釘釘在煙草公司辦公中的應(yīng)用探討

呂大淦

摘要：隨著通訊技術(shù)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了各行各業(yè)謀求管理模式變革的主要途徑，以提高團(tuán)隊(duì)管理水平、增強(qiáng)工作溝通即時(shí)性和便利性的辦公平臺(tái)——釘釘也應(yīng)運(yùn)而生。在煙草公司的辦公中，如何利用互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢(shì)，借助釘釘這一辦公平臺(tái)，提高煙草公司辦公的效率，是煙草行業(yè)的一大課題。本文將從什么是釘釘、釘釘?shù)奶厣δ芤约盁煵莨救绾卫冕斸斶@一平臺(tái)來(lái)進(jìn)行介紹。

關(guān)鍵詞：釘釘；煙草公司；辦公管理；簡(jiǎn)道云

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）024-0000-02

一、釘釘簡(jiǎn)介

移動(dòng)辦公具有傳統(tǒng)辦公不可比擬的優(yōu)越性，也是煙草公司實(shí)現(xiàn)辦公高效化、可視化的途徑。釘釘作為一款移動(dòng)辦公平臺(tái)，將會(huì)為煙草公司提供更加專(zhuān)業(yè)、更加高效的辦公模式。

釘釘是由阿里巴巴集團(tuán)開(kāi)發(fā)的一款辦公軟件，它專(zhuān)注于企業(yè)團(tuán)隊(duì)管理、工作即時(shí)溝通，為用戶提供了移動(dòng)辦公、協(xié)同辦公、遠(yuǎn)程化管理的平臺(tái)。釘釘平臺(tái)的特色服務(wù)，如“已讀”、“釘盤(pán)”，提升了企業(yè)內(nèi)部、外部的溝通效率，轉(zhuǎn)變了企業(yè)的辦公模式，提高了企業(yè)的辦公效率。第三方的“簡(jiǎn)道云”服務(wù)更是為用戶提供了辦公應(yīng)用定制平臺(tái)，滿足了多樣化地辦公需求。釘釘以其強(qiáng)大的功能，將在煙草公司辦公中發(fā)揮巨大的作用。

二、釘釘?shù)奶厣δ芙榻B

1.釘釘是一個(gè)工作方式

無(wú)論是大公司還是小公司，都會(huì)面臨這樣一個(gè)問(wèn)題：當(dāng)群發(fā)消息或者通知并要求收到回復(fù)時(shí)，總是會(huì)有一些職工沒(méi)有反饋。釘釘?shù)摹耙炎x”功能創(chuàng)造性地解決了群發(fā)消息的反饋問(wèn)題，提高了群發(fā)消息的有效性，也為消息發(fā)布者節(jié)省了大量的時(shí)間。

釘釘還提供了一個(gè)DING的功能，實(shí)現(xiàn)了消息必達(dá)，緊急事情還可以通過(guò)語(yǔ)音，短信等多種方式把消息DING給你想DING的用戶，消息必達(dá)，通知高效。

釘釘提供的企業(yè)通訊錄功能，全員共享，找人方便，高管保護(hù)，安全無(wú)憂。很好的解決了同事之間電話號(hào)碼記不住的問(wèn)題，換手機(jī)又要重新存號(hào)碼等。以浙江煙草為例，可以查詢(xún)?nèi)煵菹到y(tǒng)內(nèi)的通訊錄。極大的方便了同事之間溝通交流。

釘釘也為企業(yè)提供了高清語(yǔ)音電話會(huì)議的功能，有效提高了會(huì)議的效率，隨時(shí)隨地可以召集企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行電話會(huì)議的召開(kāi)。

