基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員工作困境與應(yīng)對策略

唐金鳳

摘 要：現(xiàn)今我國基層事業(yè)單位不少檔案管理人員是以兼職的方式存在的，即一人多崗，兼職檔案管理人員雖掌握了一定的檔案管理知識，在實踐中也累積了大量經(jīng)驗，不過這與專業(yè)檔案管理人員相比整體業(yè)務(wù)能力仍存有一定差距，因此要提高基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員工作質(zhì)量，還應(yīng)結(jié)合他們在工作中所遇種種困境，摸索出可行的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；兼職檔案管理人員；工作困境；應(yīng)對策略

基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員與專職檔案人員相結(jié)合組成了檔案隊伍，共同承擔(dān)或獨自承擔(dān)著單位的各類檔案資料收集、整理、保管與利用重任，保證了檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，在規(guī)范檔案管理工作中發(fā)揮了不可替代的作用。但兼職檔案管理人員在實際工作中也遇到了種種問題，亟待解決。

1基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員工作困境

在科技飛速發(fā)展的21世紀(jì)，基層事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資源越來越多，且對檔案管理規(guī)范化提出了更高要求，檔案工作外延進一步擴大，兼職檔案管理人員的作用日益凸顯，但大多基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員都存在專業(yè)不對口現(xiàn)象，檔案管理相關(guān)專業(yè)知識掌握不到位，檔案規(guī)范化管理難度相對比較大。同時，他們除了要做好單位內(nèi)的檔案管理工作，還要做好自己的本職工作，時間和精力較有限，顯得力不從心[1]。此外，兼職檔案管理人員待遇低、工作環(huán)境差、事業(yè)單位崗位設(shè)置上不同等級崗位間結(jié)構(gòu)比例受到嚴(yán)格控制，不利于晉升，領(lǐng)導(dǎo)對兼職檔案管理工作重視力度不足等困境，均不利于檔案管理工作的有序推進。

2 基層事業(yè)單位兼職檔案管理人員現(xiàn)存困境的應(yīng)對策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，創(chuàng)造良好工作環(huán)境

兼職檔案管理人員工作不到位，大部分原因還是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，支持力度不足，使得基層事業(yè)單位兼職檔案管理員工作不好干，難開展。因此兼職檔案管理人員應(yīng)學(xué)好業(yè)務(wù)干好工作，以看得見的工作業(yè)績來贏得領(lǐng)導(dǎo)與大家的認(rèn)可；通過多請示勤溝通的方法（多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，所有重大活動、重要項目等均向領(lǐng)導(dǎo)匯報，力求將檔案管理工作納入整體工作計劃中同步開展），來提高檔案管理工作實效；通過提高服務(wù)水平來做好檔案查詢服務(wù)工作，做到檔案管理工作的“快速、熱情、高效”，進而吸引領(lǐng)導(dǎo)注意力，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，如此更利于檔案管理工作的開展。同時，兼職檔案管理人員還可結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資源，搞好檔案編研，編寫《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《利用成果匯編》等，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作總結(jié)等提供參考依據(jù)。另外，若要更好落實建檔工作，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況，為檔案兼職人員創(chuàng)造良好工作環(huán)境建設(shè)，如軟、硬環(huán)境建設(shè)，所謂的硬環(huán)境即加強檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，配齊打印機、復(fù)印機等多種設(shè)備，樹立現(xiàn)代檔案管理理念，完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將電子文檔管理系統(tǒng)研發(fā)融入至網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)中，將檔案管理計算機化納入至事業(yè)單位信息化建設(shè)整體方案中，實現(xiàn)檔案收集、整理、檢索、利用一體化。并依照基層事業(yè)單位信息化建設(shè)整體需求，定期對檔案部門新技術(shù)、新方法利用情況進行檢查，解決存在的整體信息化系統(tǒng)接口、技術(shù)接口等問題。而軟環(huán)境即摒棄一刀切、大而化之管理策略，制定更靈活且人性化的管理措施，提高兼職檔案人員待遇與福利，確保他們所發(fā)放薪酬與專業(yè)檔案管理人員相同，對表現(xiàn)出色的兼職檔案管理人員，應(yīng)從物質(zhì)上、精神上給予獎勵，增強兼職檔案工作人員工作積極性，提高他們工作熱情。

