淺談檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)及數(shù)字檔案館設(shè)想

摘 要：檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程，通過(guò)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)分析，對(duì)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了探討。未來(lái)復(fù)合性數(shù)字檔案館的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問(wèn)題，它是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的一個(gè)不可缺少的手段。尤其是將來(lái)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。國(guó)家檔案館早在2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開(kāi)展起來(lái)，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以現(xiàn)代化的檔案信息實(shí)體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。

第一，更新檔案管理的舊有觀念。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的，默默無(wú)聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會(huì)大眾也把檔案部門看成是一臺(tái)“文件保險(xiǎn)箱”，因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹(shù)立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)、效益意識(shí)，通過(guò)檔案信息服務(wù)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作水平的提高。

第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開(kāi)發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實(shí)現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運(yùn)用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。

2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

過(guò)去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過(guò)程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長(zhǎng)久的保管好紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)使用壽命。

這幾年來(lái)，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財(cái)力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實(shí)際對(duì)麻城市檔案館的重點(diǎn)全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬(wàn)條，進(jìn)行全文掃描323萬(wàn)余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來(lái)建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來(lái)，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫(kù)房翻閱原始文件，而是直接通過(guò)科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時(shí)間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長(zhǎng)了他們的使用壽命。

3 未來(lái)的復(fù)合型數(shù)字檔案館

（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個(gè)新時(shí)代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月發(fā)布的《國(guó)家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國(guó)對(duì)檔案館未來(lái)建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的信息化時(shí)代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲(chǔ)技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲(chǔ)基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時(shí)代的前列，順應(yīng)時(shí)代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)全新的平臺(tái)為社會(huì)提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時(shí)代，無(wú)紙化辦公已逐步興起，建立未來(lái)的“數(shù)字檔案館”是勢(shì)在必行之舉。

然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個(gè)過(guò)程，數(shù)字化時(shí)代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實(shí)選擇。也就是說(shuō)，在未來(lái)社會(huì)里，將會(huì)有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會(huì)的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。

（二）、未來(lái)復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想

未來(lái)的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問(wèn)檔案館的主頁(yè)時(shí)可以隨時(shí)訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開(kāi)放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國(guó)家新近出臺(tái)的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡(jiǎn)訊、業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過(guò)電子郵件提供給注冊(cè)用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁(yè)可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁(yè)上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登?？傊梢蚤_(kāi)辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對(duì)利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開(kāi)辟了一個(gè)全新的天地。

數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時(shí)創(chuàng)建的網(wǎng)頁(yè)上加一個(gè)選項(xiàng)或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨(dú)立的域名和網(wǎng)站?！皵?shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨(dú)具特色的網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)發(fā)可多級(jí)查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊(cè)用戶，給予注冊(cè)用戶更多的訪問(wèn)權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問(wèn)，就會(huì)提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識(shí)。社會(huì)效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會(huì)隨之而來(lái)，這就會(huì)加強(qiáng)檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費(fèi)緊張的狀況。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會(huì)離我們?cè)絹?lái)越近，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會(huì)不斷摸索，研究新方法，解決新問(wèn)題，建設(shè)一個(gè)符合我市實(shí)際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。

參考文獻(xiàn)

[1]楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》

[2]陳春紅：檔案信息化建設(shè)初探[J]，上海檔案，2006（05）

[3]國(guó)家檔案局頒發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》2010年6月

作者簡(jiǎn)介

周紅英，湖北省麻城市檔案局（館），本科。