高校檔案管理中信息資源共享的社會價值實現(xiàn)路徑分析

姚秀峰

摘 要：隨著社會信息能力的不斷提高，社會公眾對檔案信息的需求也迅速攀升，并且朝著快捷準確、高效獲取的方向發(fā)展，這種信息社會共享的背景下，探尋高校檔案信息資源共享的理論與實踐意義重大。本文從當前我國高校檔案信息資源管理與利用的背景出發(fā)，對高校檔案管理中信息資源共享的社會價值進行分析，并提出針對性的建議。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；信息資源共享；社會價值

1 高校檔案信息資源共享概述

高校檔案是高校最寶貴的財富之一，是高校科研、教學、管理活動的真實記錄，高校檔案的開發(fā)利用對學校和社會發(fā)展具有重要的作用，最大限度的發(fā)揮高校檔案信息資源的價值是檔案高校檔案管理工作的熱點。通常高校檔案信息資源的主要形式包括基本目錄數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫幾種，在信息網(wǎng)絡發(fā)展和普及的今天，依托網(wǎng)絡技術實現(xiàn)高校檔案信息資源共享十分必要。高校檔案信息資源共享強化了信息的可獲知性或獲取性，是社會組織與公眾平等的擁有對高校檔案信息資源獲取權與獲取條件，最大限度的發(fā)揮了高校檔案信息資源的社會價值。高校檔案信息資源共享需設置一定的權限，只有可向社會公開的范圍才具有信息資源共享的權利。

2 高校檔案信息資源共享的基礎與現(xiàn)狀

（1）高校檔案信息資源共享的基礎

從高校檔案管理自身的特征屬性來看，信息化背景下的檔案信息資源共享是高校檔案信息資源共享實現(xiàn)的基礎，而前提又是信息資源的整合。依托網(wǎng)絡技術建立統(tǒng)一的信息交換和共享平臺，并在此基礎上強化高校檔案信息資源的動態(tài)性、可控性，以及信息的融合集成性。實現(xiàn)資源共享的前提下，高校檔案信息資源整合需要遵循一定的原則，一是信息資源的標準化、規(guī)范化原則，二是序化、全面、系統(tǒng)原則，三是系統(tǒng)功能完善、簡單易用原則，四是檔案信息安全原則。

（2）高校檔案信息資源整合的實現(xiàn)

高校檔案信息資源整合的實現(xiàn)需要一定的基礎條件，首先從環(huán)境基礎條件來看，隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展與普及，信息環(huán)境逐漸成熟，這為高校檔案信息資源整合提供了技術支持；其次從政策基礎上來看，近些年來，隨著我國對高校檔案管理工作的重視，信息法律法規(guī)不斷完善，這能夠全方位的保障信息資源共享的實現(xiàn)；再次從工作基礎條件來看，高校對檔案數(shù)字化建設的重視程度不斷提高，數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡建設已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的重心和趨勢；最后從人才基礎條件來看，高校檔案管理高水平人才培養(yǎng)力度逐步加大，越來越多的高素質檔案管理人才引入到管理隊伍中，使高校檔案管理實現(xiàn)了高素質人才的合理配備。

（3）高校檔案信息資源問題分析

在眾多檔案門類中，高校檔案集綜合性與專門性于一身，具有較高的價值，而且潛在的社會和經(jīng)濟效益較高，被社會廣泛視為優(yōu)質特色信息資源。通常來說，高校檔案的組成內容多樣，但并非所有信息均可公開化，必須設定有限的利用空間。從高校檔案管理工作的實際情況來看，當前僅有不到20%的教學與科研檔案能夠被社會公眾所利用，而利用的途徑通常只有教學或科研人員主動對外公開和教師或科研人員公開發(fā)表兩種途徑。高校檔案信息資源長期以來為走向“共享”的原因主要有以下幾個方面：一是傳統(tǒng)檔案觀、價值觀對高校檔案管理主體的影響，二是檔案服務成本與管理效益之間的矛盾，三是知識產(chǎn)權保護與信息安全問題。

3 高校檔案信息資源共享的社會價值實現(xiàn)路徑

（1）檔案信息服務多元化方式的實現(xiàn)與拓展

高校檔案信息服務多元化是信息資源共享實現(xiàn)的基礎，應從目前單一的檔案服務情形下拓展服務模式，解決檔案信息分享與定位不對稱的問題。首先，高校應從檔案信息共享的視角創(chuàng)新檔案提供利用服務的方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢與作用，建立信息共享平臺或檔案網(wǎng)站，開展豐富的網(wǎng)絡檔案服務；其次，適當擴大高校檔案信息資源的覆蓋力度，并從整體層面擴大宣傳，積極宣傳高校特色檔案資源的社會功能；再次，搭建高校與政府機構、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的平臺，主動推送檔案信息服務。

（2）建立檔案信息標準體系與服務體系

檔案工作標準是以檔案工作領域中的重要性的事務和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，檔案信息標準體系的構建是檔案信息標準化建設的核心。在高校檔案管理中，結合高校自身特點，構建檔案信息標準體系需遵循以下個重要原則：一是做好頂層設計，確保檔案信息標準體系的科學性，二是優(yōu)先制訂檔案應用標準，三是立足國情與國際接軌并重。

對于高校檔案管理中的信息服務體系建設，需要向用戶提供全方位、便捷快速、高效的信息服務。首先需要對檔案用戶信息需求進行分析，結合實際需求設計有針對性的服務模式。在用戶需求調查中發(fā)現(xiàn)，用戶信息需求主要呈現(xiàn)三個方面的特點，即用戶信息需求的層次性明顯，用戶信息需求多樣化與個性化，用戶信息需求強調實用性；其次對檔案信息服務方式進行變革，拓展服務內容，比如檔案主業(yè)服務、檔案信息數(shù)字咨詢服務、在線信息檢索服務等；最后，構建檔案信息服務系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案服務線上功能。

（3）高校檔案聯(lián)盟機制的建立與實施

高校檔案信息資源共享及社會化服務是一個漸進的過程，需要遵循高校檔案信息化發(fā)展的客觀規(guī)律。從目前高校檔案信息資源共享的現(xiàn)狀來看，實現(xiàn)社會化資源共享而實現(xiàn)檔案信息最大價值的客觀條件相對薄弱，需要高校之間、高校與社會之間構建聯(lián)盟機制，形成資源互補的動態(tài)聯(lián)盟。橫向協(xié)作關系來看，積極構建檔案館、博物館、圖書館的“三館合一”體系，縱向協(xié)作關系來看，地區(qū)高校進行合理規(guī)劃，借助網(wǎng)絡優(yōu)勢形成檔案信息交流合作平臺，覆蓋社會實踐的方方面面，這樣有利于高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)。

參考文獻

[1]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學院學報.2013.12

[2]黃小忠.建設區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺的機制和途徑研究[J].山西檔案.2015.7

[3]張靈.網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案信息資源共享探析[J].檔案管理.2015.5

[4]孫細妮.基于SWOT分析法的高校檔案信息資源共享模式研究[J].企業(yè)技術開發(fā).2013.11

[5]馮登峰.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的制約因素與對策[D].安徽大學.2010.5