（二）化解崗位晉升與各等級崗位間結(jié)構(gòu)比例矛盾，提高人員工作積極性

檔案系列職稱評審相關(guān)政策大多是針對專業(yè)檔案管理人員，要求他們能掌握與檔案相關(guān)的理論知識與相應(yīng)科學(xué)文化知識，對檔案學(xué)有一定的研究，可承擔(dān)專業(yè)科研課題與項目，但兼職檔案管理人員管理水平與專業(yè)檔案管理人員間本就存有差距，加之《事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法》中將管理崗位分為10個等級、專業(yè)技術(shù)崗位分為13個等級、工勤技能崗位分為5個等級，且各等級崗位間結(jié)構(gòu)比例受到嚴(yán)格控制，兼職檔案管理人員即使?jié)M足評聘要求，且順利通過評審，也可能因崗位比例限制而晉升無望，也就無法享受應(yīng)有待遇，這也是當(dāng)前需解決的主要困境之一[2]。因而事業(yè)單位崗位設(shè)置應(yīng)嚴(yán)格按照《云南省專業(yè)技術(shù)職務(wù)經(jīng)常性評聘工作若干問題的暫行規(guī)定》規(guī)定原則與要求，結(jié)合單位檔案工作實際，不斷摸索、創(chuàng)新，適當(dāng)放寬限制要求，為滿足評審要求、在崗位上作出特殊貢獻且表現(xiàn)出色的兼職檔案管理人員創(chuàng)造晉升條件，這在提高他們的工作積極性與創(chuàng)造性，全力做好本職工作上具有重要意義。

（三）提高兼職檔案管理人員綜合素質(zhì)，維護檔案資料真實性

2013年4月任太原市質(zhì)量檢驗協(xié)會秘書長的王紅英，從1991年開始，先后3次涂改檔案中記載的出生日期；2013年，廣西查處自治區(qū)林業(yè)廳林業(yè)社會保險事業(yè)中心副主任柳鐵建檔案造假案，該人在2010年4月任職河南禹州市萇莊鄉(xiāng)黨委書記，2010年疑因煤礦偷生產(chǎn)事件被撤銷黨內(nèi)職務(wù)處分，2014年3月任職廣西自治區(qū)林業(yè)廳管理的林業(yè)社會保險事業(yè)中心擔(dān)任副主任，在任期間，與他人共同偽造虛假干部檔案，把自己的出生日期從1970年7月更改到1976年7月。同時，在檔案中，還更改了自己妻子與兒子的姓名、工作、年齡、學(xué)習(xí)單位……，一連串檔案資料失真事件發(fā)生后，全國專項整治審核工作逐漸提上日程，依照中央組織部的統(tǒng)一安排與部署，各個省市均積極響應(yīng)黨中央號召，逐級、分批開展專項整治審核工作。單位的所有干部檔案均被歸入到專項審核范疇，并將干部的三齡兩歷一身份”作為審核的重中之重?；鶎邮聵I(yè)單位兼職檔案人員也應(yīng)全力完成上級下達(dá)的審核任務(wù)，按照相關(guān)法律法規(guī)、制度要求，認(rèn)真做好檔案信息審核，確保檔案資料真實。同時，兼職檔案管理人員也應(yīng)不斷提高自身綜合素質(zhì)，不受金錢、權(quán)利等誘惑，不收受任何賄賂，充分了解到新形勢下做好檔案保密工作的重要性，腳踏實地做好單位文件材料形成、保管、累積與整理立卷歸檔工作，主動接受單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查，確保歸檔文件材料更準(zhǔn)確、完整。

總之，檔案管理紛繁復(fù)雜，基層事業(yè)單位兼職檔案管理員應(yīng)妥善處理本職工作與兼職工作的關(guān)系，進一步獲得單位領(lǐng)導(dǎo)與同事的支持，堅持不懈，必然能將兼職檔案工作做好，為機關(guān)檔案工作出一份力。

參考文獻

[1]黃小珍.兼職檔案管理員與企業(yè)檔案工作[J].中國檔案，2015（10）：54-55.

[2]莫燕.兼職檔案員隊伍建設(shè)之我見[J].廣東檔案，2008（04）：15-16.