文/曲雁羽/

糧食行政處罰案卷管理中不容忽視的幾個問題

文/曲雁羽/

國務(wù)院發(fā)布的《全面推進依法行政實施綱要》明確要求“行政機關(guān)要健全行政執(zhí)法案卷評查制度。應(yīng)當(dāng)建立有關(guān)行政處罰、行政許可、行政強制等行政執(zhí)法的案卷。對公民、法人和其他組織的有關(guān)監(jiān)督檢查記錄、證據(jù)材料、執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)立卷歸檔?！?糧食行政處罰案卷管理應(yīng)當(dāng)嚴格按照上述要求，并落實好以下三方面工作。

一、案卷材料要規(guī)范翔實

對涉糧違法行為實施行政處罰前，糧食執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)告知行政管理相對人作出行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)及依法享有的陳述和申辯權(quán)利，并按照《中華人民共和國行政處罰法》規(guī)定的簡易程序、一般程序、聽證程序?qū)嵤┨幜P，同時做好適用不同處罰程序案卷的整理和歸檔工作。案卷內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括卷宗、目錄、檢查通知書、檢查登記表、案件討論記錄、案件調(diào)查終結(jié)報告、行政處罰事先告知書、聽證告知書、行政處罰決定書及銀行繳款票據(jù)等。

（一）簡易程序案卷歸檔材料。簡易程序只適用于當(dāng)場作出的行政處罰決定，是“違法事實確鑿并有法定依據(jù)”的涉糧違法案件，處罰額度“對公民處以五十元以下、對法人或者其他組織處以一千元以下罰款”或者警告的行政處罰的。簡易程序案卷歸檔材料應(yīng)當(dāng)有卷宗、目錄、檢查登記表、當(dāng)場處罰決定書及銀行繳款單。

（二）一般程序案卷歸檔材料。一般程序行政處罰應(yīng)當(dāng)制作詢問或者檢查筆錄，案件調(diào)查終結(jié)后，根據(jù)案件情節(jié)輕重及具體情況，作出行政處罰決定，對情節(jié)復(fù)雜或者重大違法行為給予較重的行政處罰，應(yīng)當(dāng)集體討論決定。同時，應(yīng)當(dāng)告知行政管理相對人所具有的陳述或者申辯的權(quán)利。鑒于此，對于一般程序的涉糧行政處罰案卷應(yīng)當(dāng)有卷宗、目錄、檢查通知書、檢查記錄、調(diào)查終結(jié)報告、案件討論記錄、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書及銀行繳款票據(jù)等。

（三）聽證程序案卷歸檔材料。聽證程序的行政處罰是指作出責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或者執(zhí)照、較大數(shù)額罰款等行政處罰。對于糧食執(zhí)法而言，當(dāng)擬作出吊銷《糧食收購許可證》或較大數(shù)額罰款時，必須告知行政管理相對人具有聽證權(quán)利。關(guān)于較大數(shù)額罰款具體標準，《中華人民共和國行政處罰法》規(guī)定各?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）結(jié)合實際制定。如吉林省人民政府《關(guān)于行政處罰聽證范圍中“較大數(shù)額罰款”數(shù)額的規(guī)定》中明確，“對個人處以1000元以上罰款的，對法人或者其他組織處以5000元以上罰款的”，當(dāng)事人提出申請要求聽證的，糧食管理部門應(yīng)當(dāng)組織聽證，并制作聽證筆錄。鑒于此，聽證程序案卷，除了具備一般程序案卷所需的材料外，還應(yīng)當(dāng)有行政管理相對人的聽證申請書及聽證會議制作的筆錄。

其他特殊情況，如行政管理相對人對糧食行政機關(guān)作出的行政處罰決定不服，并提起申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟的，相關(guān)材料也要一并歸檔。

二、案卷保管期限要合理把握

依據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四條規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！睆奈覈壳暗那闆r看，國家及省級糧食部門尚沒有出臺關(guān)于糧食執(zhí)法案卷保管期限的具體規(guī)定。如何確定保管年限，筆者認為最低保管年限應(yīng)在5年以上。依據(jù)《中華人民共和國行政訴訟法》第四十六條第二款規(guī)定 “因不動產(chǎn)提起訴訟的案件自行政行為做出之日起超過20年，其他案件自行政行為做出之日起超過5年提起訴訟的，人民法院不予受理。” 糧食行政處罰案件屬于“其他案件”范疇。雖然《中華人民共和國行政復(fù)議法》和《中華人民共和國行政訴訟法》有行政管理相對人“可以自知道該具體行政行為之日”及“自知道或者應(yīng)當(dāng)知道做出行政行為之日”起，60日內(nèi)提起行政復(fù)議，或6個月內(nèi)提起行政訴訟的規(guī)定，但這里的時限是保護行政管理相對人的正常訴訟時限，一旦出現(xiàn)訴訟例外情況亦不能忽略。如行政管理相對人“因不可抗力或者其他不屬于其自身的原因耽誤起訴期限的，被耽誤的時間不計算在起訴期限內(nèi)”，盡管此種例外并不多見，但司法實踐中確實存在，因此，合理掌握案卷保管期限對糧食執(zhí)法來說非常重要。

三、案卷監(jiān)管要提檔升級

應(yīng)當(dāng)建立行政執(zhí)法案卷互查制度，推進案卷管理提檔升級。行政執(zhí)法案卷互查制度作為“行政機關(guān)的一種事后、內(nèi)部行政執(zhí)法監(jiān)督，主要是通過對案卷的評比檢查，反映并體現(xiàn)行政執(zhí)法活動的過程、結(jié)果和執(zhí)法水平、執(zhí)法質(zhì)量的高低”，最終實現(xiàn)提升行政執(zhí)法水平的目標。建議國家及省級糧食部門通過頂層設(shè)計，研究制定糧食執(zhí)法案卷管理指導(dǎo)意見，明確案卷的保管機構(gòu)、保管年限及具體獎懲措施等。各省、各市州間通過案卷互查，能夠增加糧食行政執(zhí)法行為透明度，督促行政執(zhí)法人員以積極、審慎的態(tài)度，充分發(fā)揮主觀能動性，嚴格依法行政，規(guī)范行政，以免事后被追責(zé)。

（作者單位：吉林省吉林市糧食局）