人事檔案管理的有效性

高欣宇

摘 要：人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時，都需要使用檔案，是人事管理與企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；有效性

一、人事檔案管理的重要性

材料的真實性、可靠性。企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要看此人的成長學(xué)習(xí)歷程，當(dāng)然也包括是否有記過處罰等。從而為企業(yè)進行干部任免、調(diào)配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策、人力調(diào)配提供了必要的依據(jù)。如一個新的項目，需要相關(guān)的人才，在眾多工作人員中，組織者不可能完全熟知每個人的特長、能力及相關(guān)的工作經(jīng)驗，但是人力資源就可以通過人事檔案，快速了解相應(yīng)信息，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析。

二、人事檔案管理的漏洞

現(xiàn)今，人事檔案管理有一些漏洞。一是忽略了檔案管理工作的重要性。很多人對人事檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，總認(rèn)為人事檔案管理可有可無，只是一項保管工作，只要不丟失，保密好就行，沒什么大不了的。二是硬件管理設(shè)備差。一些單位企業(yè)具備管理軟件或相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但有些單位還處在老式的管理階段。會出現(xiàn)整理不及時、遺漏等問題。三是棄檔情況日漸嚴(yán)重。

三、提高人事檔案管理的有效性

時代在進步，事事在發(fā)展，人事檔案管理不僅要保持檔案不分散、檔案不互相混亂、檔案不丟失不泄密、檔案不遭到損壞，還要建立完善的人事檔案管理制度。一方面，制定單位內(nèi)部的管理制度和章程，明確人事檔案管理的責(zé)任人，人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內(nèi)容的真實性與完整性，做到不漏項，做好安全保密工作，避免人為因素導(dǎo)致的泄密可能。另一方面建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經(jīng)濟日益興起的當(dāng)今社會，單位對人才質(zhì)量和數(shù)量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于推動人才的流動以及人事檔案管理的規(guī)范化、社會化和現(xiàn)代化。

新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發(fā)展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應(yīng)提高效率的需要和發(fā)展的需要。光有措施還不夠，還要落實措施。習(xí)近平總書記強調(diào)：“不務(wù)實、不落實，再好的藍圖也是鏡中花、水中月?！边@說明了抓落實的重要意義。但實際工作中，落實難、難落實，不落實、落不實的問題仍然存在。是否真正將要求落到實處？何時落實？如何落實？這就要求管理人員有強烈的責(zé)任意識，不僅是對工作的負責(zé)，也是對自己負責(zé)。改變以往觀念，改“?！睘榉?wù)。過去，提到管人事的，覺得真是牛氣的部門。隨著時代的發(fā)展，越來越強調(diào)“以人為本”，人事檔案管理必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式和思想的影響，把“以物為本”變成以服務(wù)每個員工、服務(wù)檔案利用者為本。

及時增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些著重反映個人科技水平、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業(yè)發(fā)展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。及時更新，加強人事檔案的時效性。根據(jù)實際情況劃分人事檔案?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的實際情況劃分不同類，如技術(shù)、年齡、性別等將人事檔案，以便企業(yè)在輸送人才、調(diào)配人才。加大投入、加快檔案管理信息化進程。電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。對管理人員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理設(shè)備的操作，增強檔案管理信息化？。將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存？，方便查閱。國家提倡“大數(shù)據(jù)”，提倡共享經(jīng)濟，人事檔案管理也要跟上時代的腳步，實現(xiàn)信息化管理，資源共享。另外，現(xiàn)在大部分地區(qū)及單位還是采用紙質(zhì)的人事檔案，在檔案管理中，要注意對檔案的保管，經(jīng)常保持檔案管理室的通風(fēng)良好、室內(nèi)干凈整潔、空氣干燥，防止檔案損壞或蟲蛀。還要注意不能在檔案管理室內(nèi)吸煙，防止檔案的認(rèn)為損壞。培養(yǎng)檔案管理人員的搶救檔案能力，遇突發(fā)情況，最快的搶救檔案，把損失降低到最小。

結(jié)束語：人事檔案管理在整個單位管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，對單位人力資源的流動產(chǎn)生重要影響。但受到企業(yè)改革等各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發(fā)展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清改革是加速人事檔案工作的大趨勢，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。

參考文獻：

[1] 人事檔案管理的有效性，洪玉鳳