2.“釘盤(pán)”使文件資源共享更加便捷

在企業(yè)的日常辦公中，有大量的文件需要存儲(chǔ)，包括公司系統(tǒng)性的文件，如請(qǐng)假流程、審批表格等；員工之間相互交流用的資料；員工與客戶溝通中的資料等。那么在辦公中就會(huì)有這樣一個(gè)需求：有足夠大的空間存儲(chǔ)這些文件，文件能夠方便、快速的找到。“釘盤(pán)”作為釘釘?shù)囊淮筇厣δ?，一是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供多達(dá)幾百G的存儲(chǔ)空間；二是能將通訊交流中的文件保存到“釘盤(pán)”中，避免了因?yàn)榻涣餍畔⑦^(guò)多，文件被淹沒(méi)不易找到的問(wèn)題；三是能夠保證文件必達(dá)，類(lèi)似于“已讀”功能，“釘盤(pán)”開(kāi)發(fā)了文件查收狀態(tài)跟蹤功能，能夠在界面反饋對(duì)方是否已經(jīng)查看文件，無(wú)需多次確認(rèn)?！搬敱P(pán)”的出現(xiàn)，提高企業(yè)文件資源使用的便捷性，減少了員工的工作量。另外釘盤(pán)還可以創(chuàng)建群，分享文件；當(dāng)然也可以創(chuàng)建個(gè)人文件夾，保存那些與工作相關(guān)的文件，當(dāng)然也可以上傳生活相關(guān)的文件。煙草內(nèi)部創(chuàng)建的很多企業(yè)群，大家都在群里的釘盤(pán)中分享文件，工作經(jīng)驗(yàn)，一些表格，會(huì)議紀(jì)要等等。合理利用好釘盤(pán)，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方就可以工作。

3.“簡(jiǎn)道云”實(shí)現(xiàn)了辦公平臺(tái)的量身定做

在企業(yè)辦公中，不同的業(yè)務(wù)部門(mén)有不同的辦公需求。這種辦公的多樣化，從根本來(lái)說(shuō)，它有著這樣的需求，用戶能夠定制辦公平臺(tái)，且不需要專(zhuān)業(yè)的編程技術(shù)，操作可行、方便?！昂?jiǎn)道云”的出現(xiàn)從技術(shù)上、內(nèi)容上滿足用戶辦公多樣化的需求。它提供了人事管理、運(yùn)營(yíng)管理、客戶管理、庫(kù)存管理等豐富的辦公定制模板，用戶可根據(jù)自身部門(mén)的需求，靈活定制辦公平臺(tái)，定制后可即時(shí)使用或者發(fā)布給部門(mén)及企業(yè)員工。在這個(gè)過(guò)程中，無(wú)編程要求，大大降低了辦公平臺(tái)定做的技術(shù)門(mén)檻。

三、釘釘在煙草公司辦公管理中的應(yīng)用條件

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，移動(dòng)辦公成為了必然。由通訊技術(shù)發(fā)展來(lái)看，移動(dòng)通信越來(lái)越便捷，無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋也越來(lái)越廣，這就滿足了煙草公司的工作人員隨時(shí)隨地利用手機(jī)App來(lái)處理辦公事項(xiàng)。由辦公效率來(lái)看，移動(dòng)辦公解除了時(shí)間和空間的限制，煙草公司員工的辦公擺脫了辦公地點(diǎn)、辦公時(shí)間的限制，可通過(guò)手機(jī)處理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事情。這種方式有效地實(shí)現(xiàn)了辦公的流動(dòng)化、工作的協(xié)同化和管理的遠(yuǎn)程化，從而使得辦公的效率和管理的質(zhì)量有大幅度地提高，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的辦公效率。

在使用中，“釘釘”作為一款實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的軟件，它的優(yōu)點(diǎn)如下：

免費(fèi)且支持不同客戶端使用，節(jié)約了平臺(tái)開(kāi)發(fā)成本。在煙草公司中，有大量的職工，不同的職工會(huì)使用不同的客戶端，例如安卓系統(tǒng)、ios系統(tǒng)等，“釘釘”解決了傳統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)不能跨越平臺(tái)使用的問(wèn)題，同時(shí)免費(fèi)使用，為煙草公司節(jié)約了開(kāi)發(fā)辦公系統(tǒng)的費(fèi)用。

