信息化建設(shè)在社區(qū)檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：隨著信息化時代的來臨及城市管理的日漸成熟，現(xiàn)代社會對社區(qū)服務(wù)管理的要求不斷提升，在信息化時代背景下，信息的流動量大、流動范圍廣，社區(qū)檔案管理作為城市民眾信息管理的重要部門，應(yīng)在加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上，不斷提升信息化建設(shè)水平，以滿足社區(qū)群眾對檔案信息的需求，同時，利用信息化建設(shè)，還能有效提高社區(qū)檔案信息的利用率。本文在闡述社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實踐，分析信息化建設(shè)在社區(qū)檔案管理工作中的優(yōu)勢，并進(jìn)一步探索信息化建設(shè)在社區(qū)檔案管理中的應(yīng)用對策。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；社區(qū)；檔案管理；優(yōu)勢；對策

1 社區(qū)檔案管理工作概述

目前，大部分社區(qū)按照檔案管理規(guī)范的要求，加強了信息化建設(shè)，總體來看，社區(qū)檔案信息化主要涵蓋了以下幾個層面的內(nèi)容。一是對居民個人、家庭信息的檔案信息化，社區(qū)居民個人及家庭信息使社區(qū)日常管理工作需要掌握的基本信息，為了更加全面地理解居民流動、教育等情況，社區(qū)需要聯(lián)合民政、檔案管理等相關(guān)部門，對居民進(jìn)行逐戶登記，利用信息技術(shù)采集、記錄居民信息，建立居民個人及家庭檔案，進(jìn)而為開展針對性的社區(qū)服務(wù)活動及人口普查工作創(chuàng)造便利的條件。不僅如此，對居民個人、家庭檔案信息化，也有利于社區(qū)更好地開展服務(wù)管理。二是建立特殊居民需求檔案，針對社區(qū)居民的實際情況，對特殊居民的需求建立信息化檔案，以便更加及時、有效地滿足居民的特殊需求，如對下崗、失業(yè)人員進(jìn)行登記，建立特殊需求檔案，對他們的特長、職業(yè)發(fā)展要求作出細(xì)化記錄，從而為他們提供更具個性化的培訓(xùn)，并提高他們尋找工作的機會。另外，針對一些居民家庭的家政需求，也可以建立服務(wù)需求檔案，并及時更新，對居民的保潔保姆等服務(wù)需求提供更多的選擇。三是社區(qū)居民健康信息檔案，包括社區(qū)居民的年齡、疾病類型、病況及參保形式進(jìn)行記錄，便于更好地開展社區(qū)醫(yī)療保障，進(jìn)而為提高居民健康生活品質(zhì)提供更加切實的指導(dǎo)，另外，健康檔案還可以為社區(qū)開展疾病預(yù)防、計劃生育、健康計劃等管理服務(wù)工作提供深入的指導(dǎo)。四是城市流動人口信息檔案信息化，城鎮(zhèn)化水平的提升加快了人口流動，流動人口是現(xiàn)代城市管理的重要內(nèi)容，以社區(qū)為單位建立城市人口流動信息檔案，能夠更加全面地掌握城市人口流動情況，不僅可以提高社區(qū)幫助流動人口解決實際問題的自主性，還能夠為城市管理政策的制定提供科學(xué)合理的依據(jù)。

2 信息化建設(shè)對社區(qū)檔案管理的優(yōu)勢

2.1 信息化建設(shè)促進(jìn)了對檔案的利用

傳統(tǒng)的社區(qū)檔案信息管理，只重視對檔案的保管，忽視了對檔案的利用，在信息化建設(shè)下的社區(qū)檔案管理，能夠滿足社區(qū)居民對檔案日益提升的需求，提高社區(qū)檔案工作服務(wù)的水平。通過檔案信息化建設(shè)，居民的信息能夠突破時空的限制，根據(jù)居民生活、工作及城市管理的需要，提供準(zhǔn)確、高效的檔案信息查詢及應(yīng)用。

2.2 促進(jìn)了信息資源共享

信息化建設(shè)為社區(qū)實現(xiàn)信息資源共享提供了有利的條件，一方面，信息化建設(shè)有利于社區(qū)突破地域、部門的限制，采集到社區(qū)居民管理需要的信息。另一方面，社區(qū)也能夠根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)章，實現(xiàn)與社區(qū)各部門、管理機構(gòu)的信息共享，增進(jìn)了現(xiàn)代城市檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，有序性。避免了因信息重復(fù)采集、處理而引起的資源浪費，提高了信息統(tǒng)計、應(yīng)用的效率。

2.3 降低了社區(qū)檔案管理的成本

社區(qū)檔案管理的成本主要有人力、物力等，信息化建設(shè)通過信息技術(shù)，將海量的信息存儲在網(wǎng)絡(luò)、計算機等平臺中，降低了人工對紙質(zhì)檔案的處理要求，促進(jìn)了檔案管理的信息化，不僅能夠為社區(qū)、地方政府提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息，也為行政管理節(jié)省了交通、時間成本。

2.4 為居民提供更加便捷的服務(wù)

