，繼續(xù)教育檔案管理逐步趨向信息化管理，本文對繼續(xù)教育檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出繼續(xù)教育檔案管理化的管理措施，希望有利于學(xué)生檔案信息化管理的有效實(shí)施。

關(guān)鍵詞：信息化；繼續(xù)教育；檔案管理

前言：隨著我國高職院校招生人數(shù)的擴(kuò)展以及高職教育體制的改革，高職院校在教學(xué)、科研以及管理等各項(xiàng)活動(dòng)中都積累了豐富的檔案資料，檔案的數(shù)量正在急劇增加，使用的頻率也在快速提高[1]。在傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)無力應(yīng)對目前要求的情況下，推廣并完善信息化檔案管理措施就成了目前檔案管理工作人員最好的選擇。

一、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據(jù)，也缺乏專門的管理軟件進(jìn)行管理。高職院校檔案信息化建設(shè)隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考。存在著檔案管理制度不健全，檔案管理、分類、保存和工作人員的工作效率不高，學(xué)生檔案管理人員的信息化管理技術(shù)的水平欠缺，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，以及檔案管理信息化投入不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理效率不高、檔案收集不全以及整理歸檔存在問題等。

二、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）完善繼續(xù)教育檔案管理制度。由于學(xué)生檔案管理規(guī)章制度不夠健全，很多設(shè)備檔案收集不全，各項(xiàng)資料的填寫不規(guī)范，包括相應(yīng)的修改、備注和變更等，加上學(xué)生對檔案管理的監(jiān)督力度不夠，使檔案缺乏準(zhǔn)確性和完整性。因此要完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，加大對檔案資料管理的監(jiān)督力度，做一個(gè)完整的規(guī)劃，各項(xiàng)資料要進(jìn)行多項(xiàng)備份，利用信息化管理設(shè)備進(jìn)行文字備份、圖像備份，而實(shí)際材料也要分類收集。管理人員要多次審閱，以保證資料的準(zhǔn)確性和完整性。制定一個(gè)時(shí)間段對學(xué)生以往的實(shí)際紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽查，信息技術(shù)人員也定期要對網(wǎng)絡(luò)平臺的基建檔案資料進(jìn)行篩查，維護(hù)各類信息設(shè)備的安全性。通過完善信息化檔案管理規(guī)章制度，建立一個(gè)有效的管理體系，促進(jìn)基建檔案規(guī)范化管理，提高學(xué)生的工作效率，保證檔案資料的質(zhì)量。

（二）招聘信息化設(shè)備管理的專業(yè)人員及強(qiáng)化培訓(xùn)。某些檔案管理人員或信息系統(tǒng)技術(shù)人員的檔案管理意識薄弱，對檔案管理不夠重視，學(xué)生方面也缺少信息化設(shè)備的基建檔案管理人才。對此，要加強(qiáng)對基建檔案管理人員的培訓(xùn)，引進(jìn)信息化系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理人員的工作態(tài)度和工作能力是學(xué)生檔案管理水平的直接保障，要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)?？梢酝ㄟ^在職技能培訓(xùn)，參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)新知識，或到更好的學(xué)生進(jìn)修。鼓勵(lì)管理人員加強(qiáng)自身技能學(xué)習(xí)，參與信息化檔案管理交流學(xué)會，提高信息化管理的工作能力。同時(shí)在招聘相關(guān)檔案信息系統(tǒng)技術(shù)人員時(shí)要注重應(yīng)聘人員的專業(yè)技能、學(xué)歷、個(gè)人態(tài)度和工作能力，以保障能引進(jìn)熟練掌握信息化管理檔案資料的人才。

（三）加大對基建檔案管理的資金投入。當(dāng)下，我國大多數(shù)學(xué)生的基建檔案管理科的分配用房較少，檔案資料、信息設(shè)備所處的環(huán)境也缺乏安全保障，不符合防濕防潮、防火、防高溫等基本要求，很多信息化系統(tǒng)或設(shè)備沒有進(jìn)行更新或升級。因此，要加大對基建管理科的資金投入，要改善檔案管理設(shè)備和資料的存放環(huán)境，保障其安全性。要設(shè)立獨(dú)立的檔案資料庫房對資料進(jìn)行分類存放，信息化設(shè)備儀器要和原始圖文資料庫房要分開，設(shè)置檔案借閱室和辦公室。同時(shí)購進(jìn)一些先進(jìn)的儀器設(shè)備，協(xié)同相關(guān)信息技術(shù)公司，開發(fā)一套符合學(xué)生的應(yīng)用軟件。安裝局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)全院查閱平臺，設(shè)置查閱權(quán)和使用權(quán)限。設(shè)備儀器需具備高分辨率掃描儀、三維立體圖像儲存。可對文件資料、聲音、視頻和圖片進(jìn)行統(tǒng)一管理，有編輯、查找窗口，有打印學(xué)生檔案和統(tǒng)計(jì)應(yīng)用等功能，方便歸檔。并和辦公系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案信息的共享、接收和移交。應(yīng)制定健全的檔案信息化管理制度來規(guī)范信息化建設(shè)過程，并規(guī)范管理電子檔案信息資源的利用等，使信息化建設(shè)過程更制度化、規(guī)范化。

結(jié)束語：檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，除

了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率，高職院校檔案信息化建設(shè)勢在必行。因此，要完善基建檔案管理制度，加大對檔案資料管理的監(jiān)督力度，要求對資料進(jìn)行審查與核對，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)要提高檔案管理人員的工作能力，加大對基建管理科的資金投入，改善檔案資料的存放環(huán)境，以便于資料的借閱、存放和管理。進(jìn)行全院聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理的有效實(shí)施，保證學(xué)生信息管理的統(tǒng)一化規(guī)范化，提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田東江. 高校檔案管理信息化建設(shè)的困境與出路探究[J]. 蘭臺世界，2015，S5：76-77.