“簡(jiǎn)道云”滿足了煙草公司不同部門(mén)的辦公需求。作為一個(gè)完整的企業(yè)，煙草公司往往有多個(gè)部門(mén)：生產(chǎn)部、采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部、人事部等。這些部分的工作內(nèi)容不同、對(duì)辦公軟件的需求也各不相同，且辦公內(nèi)容會(huì)隨時(shí)間進(jìn)行一些調(diào)整，這就要求辦公平臺(tái)具有一定的靈活性。而又由于煙草公司的職工不是專(zhuān)業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)人員，這就需要在辦公軟件的私人定值時(shí)具有可操作性?！昂?jiǎn)道云”作為釘釘?shù)亩ㄖ茟?yīng)用工具，能夠?yàn)橛脩籼峁┍韱?、?bào)表以及流程的個(gè)人設(shè)計(jì)。同時(shí)為了方便用戶操作，“簡(jiǎn)道云”提供了大量的應(yīng)用模板，煙草公司的工作人員可根據(jù)自身部門(mén)的業(yè)務(wù)需求開(kāi)發(fā)不同的辦公應(yīng)用軟件，操作簡(jiǎn)單方便，降低了編程的專(zhuān)業(yè)門(mén)檻。

四、釘釘在煙草公司辦公中的應(yīng)用探索

1.基于“釘釘”辦公平臺(tái)，提升煙草公司辦公效率

煙草公司在“釘釘”上創(chuàng)建辦公平臺(tái)時(shí)，可從公司系統(tǒng)消息、日常事務(wù)、部門(mén)事務(wù)這三大部分來(lái)考慮。第一步是在釘釘平臺(tái)上創(chuàng)建煙草公司團(tuán)隊(duì)，將公司的員工加到這個(gè)團(tuán)隊(duì)中；第二步根據(jù)員工在煙草公司中的不同職位以及流程需要，分配不同的權(quán)限；第三步不同部門(mén)根據(jù)需求，利用“簡(jiǎn)道云”創(chuàng)建滿足本部門(mén)需求的辦公應(yīng)用。

公司系統(tǒng)消息應(yīng)設(shè)置為每個(gè)員工可見(jiàn)，公司系統(tǒng)消息主要包括煙草行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)、國(guó)家或地方關(guān)于煙草的新聞及政策、本公司的通知公告。在公司系統(tǒng)界面還應(yīng)該包括本公司不同部門(mén)的簡(jiǎn)介、聯(lián)系方式等，方便員工之間進(jìn)行交流。由于公司的系統(tǒng)消息為所有員工可見(jiàn)，所以該部分信息的發(fā)布具有公司官方意義，因此該部分應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息的更新和運(yùn)營(yíng)，且應(yīng)保證信息和政策的正確性、實(shí)時(shí)性。

2.借助“釘盤(pán)”，文件交流更安心、便捷

在煙草公司中，首先部門(mén)內(nèi)部員工之間的交流，會(huì)有大量的文件上傳；其次部門(mén)間也會(huì)涉及到各類(lèi)文件；最后是與客戶交流中，更是有大量的信息需要儲(chǔ)存。這些文件往往會(huì)淹沒(méi)在大量的聊天信息中，在傳統(tǒng)的交流平臺(tái)中，往往是翻找聊天記錄，查詢(xún)相應(yīng)的文件，有時(shí)甚至?xí)z忘對(duì)方曾經(jīng)發(fā)過(guò)文件，這就降低了職工的工作效率，增大了職工的工作量。而 “釘盤(pán)”具有容量大，使用方便的特點(diǎn)，可以追蹤文件查看狀態(tài)，滿足了用戶的需求。以員工和客戶、員工間的交流為例，介紹“釘盤(pán)”在煙草公司中的應(yīng)用。