信息化時代，人們對信息的提取、處理要求逐漸增強，社區(qū)檔案管理的信息化建設(shè)，能夠?qū)⑸鐓^(qū)居民日常生活的重要信息覆蓋其中，進(jìn)而為居民辦理各項事務(wù)提供更加便捷、高效的服務(wù)，使居民減少處理事務(wù)的麻煩，促進(jìn)了人性化服務(wù)管理水平的提升。

3 信息化建設(shè)對社區(qū)檔案管理的應(yīng)用

3.1 完善信息化建設(shè)的相關(guān)制度

制度是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，在社區(qū)檔案管理建設(shè)中，除了要根據(jù)相關(guān)的法律，對信息采集、登記做出依法治檔外，還應(yīng)該結(jié)合社區(qū)檔案管理規(guī)范化的實際，對信息化建設(shè)的內(nèi)容、程序、責(zé)任等做出明確、詳細(xì)的規(guī)定，針對信息化建設(shè)效率高或在信息化建設(shè)中出現(xiàn)違法違紀(jì)的社區(qū)或人員，采取嚴(yán)格的獎懲措施，以加強檔案信息的安全，保障居民隱私權(quán)益。

3.2 加強對社區(qū)檔案管理軟件的開發(fā)力度

社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)，除了要加強行政主管部門的支持外，還應(yīng)該聯(lián)合社會信息技術(shù)資源，將社區(qū)、街道檔案管理部門的檔案管理內(nèi)容、目標(biāo)等進(jìn)行整合，促進(jìn)檔案管理軟件的開發(fā)與研制，同時，對不同部門、人員的使用權(quán)限做出限定，不斷提高社區(qū)檔案信息化的水平。

3.3 加強社區(qū)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理

社區(qū)檔案管理信息化是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，在社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)緊密結(jié)合電子政務(wù)發(fā)展的要求及動態(tài)，聯(lián)系居民實際，有針對性地建立居民信息數(shù)據(jù)庫，如特殊需求數(shù)據(jù)庫、計劃生育數(shù)據(jù)庫、流動人口數(shù)據(jù)庫、健康服務(wù)數(shù)據(jù)庫等，并將數(shù)據(jù)信息與政府相關(guān)主管部門聯(lián)系起來，促進(jìn)政務(wù)辦公信息化，進(jìn)而為居民提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。

3.4 加大社區(qū)檔案信息化建設(shè)的投入

計算機、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等是社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為了減輕社區(qū)檔案管理工作的壓力，推進(jìn)社區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，社區(qū)應(yīng)結(jié)合實際，科學(xué)、合理地加大對基礎(chǔ)設(shè)備的投入，為完善信息化設(shè)施建設(shè)提供充足的經(jīng)費保障，不僅如此，對于社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費應(yīng)做到?？顚Ｓ茫梢圆捎谜少彽确绞?，改善社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)硬件水平，為社區(qū)檔案管理信息化發(fā)展提供堅實的保障。

3.5 加強對信息化人才的培養(yǎng)

在社區(qū)檔案管理工作中，除了要以科學(xué)、合理的機制引進(jìn)專業(yè)的信息化建設(shè)人才外，還可以根據(jù)社區(qū)檔案管理的需要，結(jié)合多元化的培訓(xùn)方式，增強社區(qū)檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)，通過有針對性的培訓(xùn)，激勵相關(guān)人員提升計算機知識與技能，建立一支復(fù)合型人才隊伍，為推進(jìn)社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)、穩(wěn)定開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.6 豐富檔案管理服務(wù)的信息化內(nèi)容

作為公共服務(wù)的重要平臺，社區(qū)檔案管理應(yīng)結(jié)合居民的實際困難及需求，利用信息化豐富檔案管理服務(wù)內(nèi)容，為居民提供優(yōu)質(zhì)、可靠的服務(wù)，一方面，社區(qū)可以聯(lián)合其他公共服務(wù)平臺，打造人性化咨詢服務(wù)窗口，針對居民關(guān)注的社會保障、住房、醫(yī)療、戶籍、計劃生育、教育等民生重大問題，提供多種形式的查詢服務(wù)。向公眾公開相關(guān)文件、主要信息等，便于群眾在最短的時間內(nèi)獲得需要的信息。另一方面，社區(qū)可以聯(lián)合周邊的資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，將居民日常生活相關(guān)的商業(yè)、服務(wù)信息進(jìn)行歸類、整理，為居民提供生活化、有價值的信息服務(wù)，如小區(qū)物業(yè)管理、家政服務(wù)、金融理財、法律服務(wù)等，拓寬社區(qū)為居民服務(wù)的途徑，增強社區(qū)為居民解決困難的能力。

4 結(jié)論

綜上所述，社區(qū)檔案管理信息化建設(shè)是社區(qū)管理發(fā)展的必然要求及趨勢，信息化建設(shè)有利于社區(qū)檔案管理效率、質(zhì)量的提升，有利于社區(qū)為居民開展形式多樣、高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為提升社區(qū)檔案信息化管理水平，社區(qū)不僅要結(jié)合實際，加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，還應(yīng)該緊密聯(lián)系群眾、聯(lián)合政府相關(guān)主管部門、相關(guān)公共服務(wù)機構(gòu)，將居民需要的不同信息進(jìn)行歸類、整理，并通過便捷的平臺滿足居民的信息需求，為提高城市生活、管理質(zhì)量提供更加強勁的動力。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

王艷，漢，本科，天津。