在煙草的經(jīng)營(yíng)中，為了使客戶及時(shí)了解公司經(jīng)營(yíng)的煙草信息，銷(xiāo)售人員往往需要跟客戶發(fā)送一些文件進(jìn)行溝通。在傳統(tǒng)的文件交流中，銷(xiāo)售人員發(fā)送完文件后系統(tǒng)是沒(méi)有任何反饋的，客戶是否收到文件了，需要每個(gè)銷(xiāo)售人員再次進(jìn)行確認(rèn)。從情感上說(shuō)，這增加了與客戶的距離感。而“釘盤(pán)”實(shí)現(xiàn)了文件接收狀態(tài)的追蹤，當(dāng)用戶看到文件后，銷(xiāo)售人員可立即跟進(jìn)，介紹最新的煙草產(chǎn)品，進(jìn)行銷(xiāo)售等。

在“釘盤(pán)”中，同樣可建立團(tuán)隊(duì)，分享工作中所用的文件。例如要對(duì)某一煙草營(yíng)銷(xiāo)方案進(jìn)行討論時(shí)，便可以在“釘盤(pán)”中建立團(tuán)隊(duì)，將參加討論的人員拉進(jìn)來(lái)，并分享待討論的營(yíng)銷(xiāo)方案，方便了團(tuán)隊(duì)的溝通與交流，提高了團(tuán)隊(duì)的工作效率。

3.搭載“簡(jiǎn)道云”，煙草公司部門(mén)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)應(yīng)用定制化

在煙草公司中，核心部門(mén)主要有煙草的營(yíng)銷(xiāo)、專(zhuān)賣(mài)、物流以及公司的財(cái)務(wù)。這些部門(mén)具有一定的獨(dú)立性和協(xié)同性，職能不同，對(duì)辦公平臺(tái)的要求也不同，并且業(yè)務(wù)也會(huì)有一定的更新，這就要求辦公平臺(tái)具有一定的靈活性?！昂?jiǎn)道云”作為一款辦公應(yīng)用定制平臺(tái)，恰好可以滿足企業(yè)個(gè)性化的需求。具體以煙草公司的營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為例，介紹“簡(jiǎn)道云”如何定制應(yīng)用。

煙草營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的主要任務(wù)是通過(guò)煙草市場(chǎng)的分析，瞄準(zhǔn)市場(chǎng)對(duì)煙草的需求，制定合適的煙草銷(xiāo)售計(jì)劃。作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，這就需要進(jìn)行分工。首先營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)，建立營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目，根據(jù)部門(mén)員工的實(shí)際情況下發(fā)本部門(mén)的工作計(jì)劃，使員工能夠明確看到在每一步中自己的分工，提高員工的責(zé)任感。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，在釘釘中及時(shí)提交工作日志，便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作進(jìn)行督查，這有助于提高員工的工作積極性，減少拖延現(xiàn)象的發(fā)生。

在煙草營(yíng)銷(xiāo)中，還有一個(gè)重要的對(duì)象，那就是客戶。為了全面掌握、記錄與用戶的交流信息，可利用“簡(jiǎn)道云”中的客戶管理系統(tǒng)，創(chuàng)建滿足煙草公司營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)需求的管理平臺(tái)。圖1是利用“簡(jiǎn)道云”創(chuàng)建的推廣品牌進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)零售戶的進(jìn)銷(xiāo)存管理，更能真實(shí)反映市場(chǎng)對(duì)新品卷煙的認(rèn)可與否。

圖1是“烏鎮(zhèn)之戀”的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，第一利用表格展示了在香煙在不同地區(qū)的銷(xiāo)售情況，第二利用柱狀圖橫向比較了香煙的銷(xiāo)售額，統(tǒng)計(jì)信息非常明了、直觀，有利于銷(xiāo)售人員對(duì)不同市場(chǎng)進(jìn)行整體性的評(píng)估，方便銷(xiāo)售工作的進(jìn)行。簡(jiǎn)道云還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的零售戶信息統(tǒng)計(jì)，包括每日零售店的進(jìn)貨量、銷(xiāo)售量以及庫(kù)存量。方便銷(xiāo)售人員及時(shí)聯(lián)系零售商，進(jìn)行補(bǔ)貨，增強(qiáng)銷(xiāo)售的主動(dòng)性?？梢岳煤?jiǎn)道去畫(huà)出各種對(duì)比圖形，簡(jiǎn)道云提供了柱形圖，折線圖，餅圖，面積圖，雷達(dá)圖和圓環(huán)圖這幾種常用的圖表，直觀的反應(yīng)不同地區(qū)的銷(xiāo)售狀況，有利用銷(xiāo)售人員了解某一品牌香煙在不同區(qū)域的銷(xiāo)售力和對(duì)客戶的吸引力，方便銷(xiāo)售人員及時(shí)調(diào)整銷(xiāo)售戰(zhàn)略，針對(duì)不同區(qū)域，投放相對(duì)有吸引力的品牌。

圖2是用“簡(jiǎn)道云”定制的客戶登記管理表，包括回頭客、定點(diǎn)客戶等。這些功能使得客戶信息一目了然，方便營(yíng)銷(xiāo)人員根據(jù)不同客戶的特點(diǎn)和需求，提供相應(yīng)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的個(gè)性化、差異化，增強(qiáng)客戶的牢固性和忠誠(chéng)度，提高煙草公司的競(jìng)爭(zhēng)力。簡(jiǎn)道云在表單設(shè)計(jì)時(shí)提供十四種表單控件除了常用的單行文本，數(shù)字，地址等控件之外，簡(jiǎn)道云還增加了子表單、掃描控件、GPS定位控件等，使用場(chǎng)景更廣泛。這樣的表單設(shè)計(jì)功能能夠基本滿足我們?nèi)粘９ぷ餍枨??？梢詫?shí)現(xiàn)EXCEL的導(dǎo)入導(dǎo)出，外鏈拓展（給表單加個(gè)標(biāo)記，追蹤數(shù)據(jù)來(lái)源），自定義查詢(xún)條件，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與聯(lián)動(dòng)（用來(lái)對(duì)另一張表單中已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)，進(jìn)行直接調(diào)用或者有條件地調(diào)用。），還可以使用公式與函數(shù)，表單校驗(yàn)（即數(shù)據(jù)如果不滿足校驗(yàn)條件時(shí)，不允許提交）。

簡(jiǎn)道在表單制作，報(bào)表設(shè)計(jì)，流程引擎等方面都很方便，實(shí)現(xiàn)了零編碼快速搭建應(yīng)用，按需定制，四兩撥千斤。能用的地方實(shí)在太多，如客戶管理，銷(xiāo)售數(shù)據(jù)上報(bào)，訂單管理，設(shè)備管理，庫(kù)存管理等。

五、總結(jié)

煙草公司辦公自動(dòng)化對(duì)于減少職工工作量、提高職工工作效率、提升公司競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。本文主要介紹了“釘釘”這一辦公平臺(tái)的主要特點(diǎn)以及它在煙草行業(yè)中進(jìn)行應(yīng)用的可行性條件，最后介紹了“釘釘”在煙草公司中的應(yīng)用。煙草公司業(yè)務(wù)較為復(fù)雜，對(duì)辦公平臺(tái)有著極高的要求，而“釘釘”這一專(zhuān)業(yè)辦公平臺(tái)具有強(qiáng)大而豐富的功能，且定制門(mén)檻低，無(wú)需進(jìn)行編程的“簡(jiǎn)道云”使釘釘更加具有可擴(kuò)展性、修改性和靈活性，這將為煙草公司實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化以及辦公的規(guī)范化帶來(lái)極大的幫助，從而降低員工的工作量和出錯(cuò)率，提高煙草企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而提升煙草企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

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